Управление файлом backup в корпоративной среде

Резервное копирование с созданием файла backup — важнейший процесс, который помогает бизнесу избежать финансовых и репутационных потерь. Кажется, что файлы на компьютере или в облачном хранилище надежно защищены от случайного удаления или форс-мажоров, однако это не так.

Бэкап файлов помогает при сбоях в системе, вредоносных атаках, отказе жесткого диска и других случаях, когда корпоративная информация находится под угрозой.

Далее мы рассмотрим значимость создания резервных копий для бизнеса, возможность их реализации и методы восстановления данных.

Значение бэкапов для бизнеса

Современный бизнес оперирует огромным количеством данных: договорами, финансовой отчетностью, деталями проектов и так далее. В зависимости от сферы деятельности компании, общий размер файлов иногда исчисляется сотнями терабайт: потеря такого объема информации способна в лучшем случае привести к значительным финансовым потерям, а в худшем — к банкротству.

Например, в промышленной съемке и создании цифровых моделей предприятий только один проект может занимать несколько терабайт памяти. Если не сделать бэкап, поломка жесткого диска приведет к необходимости повторного выполнения работ — а это потери миллионов рублей, которых можно было избежать, используя автоматическое резервное копирование данных.

Риски без адекватных бэкапов

Важно, что создание резервной копии не должно быть выборочным: в некоторых случаях экономия времени и минимального количества денег приводит к фатальным последствиям. При отказе от бэкапа можно столкнуться со следующими последствиями:

• репутационные риски: потеря важных данных может привести к уходу клиентов из-за ненадежности компании;
• финансовые убытки: если результатом вашей работы являются виртуальные файлы, то в случае их удаления придется переделывать работу, либо нести финансовую ответственность перед заказчиком;
• временные затраты: некоторые файлы можно восстановить вручную, поднимая бумажные архивы, но это может занять месяцы;
• юридические проблемы: утрата финансовой отчетности способна повлечь за собой претензии от ФНС.

Поэтому бэкапы являются важным инструментом для бизнеса: они способны предотвратить серьезные проблемы за минимальную цену. Расходы на создание и хранение базы данных отобьются уже после первой проблемы с потерей данных.

Стратегии бэкапа данных бизнеса

Кажется, что создать бэкап очень легко — достаточно хранить файлы на удаленных серверах, после чего информация будет находиться в полной безопасности. На самом же деле IT-специалисты разработали полноценные стратегии резервного копирования, которые позволяют надежно защитить данные от потери.

• Удаленное резервное копирование — самый простой способ хранения информации. Он подразумевает хранение данных в облаке, что защищает данные от стихийных бедствий или аппаратных сбоев. Такой выбор не требует больших финансовых затрат, но отличается не самой высокой надежностью и подходит для защиты небольшого количества файлов.
• Стратегия 3–2–1: согласно названию, при этой стратегии вам нужно использовать как минимум 3 различные копии данных. При этом они должны храниться хотя бы на двух разных типах носителей. Один из них обязательно находится вне стен компании, чтобы нивелировать воздействие возможных форс-мажоров. Не самая простая схема, которая, однако, гарантирует безопасность вашей информации.
• Частное облачное хранилище — аналог первого варианта, при котором вы арендуете собственный сервер с большим запасом места. В данном случае удобно копировать и отправлять данные вне зависимости от их размера. Способ подвержен кибератакам, но вероятность их успешности крайне низка из-за надежных систем защиты. Главный риск стратегии заключается в физическом повреждении сервера.

Ключевые методы и технологии бэкапа

Существует множество способов, по которым можно настраивать резервную копию файлов. Одни из них являются традиционными и даже устаревшими, другие позволяют хранить огромные массивы информации.

• Бумажные носители — самый примитивный способ резервного копирования, при котором файлы переносятся с компьютера в физический формат. Вариант подходит для хранения документов, но не отличается надежностью. Более того, гораздо чаще встречается обратная ситуация, когда договоры и отчетность копируется в локальное хранилище.
• Жесткие диски — альтернатива бумажным документам. Позволяет хранить информацию и получать к ней быстрый доступ, однако физический носитель подвержен поломкам. Не самый надежный способ резервного копирования, особенно для крупных компаний.
• Облачное хранилище — использование системы от провайдеров, которая позволяет быстро сохранять информацию, скачивать ее, а также настраивать автоматическое копирование. Зачастую можно пользоваться бесплатно, однако с небольшим объемом данных и ограниченными возможностями для публичного доступа.
• Выделенный сервер — решение для крупного бизнеса, при котором арендуются или приобретаются мощности, где можно хранить терабайты информации. Обычно находятся в крупных охраняемых дата-центрах, но при этом также подвержены физическому воздействию в форс-мажорных ситуациях.

Выбор подходящей стратегии бэкапа

Выбор правильной стратегии зависит от размера и сферы деятельности вашего бизнеса. Так, если вы занимаетесь физическими работами, а основная часть файлов относится к документообороту, достаточно будет использовать облачное хранилище. При этом важно убедиться в надежности пароля и подключить двухфакторную аутентификацию.

Крупному и IT-бизнесу следует обратить внимание на выделенные сервера с мощностями под крупные файлы и надежной защитой от кибератак. Стоит рассмотреть стратегию 3–2–1, в рамках которой вы диверсифицируете риски и используете сразу несколько решений для бэкапа данных.

Бумажные носители и жесткие диски подойдут лишь в тех случаях, когда нужно часто предоставлять файлы: они могут потеряться или повреждаться от внешних воздействий. Кроме того, потерянные данные не получится восстановить, поэтому не нужно рассчитывать на них для полноценного резервного копирования. 

Интеграция систем бэкапа в IT-инфраструктуру

Облачные технологии позволяют значительно модернизировать и упростить бизнес-процессы. Они обеспечивают мгновенный доступ к файлам, а также используются для надежного и автоматического бэкапа, позволяя отследить прогресс работы над проектом.

Все эти функции можно использовать для разных типов бизнеса: от IT-сектора до ЖКХ, где применяется значительный объем документооборота.

Автоматизация процессов бэкапа

При использовании облачного хранилища вы можете автоматически копировать данные с нужных компьютеров на виртуальный сервер. Файлы переносятся мгновенно в режиме реального времени, поэтому даже в случае внезапного отключения электричества или другого форс-мажора вы сможете вернуться к работе с места ее завершения.

В отличие от облака, ни один другой способ не может предоставить подобный уровень автоматизации. Поэтому мы советуем использовать такие сервисы для первичного бэкапа с последующим копированием на резервные ресурсы для надежной защиты информации.

Синхронизация бэкапов с текущими бизнес-процессами

Еще одно немаловажное преимущество бэкапа в облаке — наличие истории версий, по которой можно отслеживать прогресс работы с течением времени. Для каждого этапа указывается дата его создания, что позволяет откатываться к прошлым изменениям и проводить ревизии.

Такой подход важен в IT и диджитале, где направление проекта может часто меняться, из-за чего файлы нередко перезаписываются.

Управление и хранение файлов backup

Грамотное управление резервными копиями и их хранение подразумевает подбор оптимальной периодичности бэкапа, а также архивации и периодической ротации файлов. В противном случае информация будет занимать много места в хранилище, что приведет к увеличению расходов.

Политика ротации и архивации бэкапов

Главный аспект умелого управления резервными копиями — грамотная резервация и архивация файлов. В первом случае вы выделяете ключевые данные, к которым можно получить доступ в любой момент: базы данных, списки клиентов, текущие договора и так далее. Во втором — архивируете крупные массивы информации на долгосрочное хранение, что снижает скорость их восстановления, но делает бэкап более практичным и удобным.

Восстановление из бэкапов

Порядок восстановления файлов из резервной копии зависит от выбранного вами способа создания бэкапа. Так, если вы используете облачное хранилище, то достаточно найти нужные данные в списке папок и загрузить или открыть их.

В случае с выделенными серверами архивированные файлы сначала нужно загрузить, а потом распаковать, что значительно замедляет процесс, но сокращает размер места, занимаемого в хранилище.

Как улучшить процессы бэкапа и восстановления данных для бизнеса

В завершение дадим несколько советов от специалистов компании Инжетерры по улучшению резервного копирования в вашей компании:

• экономьте место: используйте архивирование невостребованных файлов, чтобы сэкономить на услугах провайдера;
• пользуйтесь периодическими бэкапами: так можно отследить историю версий файла и найти нужную информацию;
• диверсифицируйте риски: хранение всей информации в рамках одной копии может привести к фатальным проблемам.

Используйте резервное копирование и следуйте советам из этой статьи, чтобы защитить бизнес от форс-мажоров, причем с минимальными финансовыми затратами.