Почему руководители годами не могут выйти из операционки?

Я поделюсь личным опытом, с какими трудностями сталкивалась и как их преодолевала. 

Если раньше рутинные, операционные обязанности отменяли у меня огромное количество времени, я тратила на них 7-9 часов в день, то теперь это время сократилось в 3 раза. Появилось свободное время на планирование развития своего агентства, разработку стратегий позиционирования и внедрение одного нового направления, которое я планировала запустить больше года. 

Что такое операционка

В Интернете есть много разных объяснений. Но на мой взгляд, операционка – это постоянные, повторяющиеся действия, которые необходимо совершать, чтобы решать типовые задачи бизнеса. И часто эти действия необходимо выполнять одинаково и много раз, часто это бывает ежедневно. 

В каждом бизнесе это свои действия, например, закупка сырья, заключение договоров, звонки, оплата счетов, статистика, продажа. Если говорить о маркетинговом или рекламном агентстве, эти действия имеют свою специфику. Они зависят от особенностей проектов заказчиков, задач, сроков выполнения. Примеры оперативных действий: сбор и оценка данных, анализ конкурентов, внедрение и использование различных сервисов и инструментов.

В моем случае, операционка – это ежедневные действия, связанные с настройкой и ведением рекламных кампаний, и общение с клиентами. Каждый день я контролировала и выставляла ставки, собирала данные о конверсиях, меняла тексты, заголовки, подбирала новые креативы. При этом, все перечисленные действия касались не одной рекламной кампании, а всех. Поэтому операционка увеличивалась в разы, у меня получалась ежедневная рутина, и практически на на что другое времени не хватало. 

Здесь следует отметить, что хоть операционка и отнимает много времени, без нее ведение бизнеса все равно невозможно. Однако плохо, если руководитель будет погружен в эту операционку полностью. 

Почему это плохо:

• Есть действия, которые только помогают удерживать работу агентства на том уровне, который есть. Но они не позволяют ему расти, увеличивать доход.
• Операционка занимает огромное количество времени, поэтому не позволяет руководителю заниматься другими важными делами: постановкой задач, стратегией развития и масштабированием своего агентства.
• Когда руководитель занимается всеми вопросами, он сильно перегружает себя. У него не получается уследить за всем, он делает ошибки или может не заметить точки роста, как изменился рынок и другие важные моменты.
• Рутинные и монотонные действия (операционка) сильно утомляют, они быстро приедаются, а также приводят к быстрому выгоранию.
• Большая нагрузка не позволяет найти время на отдых и семью, личные планы и занятия. 

Поэтому от операционки надо избавляться. Многие владельцы бизнеса это понимают, но не у всех получается это сделать. 

Осознание проблемы операционки, личная мотивация и амбиции

Выйти из операционки можно только тогда, когда осознаешь, что она мешает. Что она не позволяет выполнять какие-то другие, более важные задачи. 

Вы должны понять:

• почему вы решили избавиться от операционки. Например, хотите начать развивать новое направление, новый продукт, расширить гео;
• что будете делать, когда у вас появится свободное время. Разрабатывать систему работы агентства, стратегию развития, внедрять новое, укреплять партнерские отношения;
• какой результат вы хотите получить в итоге, чтобы мотивировать себя и двигаться дальше.

Если у вас нет четких ответов на эти вопросы, то вы будете постоянно откладывать выход из операционки на потом и тянуть годами. 

Когда я осознала, что мне нужно уходить от операционки, я пришла к такой ситуации, когда я уже просто не успевала выполнять все эти мелкие текущие ежедневные задачи. Получалось так, что одни я выполняла, другие переносила на потом, что-то делала по ночам, что-то в выходные. Естественно, это уже сказывалось на качестве работы. Кроме того, я уперлась в потолок, не могла больше брать заказы, мне приходилось отказываться. А мне хотелось увеличить свой доход. Поэтому я приняла четкое решение, что мне нужно часть этой операционки делегировать какому-то человеку. 

Сразу скажу, что мой первый найм был неудачным. Я взяла на работу фриланесера на тестовый период, человек попробовал 2-3 дня и отказался, сказал, что ему это не подходит. Второй раз был успешный, мы с моим сотрудником уже работаем почти 2 года. И этот сотрудник занимается не только операционкой, но уже и выполняет какие-то руководящие задачи, практически стал моим заместителем. 

Второй этап, когда я поняла, что мне нужно еще больше избавляться от операционки, это когда я решила внедрять новое направление в агентстве. У меня вообще не хватало времени. И я решила нанять еще одного специалиста, чтобы еще больше разгрузить себя. 

Результат я вижу. Это развитие моего агентства и внедрение еще одной услуги. 

Факторы, которые мешают выйти из операционки: психологические, финансовые, неопределенность с организацией

Психологические факторы:

• Страхи и опасения. Стандартный страх: бизнес развалится, уменьшится доход и т.д.
• Боязнь рисков. Риски есть всегда, это надо принять.
• Самоуспокоение. Операционка занимает много времени, вы все время что-то делаете, видите результат, чувствуете уверенность в себе. Но это ошибочная позиция.
• Нежелание выйти из зоны комфорта.
• Личные амбиции. Человек привыкает, что все зависит от него и без него ничего не будет. 

Психологические факторы, наверное, самые важные. Пока у нас будут какие-то психологические барьеры, мы не сможем выйти из операционки. 

Финансовые факторы:

• Мало денег на найм хороших специалистов.
• Возможные трудности с выплатой зарплат.
• Нет финансовой подушки.

Неопределенность с организацией:

• Что и кому делегировать.
• Как нанимать.
• Как поручать.
• Как контролировать.
• Как управлять. 
• Как мотивировать и поощрять.

Если вы преодолели все страхи и сомнения, то нужно переходить к делегированию и нанимать сотрудников.

Несколько вопросов о делегировании

Поделюсь своим опытом и теми важными моментами, которые вынесла для себя. Это помогло мне быстрее передать часть своей работы другим людям. 

Я составила чек-лист:

1. Сделайте диагностику своего агентства. Распишите все рабочие процессы, функции, которые вы выполняете. Так вы поймете, что один человек с таким объемом не справится.
2. Найдите слабые места и те задачи, которые вы бы хотели передать другим людям. Слабые места – это то, в чем вы не слишком компетентны. 
3. Подробно пропишите, кто и что должен делать. Например, SMM-специалист – ведение социальных сетей, веб-аналитик – внедрение инструментов аналитики и т.д.
4. Определите, на какие конкретные роли вы хотите нанимать сотрудников. Так у вас появится полная картина того, что вам нужно. Например, помощник, заместитель или конкретные специалисты.
5. Выпишите для себя, какие навыки вы хотите видеть у сотрудников, какие для вас наиболее важны. Твердые профессиональные и мягкие личностные. Я делала акцент на последние, потому что считаю, что профессиональные всегда можно получить после обучения. Мне важны внимательность, инициативность, организованность.
6. Распишите рабочие процессы, что конкретно должен выполнять новый сотрудник. Составьте инструкции, чек-листы, контрольные списки, чтобы он знал, что он конкретно должен делать.
7. Разработайте тестовые задания под выделенные навыки для найма новых сотрудников.
8. Продумайте систему контроля. Это могут быть скрины или отчеты, переписка или созвоны, что удобнее. 

Хочу вам показать ошибку, которую вижу у многих владельцев бизнеса, пытающихся найти новых специалистов. Они пишут объявления, в которых очень не конкретно описано, что должен будет делать их новый сотрудник. Или здесь просто такое огромное количество требований, что если человек обладает всеми этими навыками, то зарплата у него должна быть очень высокая. 

Если в первом объявлении еще конкретно все касается более-менее рекламы, то во втором просто все перемешано. Это уже не один специалист, а минимум 3-4.

И бывают такие объявления, где нужен просто какой-то академик или профессор.

Я же использовала конкретное тестовое задание, основанное на тех действиях, которые и будет выполнять человек, устроившись ко мне на работу.

Этапы выхода из операционки

Я описала этапы, которые проходила я. Надеюсь, они подойдут и вам.

В первую очередь, определите, к каким рискам для агентства может привести ваша вязкость в операционке. Из-за этого оно может забуксовать, будут проблемы с конкуренцией, качеством оказания услуг. Необходимо принять твердое решение выйти из операционки. Я очень волновалась, что упадет престиж, и меня это очень мотивировало. 

Оцените, в какой точке развития находится ваше агентство и какой точке вы хотите его привести. Определите, что для вас важнее: финансовый рост, расширение, довольные клиенты, это вы должны решить сами. Хорошо настройтесь на решение этой задачи, определите ее для себя как главную цель, очень хотеть ее достичь.

Подробно распишите все свои рабочие процессы. Важно понять, что вы не сможете делать все это качественно в одиночку.  Выделите те задачи, которые вы хотите делегировать в первую очередь. Подберите роли под каждую и пропишите навыки. Таким образом вы сможете понять, сколько и какие специалисты вам нужны. Так у вас получится примерный план по найму сотрудников.

Мой личный совет. Начните работать с одним фрилансером для решения конкретных задач в конкретный срок, не гонитесь за целой командой сразу. Выберите 1-3 задачи, ошибки в которых приведут к минимальным рискам для работы агентства, которые можно легко и быстро исправить. Они не должны касаться переговоров, финансов, запуска больших проектов и рекламных кампаний. Отработайте с этим фрилансером все механизмы контроля, оцените, как работают ваши инструкции, чек-листы и задания. Проанализируйте ваше сотрудничество, при необходимости внесите коррективы прямо в процессе работы.

Если вас все устраивает в работе с этим фрилансером, предложите ему устроиться к вам в штат и прокачивайте свои навыки управления дальше. Найм можно продолжать по той же схеме.

Почему операционка может затянуть вновь и как с этим бороться

Может быть еще такая ситуация. Вы вышли из операционки, все хорошо, но бывает, что она опять не отпускает и затягивает снова. Эти ситуации я разделила на две группы: нюансы в работе с сотрудниками и нюансы в своей работе.

Нюансы в работе с сотрудниками:

• Когда руководитель видит, что кто-то ошибается или делает работу не так быстро или эффективно, у него может возникнуть желание сделать все самому. Так кажется быстрее и проще, ведь он уверен, что никто не справится с работой лучше, чем он.
• Может еще возникнут желание прийти на помощь. 
• Постоянная критика ошибок других людей. Из-за этого они будут бояться делать что-то новое, принимать самостоятельные решения или высказывать свое мнение. Команда станет пассивной и не сможет функционировать без руководителя.
• Желание понравиться своим сотрудникам, быть хорошим руководителем. Это нормальное явление, но если с этим сильно переборщить, то так можно снизить требовательность и это приведет к снижению эффективности работы.

Нюансы в своей работе:

• Нынешние действия по разработк нового направления и продуктов, стратегии имеют отложенный результат, а его хочется видеть сразу, как раньше, когда вы занимались операционкой. Поэтому идет возврат к ней.
• Трудности в организационных вопросах в том случае, когда у руководителя нет навыков руководства и передачи дел. Эффективность работы агентства снижается, поэтому руководитель снова берет все на себя.
• Руководитель выходит из зоны комфорта, когда перестает делать то, что у него хорошо и быстро получалось. И ему снова хочется вернуться к этому состоянию. 
• Не получается взаимодействовать с другими людьми, доверять им, поэтому руководитель продолжает контролировать все процессы по максимуму и включаться в них. 
• Операционка стала настолько обычной для руководителя, что он возвращается к ней по привычке.

Как быстрее выйти из операционки: 7 советов

• Посчитайте стоимость ваших навыков.
• Наймите людей умнее вас и дайте им свободу в работе.
• Сдерживайте себя, не делайте работу вместо ваших сотрудников.
• Примите ошибки и дайте людям возможность разобраться в них самим.
• Не ищите сразу готовую команду.
• Используйте пирамиду планирования.
• Сделайте свой план по выходу из операционки гибким, учитывая ситуацию на рынке, в стране и мире.