Сколько руководителю агентства придется работать на старте?

Можно сразу сказать ответ: много. Я думаю, это очевидно. Не знаю такой бизнес, где можно мало работать, если вы реально хотите чего-то достичь. Я лично работаю 24/7, всегда на связи. 

Какие есть пути развития агентства с нуля

Есть 2 пути. Первый – когда ты фрилансер, занимался трафиком, SMM, дизайном, чем угодно. Вышел на определенный доход и начинаешь искать себе команду, чтобы делегировать обязанности. Потому что доходит много заказов, и ты не можешь взять все в работу. Это стандартный путь, почти все через это проходят.

Второй путь – когда ты не работал в той сфере, которой планируешь заниматься. И просто прошел обучение о том, как заработать на агентстве по маркетингу, заходишь туда с нуля. Такое тоже есть, часто общался с такими людьми. 

Первый и второй путь имеют право на жизнь. Расскажу про плюсы и минусы каждого пути.

Плюсы и минусы пути из фрилансера в агентство

Плюсы:

• Реально понимаешь, чего ожидать от каждой задачи, реальные сроки исполнения и ставишь реалистичные задачи команде. Ты понимаешь, что происходит в твоем агентстве, погружен в проект и маркетинг, что должен делать каждый член команды, кто за что отвечает.
• Если кто-то из сотрудников выпадает из работы (уволился, заболел), можешь его подменить. Т.к. сам умеешь и продавать, и вести клиентов, и настраивать трафик и т.д. 
• Требуется меньше инвестиций. На старте ты, например, можешь сам продавать клиентам услуги и не нанимать продажников.
• Какое-то время можно обойтись и без проджекта/аккаунт-менеджера. Я первые месяцев 7 работал без проджекта, сам вел клиентов и экономил на этом, пока мы развивались, искали проекты, масштабировались и т.д. И нужды такой не было. А когда заказов стало больше, я нашел проджект-менеджера. 

Но у этого подхода есть и минусы:

• Если будешь меньше делегировать, будешь больше работать сам.
• Могут быть проблемы с делегированием задач, т.к. самомнение по собственным навыкам будет довольно высокое. Это может быть тяжело, потому что идеальных сотрудников не бывает, не бывает, чтобы они точно так же видели и делали, как ты. И нужно себя преодолеть, чтобы суметь делегировать. Можно делать обучение для сотрудников.

Плюсы и минусы пути с нуля в агентство

Плюсы:

• Операционка будет занимать меньше времени, т.к. все придется делегировать.
• Будет легче делегировать. 

Минусы:

• Сложнее вникать в процессы, что и как работает, что адекватно (сроки, результаты), а что нет. Это достаточно большой минус, потому что времени на это будет уходить много, придется многое изучить и совершать много ошибок. 
• Нужно больше инвестиций. Т.к. скорее всего будет сложно вести проект как проджект и продавать, придется это делегировать. Еще нужны специалисты, отдел продаж.

Лично я больше предпочитать путь из фрилансера в агентство. Мне больше нравится, когда я понимаю, что происходит в моем агентстве, все контролирую.

Куда уходит основной пул времени

Я расскажу, куда уходить больше всего времени лично у меня. В порядке уменьшения:

• Общение с заказчиками, текущими и потенциальными, общение с сотрудниками и их менеджмент. Но мне все это нравится,но кому-то, может, и нет. 
• Проработка стратегии по проектам отдельно, проджект с этим помогает, но основное все равно на мне (я еще не смог делегировать это до конца), и в целом стратегии агентства – куда двигаемся и что делаем.
• Поиск лидов, лидген. Но на это я трачу не очень много времени, у меня все автоматизировано. 

Менеджмент команды и личный тайм-менеджмент

Свои личные проекты с точки зрения руководителя я веду их в Trello. Но сейчас сервис ушел, я использую Kaiten, который максимально близок к Trello. 

У меня там много столбцов, как мне удобно.

У меня есть столбцы «Первый контакт», «Второй контакт», когда мы с потенциальными заказчиками только на этапе обсуждения. Мне это помогает держать руку на пульсе, сильно экономит время.

Далее у меня есть столбик «Аудит», если кому-то делаем какой-то аудит. Т.е. по сути есть карточка у каждого клиента, и я ее двигаю по этим столбцам, по этапам.

Есть столбец «Нужно сделать», это когда с заказчиком подписали договор, получили предоплату. Далее «Сейчас делаем», это когда уже приступили к сборке кампании.

Следующий этап – «модерация». Тоже нужный столбик. Казалось бы, что это маленький этап, но очень нужный, особенно если серая ниша. 

Далее «Нужно следить» – проект только зашел, и мы пристально за ним следим, как правило, в течение 1-2 недель. Потому что много что может пойти не так, мы еще не оптимизировали кампании и не обучили их.

Последнее – «Запущено». Когда уже запущенный проект, довольно долго крутится и все плюс-минус стабильно.

Еще у меня есть столбы «Завершили работу», «Не начали работу» и т.д. Вы можете все подстраивать под себя.

В целом, в Kaiten можно работать и с командой, но мне не очень нравится, кажется, что не очень удобно в плане того, что контроль как будто хуже, сложнее выставлять сроки и т.д. 

Командные проекты я веду в Битриксе. Менеджерю команду именно там. Очень удобно, потому что можно ставить задачу, срок, контролировать, если что-то завалено, что-то не завалено, видеть комментарии, уведомления. 

Плюс, на среднем тарифе есть ежедневные задачи, что экономит время. 

Важные моменты:

• Всегда когда ставим задачу, ставим срок, это мастхэв. Иначе будут делать в 2 раза дольше.
• Давать максимум данных по задаче, чтобы снизить стрессовость. Это тоже поможет сэкономить ваше время, потому что не будет оставаться вопросов. Лучше сразу все проработать, это займет всего несколько минут.
• Я делю проект по приоритетности, чтобы сотрудники понимали, какому больше времени уделять, а какому нет. Это тоже снижает количество вопросов. 
• Очень рекомендую делать летучки 2-3 раза в неделю. Многие делают каждый день, но микроменеджмент – это ад, а, как следствие, выгорание. Ежедневные летучки выматывают.

Что касается моего личного тайм-менеджмента. Это касается не только агентства, но и каких-то личных задач. Я все свои задачи записываю в todoist на телефоне. И потом с утра переношу их в обычный блокнот. Это максимально просто, быстро и удобно.

Но каждому – свое. Ищите свои способы, используйте другие приложения и сервисы, чтобы было удобно и легко.

Как масштабироваться и не умирать на работе

Как масштабироваться

Как я вижу масштабирование в плане агентства:

• Как можно быстрее искать себе проджекта (аккаунта). Не думать, что это ненужная цепочка между специалистом и клиентом. Будет сильно экономить время. Я понял свою ошибку, когда более полугода работал за него, на это уходило очень много сил и времени. 
• Проджекта лучше искать с опытом в маркетинге, а лучше и в том, чем вы занимаетесь. Если у вас не агентство по маркетингу, можно искать проджекта с нужными вам навыками. Обучать с нуля можно, но это очень долго, у меня был такой опыт. Если у вас агентство по трафику, будет круто найти человека, который видел рекламный кабинет в глаза, понимает, как он работает, и он будет на голову выше остальных. 
• Иметь постоянный лидген сотрудников. Таргет, Контекст, HR спецы, просто публиковать вакансии в соцсетях вашего агентства. Какие-то люди уходят, какие-то приходят. Когда нужно масштабироваться, вы резко понимаете, что вот сейчас нужен, например, проджект, а найти его занимает много времени. И желательно иметь на карандаше хотя бы пару подходящих контактов. 
• Иметь постоянный лидген клиентов, который работает каждый день на автомате + тестить дополнительные источники и искать еще. Я сейчас веду по таргету, контексту, вакансии в ТГ, ВК, ко мне приходят с сарафана, с YouTube и Дзена. Когда я вижу постоянный поток клиентов, что людям реально нужны мои услуги, я от этого кайфую. 
• Важно помнить, что люди уходят, и новых нужно будет заново обучать. Поэтому не рекомендую с каждым созваниваться все время и обучать. Лучше записывать видео, это занимает гораздо меньше времени. Открыть OBS занимает всего 5 секунд. Я так многих обучал, и всем нравится.
• Лучше брать людей не с оплатой попроектно, а с окладом, нанимать официально. Так больше вовлеченность, и вы сможете больше нагружать каждого сотрудника, чем с проектной оплатой (хотя она более справедлива, но капитализм не справедлив). Плюс проектной оплаты, когда вы только начинаете, в том, что когда вы только начинаете, можно сэкономить деньги и возложить на себя меньше рисков. 

Как не умирать при масштабе

Я стараюсь делегировать абсолютно все, даже то, что занимает всего 20-30 минут в день.  

Например, я нанял человека за 5 000 в месяц, помощника на отклики по вакансиям. Мне всегда было лень это делать и жалко времени. А есть люди, которые готовы тратить 30 минут в день за такие деньги, чтобы иметь дополнительный заработок. И на такие задачи не требуется каких-то сложных навыков и сверхподготовки. Я не поленился, один раз сделал обучение, все четко расписал по пунктам, и теперь все отлично работает и экономит мое время и силы.