За 5 лет мы перепробовали 4 таск-менеджера: обзор руководителя небольшого контент-агентства

В маленьком агентстве хаоса бывает больше, чем в крупной компании. Рук на менеджмент не хватает — заявки обрабатываем сами. Бюджет ограничен — ищем в основном бесплатные сервисы и инструменты. Ну и человеческий фактор никто не отменял: в рабочей суете можно запросто забыть выполнить задачу, не написать клиенту, пропустить день подачи акта по ЭДО. Без таск-менеджера, который сводит в одно документы, таблицы, задачи, обращения клиентов,   просто никуда. 

Меня зовут Виктория, я руководитель контент-агентства Итирий. У нас небольшая команда — 4 человека, плюс привлекаем авторов на проектные задачи. Мы начали использовать таск-менеджеры в 2021 году и перепробовали в силу разных причин 4 инструмента. Расскажу о каждом и напишу плюсы и минусы именно для небольшой команды. Поехали!

Trello

В 2021 году мы собрали свою первую редакцию на крупный проект и начали искать простой и бесплатный таск-менеджер. Выбрали Trello — классику канбан-досок. До сих пор вспоминаем его добрым словом — он был одним из самых интуитивно понятных инструментов. Ну и первым, как первая любовь — такое не забывается.

Как работает

Весь процесс строится на досках, списках и карточках, которые можно перетаскивать из колонки в колонку. У нас было несколько досок — под несколько проектов. В каждой доске отражался весь редакционный процесс — от выбора тем, взятия их в работу и до передачи клиенту на согласование. 

Так мы видели движение статей: какая пишется, какая на согласовании, какую проверяет клиент, какая ушла на верстку. 

К каждой карточке можно прикрепить ответственных лиц (у нас это были автор, редактор, верстальщик, а иногда и сам клиент — для максимальной прозрачности), назначить дедлайны.  

Также мы ставили в Трелло агентские задачи — организовать созвон с клиентом, написать новому лиду, обсудить план работ на следующий месяц и т. д. Мне очень нравилось составлять расписание на день, оформлять его в виде чек-листа, а потом ставить галочки на уже выполненное. Этакий электронный склерозник :)

Плюсы Trello 

• Интуитивно понятный интерфейс. Мы освоили сервис буквально за час и сразу подключили команду авторов и редакторов. Ни у кого не было проблем с регистрацией и использованием. 
• Есть Power-Ups (надстройки): календарь, интеграции с Google Drive или Slack. На платном тарифе Premium доступны расширенные представления: Timeline (диаграмма Ганта), Dashboard (дашборды с графиками), Map и Table. Также в Premium входит базовый AI-помощник для генерации описаний карточек  — но это сравнительно недавняя функция, и его мы попробовать не успели. 
• Бесплатный тариф. Отлично подходит для личного использования и небольших команд. На разных досках у нас были разные проекты, где-то команда ограничивалась тремя людьми (автор, редактор, куратор), где-то их количество перевалило за 15. Но, думаю, человек 20 уже было бы слишком много — некоторые списки были очень громоздкими. Например, список «Статьи в работе» в некоторые месяцы у нас составлял более 50 карточек — сложно было не запутаться.

Минусы Trello 

• Ограничения бесплатной версии. Сейчас возможности ограничены по количеству досок (10 на одно рабочее пространство), числу участников (10 соавторов на одно рабочее пространство) и автоматизации (250 запусков). Маленькому агентству, в принципе, хватит.  Агентству побольше — точно нет.
• Поверхностная функциональность. Отсутствуют встроенные инструменты для управления зависимостями задач, спринтами, бюджетированием, документацией. Для сложных проектов функционала может не хватить.

Нам очень нравилось использовать Trello, и бесплатной версии вполне хватало для полноценной работы небольшой редакции. Но к сожалению, году так в 2023 из-за ситуации в стране Atlassian, разработчик Trello, начал работать с перебоями, а потом и вовсе ушел из России. После того как мы получили предупреждение, что Trello скоро закроется, пришлось срываться с насиженного места и переводить команду в другое пространство — им стал Кайтен.  

Кайтен

Мы выбрали Кайтен, потому что искали максимально похожее с Trello, но российское и безопасное пространство. Идеально было бы быстро и автоматически, не вручную, перенести все доки, списки и карточки из старого пространства в новое. Наш руководитель Алексей Александров изучил с десяток сервисов канбан-досок и остановился на Кайтене. Перенос досок с карточками сюда из Трелло занял 1-2 часа, все данные были корректно сохранены. 

Как работает

В целом так же, как и Trello, как и любые канбан-доски. По функциональности мы почти не заметили различий. У нас тоже было 1-2 доски с крупными проектами, доска с клиентскими задачами (небольшие проекты) и агентскими задачами (база знаний, документы, маркетинг и т. д.) Агентские задачи решали лично мы вдвоем с сооснователем Алексеем и прикреплялись в карточкам в зависимости от того, кто за что отвечал.  

Обратите внимание на правый верхний угол: в бесплатном тарифе появилась функция «Спросить ИИ». Вот что он предлагает:

Для бесплатного тарифа это отличная функция! Но поскольку мы уже перенесли данные в другой сервис и не пользуемся Кайтен, нам это более не актуально.

Плюсы Кайтен 

• Кайтен — это российский продукт, который можно развернуть как в облаке, так и на своем сервере. Сервис внесен в реестр отечественного ПО, данные хранятся в России, есть версия для установки на свой сервер.
• Гибкость и кастомизация. Подходит для управления сложными проектами и адаптации под уникальные бизнес-процессы .
• Встроенные документы. Наличие полноценного документа с вики-разметкой внутри трекера — огромный плюс, потому что не надо переключаться между сервисами.   

Минусы Кайтен 

• Порог входа. Я слышала от коллег, что из-за большого количества настроек и функций разобраться в них некоторым было сложнее, чем в простых досках вроде Trello. Но мы использовали Кайтен в основном как простые канбан-доски, поэтому не заметили такого минуса.
• Цена за модули. Итоговая стоимость складывается из выбранных модулей, что может запутывать при расчете бюджета.

Сколько стоит в 2026 году

У Кайтена модульная система тарифов:

1. Бесплатный тариф с базовыми функциями: до 5 пользователей, до 3 пространств, до 5 уникальных досок. Модулей не предусмотрено. Мы были именно на бесплатном тарифе, но лимиты стали слишком маленькие, а оплачивать не захотелось. Сейчас, если бы мы остались на Кайтене, выбрали бы тариф «Старт» — для небольших команд, которым нужна прозрачность. 
2. Платные тарифы «Старт», «Стандарт» и «Бизнес» включают в себя выбор дополнительных модулей (например, «Канбан», «Скрам», «Учет времени», «Автоматизация», «Ограничения» и другие). Цена зависит от набора модулей и начинается от 185 рублей за пользователя.

Кайтен — качественная, добротная канбан-доска со всеми необходимыми функциями. Мы бы так на ней и остались, но к сожалению, в 2025 году лимиты на бесплатном тарифе стали слишком маленькими, и мы вновь начали искать аналог.  

PulseWave 

Мы перешли на этот сервис в 2025 году. Привлекло то, что в сервисе безлимит на количество участников, он бесплатный, очень простой и что важно — находится на российских серверах. Покорило то, что все действия в карточках автоматически выгружаются в ТГ-бот, и ты видишь движение в карточке, не заходя в нее.

Это очень удобно, когда ты не за компьютером, дома, на отдыхе и т. д. Без контроля никуда!

Как работает

Тут ничего нового: это таск-менеджер, который работает по принципу Канбан. Из функционала — рабочие пространства, доски, колонки. Как и раньше, у нас доска агентства — Итирий — и несколько досок по каждому рабочему проекту. В каждой доске — столбцы движения статей от «В работе» до «Готово». 

Есть доска клиентов, тоже поделенная на столбцы: постоянные клиенты, периодические, лиды на текущий момент, клиенты в заморозке и лиды в заморозке: 

В клиентских карточках приходится вносить вручную информацию. Форматирование самое базовое — мне лично не очень нравится, скудновато:

Занесение данных клиента в карточку занимало много времени — всегда хотелось упорядочить поток обращений и управлять заявками более оперативно и автоматизированно. В идеале — чтобы все обращения со всех каналов падали в одно пространство. И чтобы я заносила данные о клиенте не ручками, а система делала это за меня. 

Плюсы PulseWave

• Полностью бесплатный. Это главное и, пожалуй, самое сильное преимущество. Нет никаких ограничений по функционалу, количеству пользователей или досок.
• Простота. Интуитивно понятный интерфейс, созданный для быстрого старта, без лишних навороченных функций.
• Российская разработка: Данные хранятся на российских серверах.
• Уведомления в Telegram: удобно для быстрого отслеживания изменений.

Минусы PulseWave

• Ограниченный функционал. Это классический Канбан без сложных модулей, которые есть у Кайтена (Скрам, аналитика, документы), интеграций Trello, возможностей ИИ. В принципе, мы того и хотели: чтобы работало и было бесплатно. Но для больших команд и серьезного бизнеса этого, думаю, будет недостаточно. 

Сколько стоит в 2026 году

• Нисколько — инструмент бесплатный, тарифов нет. 

Это был самый простой вариант таск-менеджера — но с течением времени он показался нам бедноватым по функционалу. К тому же слишком явно оформилась потребность автоматизировать поток клиентских обращений. Мы в очередной (четвертый!) раз начали задумываться, какую доску выбрать для фиксации агентских и клиентских задач. Поиск до сих пор не завершен, но есть кандидат… 

Upservice

Начали искать сервис по нескольким критериям. Обязательно — чтобы был обязательно российским (опыта с Trello нам хватило), бесплатным (увы, Кайтен!) и насыщенным по функционалу (прости, PulseWave!). В идеале — чтобы управлял потоками входящих задач. Также важно было, чтобы сервис подходил и для маленьких команд. У нас это пока 4 человека, остальные опционально. 

Пока что остановились на Upservice, который подходит по всем нашим хотелкам на текущий момент. Сначала интерфейс показался избыточным, но когда начали разбираться, оказалось, что все на своих местах, все просто и функционально. 

Интересно, что Upservice — это не классический таск-менеджер, а специализированный инструмент для управления заявками клиентов (Service Desk). Упорядочить поток обращений, а не просто управлять внутренними проектами — это то, что нам не хватало и мотивировало потестировать. 

Как работает

В сервисе можно добавить задачу, и что важно — разбить ее по смысловым блокам (задача, согласование, встреча, ознакомление). Я люблю, когда все разложено по полочкам, мне зашло. Алексею — тоже.

Классно, что поле задачи не однородное, одной сплошной портянкой текста, а разделено на смысловые блоки:

Есть тикеты — та самая киллер-фича, которой нам так не хватало. Это внешние обращения клиентов, которые создаются автоматически из любого входящего сообщения: письма, Telegram, МАКС, чата на сайте, звонка и т. д. Для этого нужно подключить нужные каналы.

Мы подключили ТГ-бот, электронную почту, форму заявок на сайте — все наши каналы. Все заявки, упавшие в них, мгновенно отображаются в тикетах. Очень удобно — теперь не надо собирать их вручную, заводить карточки, делать описание, как в других сервисах — тикеты создаются сами. 

Это колоссально экономит время! Раньше у меня уходило минимум минут 10, чтобы создать карточку, перенести в нее текст обращения, сайт клиента, задачу. Некоторые обращения терялись в потоке, потому что я могла отвлечься на другие дела. Или заводила пустую карточку, которую собиралась заполнить «когда-нибудь потом». Потом так и не наступало. 

Теперь обращения физически не потеряются, да тебе еще о них и напомнят — на компьютер приходит пуш с текстом «Обратите внимание! Сообщение от пользователя ожидает ответа более 5 минут!». А мы знаем, как в клиентском сервисе важен быстрый ответ.

Тикеты проходят движение по статусам: «Новое» → «В работе» → «В ожидании ответа» → «Решено». Есть дедлайны, ответственные как и в обычных карточках. Можно назначить права доступа.

Идем дальше. Вроде бы нигде не видела такой функции, как «Отчеты». Это скорее подойдет для больших команд, не для нас, но задумка очень полезная.

Еще одна классная функция — ИИ-агент, который обучается на наших собственных данных и может общаться с клиентами в разных каналах (Telegram, email, виджет на сайте) даже без участия человека. Мы адаптировали его под себя: загрузили внутренние документы (алгоритм общения с лидами, ответы на частые вопросы клиентов, чек-листы по важным текстовым процессам). Теперь он автоматически отвечает клиентам, используя данные из наших документов. А если не может ответить — подключаются члены команды. 

Плюсы Upservice 

• Тикеты, тикеты и еще раз тикеты. Теперь думаю, как раньше работала в обычной канбан-доске только с задачами, без этого функционала.
• Система единого окна для всех входящих заявок и экономия времени на создания карточек лидов. 
• Сильный ИИ-ассистент даже в бесплатном тарифе.  
• Хорошая поддержка — можно спросить у того же АИ-ассистента и получить мгновенный ответ. 

Минусы Upservice

• Если компании нужен узкоспециализированный инструмент для разработки со сложными бэклогами, спринтами и большим количеством продуктовых метрик, стоит отдельно сравнить Upservice с профильными Agile-трекерами. Но для агентских проектов, задач команды и работы с клиентскими обращениями его возможностей нам хватает. Это честное ограничение, которое не обесценивает продукт. 
• Нет безусловно бесплатной версии.

Цены в 2026 году

Это платный сервис. Бесплатно им можно пользоваться только первые 14 дней, далее — в зависимости от направления. Есть отдельные тарифы для тех, кому нужен только таск-менеджер, только Service Desk или только массовые рассылки. Например, таск-менеджер стоит 630 рублей за сотрудника в месяц.

Но мы придумали, как сэкономить — например, работать в системе вдвоем с сооснователем — тем, кто курирует важные задачи и обращения и не должен ничего пропустить, а остальным членам команды давать задания во внутреннем чате. Ну или добавлять людей в задачу по гостевому доступу (он бесплатный), чтобы они могли видеть работы по проекту и комментировать. Такой вариант видится самым желанным, а там посмотрим :)   

На сегодня это наш первый платный сервис, но в пересчете на сэкономленное время получается даже выгодно. Я лично занимаюсь обработкой входящих сообщений и ведением лидов по воронке, и эта рутина занимает по 3-4 часа в день. Upservice работает в режиме единого окна и позволяет видеть всю картину, не переключаясь между вкладками и каналами и не рассеивая внимание. Пока идет тестовый период, это экономит мне минимум час в день. А мой час стоит минимум 1 000 рублей. 

Что я поняла за 5 лет и 4 сервиса: выводы для маленького агентства

• Если нужен не просто таск-менеджер, но и управление потоком обращений, однозначно Upservice.
• Если бюджет критически ограничен, а требования к управлению задачами минимальны — подойдет PulseWave. 
• Если собираетесь масштабироваться, берите Кайтен, в нем есть весь необходимый функционал, модули, встроенные документы.
• Используйте только сервисы на российских серверах — это надежно и безопасно.