Открытие агентства: сколько придется работать на старте?

Все не так просто, как кажется

Сначала может показаться, что создание агентства – это когда вы просто набираете себе клиентов и передаете их своим ученикам, половину дохода забираете.

Но если узнать внутрянку, из каких бизнес-процессов состоит агентство, то может так дальше и казаться. Но на самом деле, независимо от размера и возраста агентства вы в любом случае будете проходить одни и те же процессы.

Что будет без понимания процессов:

• Неэффективное управление проектами.
• Плохое качество услуг.
• Низкая продуктивность.
• Увеличение затрат.
• Сложности в масштабировании.
• Проблемы с коммуникацией.
• Трудности в принятии решений.

Итог: личный низкий КПД, много затрачиваемого времени. Закончите свою предпринимательскую карьеру, так ее и не начав.

На рынке существует огромное количество рекламных агентств, но доходят до каких-то действительно больших желаемых финансовых результатов единицы.

Процессы в агентстве

Процесс 1 – построение (HR) 

Фундаментальный процесс, с которого начинается ваша команда. Заключается в расширении ваших производственных мощностей.

Это:

• Найм сотрудников. Кажется, что все легко: разместил объявления, получил резюме, выбрал человека и нанял на работу. Но если копнуть глубже, можно понять, что этот процесс очень трудоемкий и объемный. Все начинается с того, что вы должны продать ваше вакантное место, позицию, функции, составить грамотное объявление, оффер на прием к вам, создать поток трафика и т.д. Здесь целая воронка найма, которую вы должны у себя создавать. 
• Введение их в работу. Очень важный пункт, потому что просто взять и договориться с человеком о том, что он завтра выходит и занимает позицию, делает работу, не пойдет. Конечно, так сделать можно, но далеко вы не уедете. В итоге ваша команда будет выдавать проект низкого качества. Важно, чтобы были должностные инструкции, регламенты.
• Поддержка этических норм в компании. Это про атмосферу в вашей команде, которую создаете вы. Нельзя просто собрать людей в чате и уйти, вы должны присутствовать, заводить ребят, настраивать на рабочий процесс.

Суммарно на процесс построения в неделю будет уходить от 5 до 15 часов в зависимости от ваших предрасположенностей, сильных и слабых сторон, того, что вам нравится делать больше или меньше, что вы понимаете и не понимаете.

Процесс 2 – распространение

Этот процесс идет после того, как у вас налажен найм кадров, ввод в работу, создана приятная атмосфера.

Процесс распространения, как и все остальные, важен, нельзя выкинуть ни один из нашего списка. Он завязан на вашем доходе, это все, что связано с поступающими денежными средствами. Это:

• Лидогенерация. Воронка, трафик, различные маркетинговые материалы, которые будут конвертировать лидов.
• Продажи. Чтобы человек, пройдя всю вашу воронку, перевел вам деньги на счет.

Время на старте: от 5 до 15 часов в неделю.

Процесс 3 – финансы

Вы продали вашу услугу, что происходит дальше? Дальше бюрократия, возможно, не всем понятная, не всеми любимая. Это бумажная волокита, соблюдение всех необходимых стандартов, чтобы все было на законном уровне.

Что сюда входит:

• Все, что связано с приемом и распределением средств. Очень важно, чтобы те платежи, которые вы получаете, были правильно отчитаны перед налоговой, но и внутри вашей компании, чтобы был правильно сведен денежный баланс, четкое определение, что и куда должно уходить. Должны быть четко определенные постоянные и временные издержки.
• Выплата сотрудникам.
• Отчетность.

Время на старте: 1-5 часов в неделю. Этот процесс, в отличие от других, может занимать минимальное количество времени, потому что в начале не так много клиентов, входящих платежей, не такие большие суммы и не так много сотрудников. Но чем больше вы становитесь, тем больше вы будете закапываться в этом процессе.

Процесс 4 – производство

После того как вы привели человека в команду, нашли клиентов, научились принимать и распределять средства в компании, начинается процесс производства. Это разработка продукта (трафик, дизайн, сайты и другие услуги, зависит от специфики агентства).

Наверное, производство – это то, что понятно любому создателю агентства, даже новичку.

Время на старте: от 10 до 20 часов в неделю. Почему так много? Потому что в начале, когда вы только начинаете вашу работу как владельца агентства, у вас еще не отлажен процесс выдачи вашего продукта, он только формируется и оптимизируется. На первом этапе придется больше контролировать ваших подопечных, чтобы все было сделано правильно. 

Процесс 5 – контроль качества

После процесса производства идет процесс контроля качества. Конечный результат всегда лежит на вас, даже если у вас все будет оптимизировано и вы найдете ответственных за каждый этап.

На этом этапе нужно проверить, чтобы ваш продукт соответствовал разработанным вами стандартам качества, регламентам и критериям. 

Контроль качества включает:

• Проверку качества продукта.
• Проверку компетенций сотрудников. Их не всегда можно определить с самого начала, поэтому это нужно делать постоянно, чтобы понимать, насколько ваши сотрудники готовы решать задачи, насколько они подкованы. В многих агентствах никто не занимается контролем качества, в идеале, это должен делать отдельный человек. В противном случае, этим будет заниматься клиент, если обнаружит недостатки, будет жаловаться, требовать компенсацию или вообще уйдет. 
• Разработку и повышение стандартов качества. 

Время на старте: от 5 до 10 часов в неделю. 

Процесс 6 – PR

Можно сказать, что этот процесс работает на перспективу. Эта постоянная работа, которую сложно замерить здесь и сейчас, но это те действия, которые вы выполняете объемно сегодня, получаете преимущества через какое-то время. 

В PR входит:

• Ведение социальных сетей. Нужно регулярно вести контент, чтобы потом получать клиентов.
• Выступление на публике. Участие в конференциях, любые другие действия, которые позволят еще раз коснуться вашей потенциальной аудитории, которая, возможно не имеет потребности в ваших услугах на данный момент, но потом вы им понадобитесь. 
• Работа с аудиторией.

Время на старте: от 5 до 10 часов в неделю. 

Итого:

• Построение (HR) – 5-10 ч.
• Распространение – 5-15 ч.
• Финансы – 1-5 ч.
• Производство – 10-20 ч.
• Контроль качества – 5-10 ч.
• PR – 5-10 ч.

Всего времени на старте получается от 31 до 70 часов в неделю (от 6 до 14 часов в день при пятидневной рабочей неделе).

С одной стороны, может показаться, что это не так уж и много. Но здесь идет речь про абсолютно чистое, вовлеченное в процесс время. Чтобы отработать чистыми 6 часов, у людей уходит всего 10 часов вместе с грязным рабочим временем, потому что сюда добавляется обед, просмотра Ютуба, прогулка с собакой, походы в туалет, перекуры, разговоры по телефону и многое другое. 

Поэтому от 6 до 14 часов в день – это очень много. И что важно – ни один из этих процессов выкидывать нельзя. Он обязательно будет в том или ином виде, его нельзя избежать.

Частые ошибки

Топ-5 ошибок:

• Пренебрежение HR. Многие начинающие свой бизнес вальяжно относятся не только к найму сотрудников, но и к вводу их в работу. Агентский бизнес – это HR-бизнес, бизнес, который завязан на сотрудниках, поэтому нанимать человека просто потому что он пришел, родственник или друг – это путь в бездну, это даже не бизнес-подход. Это одна из самых больших ошибок, которые совершают большинство предпринимателей в любой сфере. Берите только того, кто строго подходит вашему описанию. 
• Отсутствие помощника. Много спорят на тему, кто главное лицо в бизнесе – HR или помощник. Я считаю, что это два первых человека, которые должны быть в вашей команде. Во всех процессах, о которых я рассказывал ранее, очень много рутины. И в начале будет сложно нанимать высокопрофессиональные кадры, но не сложно нанимать помощников и их обучать. Они не требуют много денег.
• Отсутствие PR. Это история, которая имеет массу, и ее нужно постоянно накапливать, постоянно работать на нее, чтобы она потом работала на вас. PR обязательно должен быть, уделяйте на это хоть немного времени.
• Весь фокус в производстве. Эта ошибка, которая связана с тем, что когда человек открывает свое агентство, думает, что здесь только 2 процесса – поиск клиентов и оказание услуг. Это не так, все процессы нужны, без них вы не сможете развиваться. 
• Слабый ввод сотрудников в работу. Когда у вас нет регламентов, должностных инструкций, хотя бы минимального корпоративного обучения, вы будете просто жить в производстве.

Все эти ошибки могут не только увеличить ваше рабочее время, но и лишить вас роста. 

Главный вывод

Работать 1-2 часа в неделю можно, это реально, но только в перспективе. Вы сможете к этому прийти, только когда ваш бизнес, ваше агентство станет системным. Когда у вас под каждую функцию будет отдельный человек, каждый процесс будет отлажен, каждый будет знать свою функцию и выполнять ее от и до. 

Но в начале пути строить модель придется вам. И от того, насколько вы умело ее сделаете, будет зависеть успех всего агентства на дистанции.