Повышение эффективности труда сотрудников с помощью автоматизации рабочего места

На эффективность труда сотрудников влияет организация рабочего процесса. Это наличие четких ТЗ и инструментов для их выполнения, а также коммуникация и количество рутинных задач.

Если работа превратилась в рутину и сплошные формальности, неизбежно снижается вовлеченность сотрудников, падает их продуктивность. Разберем, как этого не допустить при помощи автоматизации рабочего места.

Что такое оценка эффективности персонала и почему она важна?

Оценка эффективности персонала дает проанализировать результат работы сотрудников, их вклад в развитие и работу предприятия. Она позволяет:

• выявить сильные и слабые стороны сотрудников;
• оценить уровень знаний и необходимость в повышении квалификации;
• проанализировать потенциал и лидерские качества с целью продвижения подчиненных;
• отследить количество мотивации;
• изучить конфликтность и навыки коммуникации работника
• узнать психотип и особенности личности, которые могут влиять на качество работы.

Все это помогает управлять персоналом, ставить задачи и распределять их, выделить кадровый резерв, а главное — сократить количество и риски ошибок при найме и продвижении.

Например, на основе данных наблюдений или анкетирования можно:

• создать кадровый резерв на основе потенциала сотрудников;
• понять, нужны ли новые сотрудники, и скорректировать методы отбора;
• проанализировать уровень знаний работников и при необходимости внедрить обучение персонала;
• оптимизировать оплату труда через систему мотивации.

Когда необходимо проводить оценку эффективности сотрудников?

Проводить такой мониторинг следует регулярно. Это ваша возможность отследить рабочие процессы и выполнение задач каждым сотрудником, что влияет на достижение целей предприятия. 

Для действующих сотрудников можно ввести:

• квартальную, полугодовую или ежегодную проверку;
• оценку после завершения крупных проектов;
• анализ при внедрении новых процессов;
• мониторинг при снижении продуктивности или изменениях в поведении сотрудника.

Также стоит оценивать эффективность работника при трудоустройстве. Так вы поймете, насколько кандидат готов к выполнению ваших задач и работе в коллективе.

Проводя регулярную оценку, вы сможете вовремя заметить проблемы и принять меры.

Почему снижается продуктивность сотрудников и как вовремя это заметить?

Продуктивность сотрудников падает по многим причинам: организация труда, нехватка ИТ-инструментов, которые могут сократить рутину и дать человеку сосредоточиться на действительно полезной для бизнеса работе. Основные причины снижения:

• Перегрузка однотипными задачами.Сотрудники тратят часы на ручной ввод данных, согласования, пересылку документов. Это увеличивает трудозатраты и снижает мотивацию.
• Человеческий фактор.Без автоматизации растет количество ошибок. Их исправление отнимает время и тормозит рабочий процесс.
• Невозможность отслеживать статус задач.Подчиненный тратит время на уточнения, а руководство не может объективно вмешаться в управление проблемами.
• Сложность в коммуникации.Несогласованность между отделами, потеря данных или дублирование информации вызывает напряжение.
• Отсутствие обратной связи и аналитики.Нет понимания того, кто и как работает. Из-за этого управлять подчиненными сложнее.

Автоматизация рабочих мест (АРМ) как способ повышения эффективности труда сотрудников

Автоматизация рабочего места — это не просто технология. Это конкретное решение, которое помогает:

• сократить время на рутинные задачи: документы, заявки, передача данных;
• снизить количество ошибок: программное обеспечение исключает невнимательность;
• улучшить коммуникацию: работа в единой системе устраняет дублирование;
• собирать и анализировать данные о работе сотрудников: система мониторинга позволяет вовремя выявлять проблемы и управлять процессом.

Важно: автоматизация не заменяет людей, а помогает проявить их возможности. С АРМ сотрудник сосредоточен на процессах, где нужен человек: принятие решений, креатив, взаимодействие с клиентами в отделе продаж.

Как повысить эффективность работы сотрудников в офисе и на удаленке с помощью АРМ

Грамотное внедрение АРМ — возможность устранить рутину, снизить человеческий фактор и выстроить устойчивый рабочий процесс в офисе и на удаленке. 

В офисе АРМ позволяет:

• упростить планирование;
• отрегулировать постановку задач и контроль их выполнения;
• автоматизировать документооборот;
• создать единую систему отчетности;
• вовремя оценивать загруженность и выявлять слабые места.

На удаленке автоматизация позволит:

• наладить доступ к системам через облако;
• поддерживать связь из любой точки мира (включая совещания и планерки);
• отслеживать активность сотрудника, его прогресс (через метрики, тайм-трекеры).

АРМ — это преимущество и опора для бизнеса, которая помогает сотрудникам быть продуктивнее, а руководителям — видеть реальную картину происходящего. Это шаг к оптимизации рабочего дня и распределению обязанностей в команде.