Все о бизнесе
и маркетинге
Навигация по статье
Что важно знать про электронный документооборотПлюсы и минусыКак выбрать систему электронного документооборота для вашей компанииСистемы электронного документооборотаС чего начать перевод бизнеса на электронный документооборот
Бухгалтерия

Как перейти на электронный документооборот и нужно ли это делать

1159
19
Бумажные документы постепенно уходят в прошлое, на радость бухгалтерам и защитникам лесов. Всё больше компаний оценивают преимущества обмена электронными документами или сканами.
 
Это и проще, и быстрее – нужно лишь внедрить электронный документооборот. Как это сделать, какие системы электронного документооборота (СЭД, или английская аббревиатура – ECM) подходят для малого и среднего бизнеса, а также что нужно учитывать при выборе данного подхода – мы разберем в этой статье.

Что важно знать про электронный документооборот

ЭД – это создание, согласование, хранение, учет и отправка документов в электронном виде, без необходимости их распечатывать. Все цифровые копии документов имеют такую же юридическую силу, как оригиналы.
 
Все действия с документами вы и ваши сотрудники осуществляют в системе электронного документооборота, или СЭД. Это облачный сервис, который дает возможность хранить все документы компании в электронном виде и управлять ими.
 
Всё удобно и прозрачно: вы видите список документов, которые у вас есть, в любой момент в пару кликов можете посмотреть, когда и кем они были созданы, отредактированы, согласованы и т.д.
 
Чтобы этим пользоваться, нужно купить лицензию на программу, ЭЦП и платить абонентскую плату за то, что сервис работает.
 
Некоторые компании автоматизируют документооборот частично. Допустим, договоры с контрагентами заключают в электронном виде и закрепляют электронно-цифровой подписью, а внутренние заявления, приказы и распоряжения распечатывают, согласовывают и подписывают вручную.
 
Электронный документооборот «на максималках» – это полный отказ от бумажных документов, и внутренних, и внешних.
 
Главное, что нужно понять, прежде чем переходить на ЭД – нужен ли он вашей компании, облегчит ли решение повседневных рабочих задач и ускорит ли бизнес-процессы.
 
На практике он подходит любым компаниям с большим объемом корреспонденции – не только крупного, но среднего и малого бизнеса. Если у вас пара сделок в год, не стоит заморачиваться. Большой объем – это сотни сделок в месяц, когда бумажная работа действительно отнимает много времени и ресурсов. Если это про ваш бизнес, смысл во внедрении ЭД есть.

Плюсы и минусы

Плюсы такого подхода очевидны. Это практически то же самое, если сравнить электронную почту и обычную.
 
  • Экономия денег на бумагу, печать, управление архивом, услуги курьеров (для доставки документов);
  • Экономия времени на «бумажную волокиту». Например, найти нужный документ на компьютере всегда проще и быстрее, чем в стеллаже. Также не понадобится целый штат специально обученных людей для распечатывания, архивирования и прочих рутинных действий с бумагами;
  • Более высокая скорость заключения сделок, так как отправка электронного договора для подписи занимает в разы меньше времени, чем бумажного, и сам процесс проще;
  • Электронные документы не потеряются, не пострадают при непредвиденных обстоятельствах (пожар, затопление) и их сложнее украсть;
  • Электронные документы – это бОльшая гарантия информационной безопасности. В ЭД всё настроено так, чтобы только нужные сотрудники получали доступ к нужным документам, благодаря аутентификации, распределению прав доступа и аудиту работы пользователей в системе.
 
Еще важный плюс: электронный документооборот помогает избегать проблем, связанных с ошибками в документах, утратой документов, которые нужно хранить, чтобы не попасть на штрафы от налоговой и т.д.
 
Минусы тоже есть. Во-первых, это затраты на внедрение, в том числе лицензия на программу, электронно-цифровую подпись, которая обязательно нужна при ведении электронного документооборота. Плюс это плата за услуги по установке и настройке, если они вам понадобятся.
 
Во-вторых, придется обучать сотрудников работе с новой программой, возможно, с нуля. Либо своими силами, либо с помощью специалистов за определенную плату. Это еще плюс денежные расходы. Есть вариант – обучить самостоятельно, но на это понадобится больше времени.
 
В-третьих, это новое условие, которое нужно прописывать во всех договорах с бизнес-партнерами. Возможно, кому-то из контрагентов, кто привык работать по старинке и не хочет ничего менять, это не подойдет. Ведь за пользование системой электронного документооборота придется платить абонентскую плату.
 
Тем не менее, все эти трудности решаемы, а новый подход к ведению документов упрощает многие бизнес-процессы, в итоге у сотрудников остается больше времени на более важные интеллектуальные задачи. Бизнес экономит деньги и человеко-часы, благодаря чему расходы на СЭД с лихвой окупаются.
 
Итак, мы прояснили все выгоды и риски электронного документооборота. Если если вы приняли решение, у вас, наверняка, появятся вопросы: как его внедрить, какую систему выбрать? Окупится ли она и как перевести сотрудников и бизнес-процессы на новый подход ведения документации.
 
Далее мы расскажем, на что обращать внимание при выборе системы для вашей компании и ваших бизнес-задач.

Как выбрать систему электронного документооборота для вашей компании

Рекомендуем смотреть по следующим критериям:
 
1) Достаточность функционала для задач вашей компании – целесообразно выбрать системы, которые могут предложить модули конкретно под ваши задачи. Пример системы с модульным принципом лицензирования – DIRECTUM.
 
Это актуально для среднего и малого бизнеса, так как 100% функционал – это и накладно при ограниченном бюджете, и не обязательно, если компания небольшая.
 
2) Возможность расширения по функциям. По мере того, как бизнес растет, для его обеспечения в дальнейшем могут понадобиться новые функции ЭД.
 
3) Возможность расширения по масштабу. Изначально система рассчитана на ограниченное количество клиентских рабочих мест. В ходе расширения компании доступ к СЭД может понадобиться большему количеству сотрудников.
 
4) Стоимость внедрения и эксплуатации, и за какой период затраты на электронный документооборот окупятся.
 
Нужно учесть все затраты, в том числе:
 
  • Серверная часть;
  • Клиентские рабочие места;
  • Хранилище данных;
  • Внедрение и техподдержка на весь период использования.
 
«Львиная доля» затрат – это стоимость хранилища данных. Если искать компромисс между надежностью, безопасностью и дороговизной, оптимальный вариант для малого и среднего бизнеса – системы на основе Microsoft SQL Server. Например, Дело, А2Б СЭД.
 
5) Качественный уровень техподдержки. Сюда относится консультирование (что особенно важно, если вы решите внедрять СЭД и обучать сотрудников самостоятельно), своевременное устранение ошибок в работе системы, наличие демо-версии и обучающих материалов.
 
Далее приведем краткий обзор популярных на 2021 год российских систем электронного документооборота, которые подходят для малого и среднего бизнеса.

Системы электронного документооборота

А2Б СЭД

В этой системе можно выполнять следующие задачи:
 
  • Поиск нужных документов;
  • Сквозная регистрация и ввод документов;
  • Контроль выполнения задач;
  • Готовые решения для конкретных видов деятельности;
  • Интеграция с 1С и API.
 
Эта система создана под конкретный список отраслей применения: например, интернет-магазины, сфера услуг, образование, бухгалтерия, рекламное агентство, строительный бизнес, оптовая торговля и еще 15 отраслей.
 
Поддерживается в браузере, Windows, на Android и iOS. Размещается на облаке или на сервере.
 
Бесплатной версии нет, есть пробный период.
 
Стоимость – от 150 рублей в месяц за 1 пользователя и от 15 000 рублей за лицензию единоразово за команду до 10 пользователей.

ELMA365

Система предлагает набор умных инструментов для внутреннего и внешнего документооборота.
 
В ней есть следующие функции:
 
  • Поиск;
  • Регистрация и ввод документов;
  • Распознавание текста;
  • Управление бизнес-процессами;
  • Сравнение документов;
  • Электронная подпись;
  • Управления закупками;
  • Интеграция через API;
  • Контроль выполнения задач;
  • Управление совещаниями;
  • Интеграция с 1С;
  • Готовые решения для конкретных видов деятельности.
 
Поддерживается в браузере, Windows, на Android и iOS. Размещается на облаке или на сервере.
 
Бесплатной версии нет, есть пробный период.
 
Есть именная и конкурентная лицензия. Именная стоит от 500 до 625 рублей, конкурентная – от 1 200 до 1 500 рублей за каждого пользователя в зависимости от периода (3 мес., 6 мес., 1 год).

СЭД «Дело»

Система включает полный набор инструментов и рассчитана на максимальные нагрузки. Также подходит для малого и среднего бизнеса с большим объемом документооборота.
 
Поддерживается в браузере, Windows, на Android и iOS. Размещается только на сервере.
 
У неё нет бесплатного периода и пробной версии.
 
Стоимость лицензии для одного пользователя, которую нужно заплатить единоразово, зависит от того, где будут храниться данные. Самый бюджетный вариант: 9 900 рублей для СУБД Microsoft SQL Server.
 
Для неограниченного количества пользователей разовая лицензия стоит 14 600 рублей.

С чего начать перевод бизнеса на электронный документооборот

Во-первых, закрепите это на уровне внутренних актов. Пропишите в учетной политике, что документы будут составляться в электронном виде и подписываться электронно-цифровой подписью.
 
Во-вторых, составьте схему, по которой в вашем бизнесе происходит документооборот сейчас. Каким сотрудникам к каким документам нужен доступ. Продумайте, кто что может редактировать, согласовывать и подписывать электронной подписью и посчитайте, сколько клиентских рабочих мест в будущей СЭД вам нужно.
 
Под эту цифру и задачи подберите систему. Учитывайте, как они работают – через облако или сервер, другие технические характеристики. Полезно при выборе ознакомиться с отзывами тех, кто уже пользуется СЭД.
 
Обязательно проинформируйте всех бизнес-партнеров о том, что подключаете электронный документооборот, чтоб они были в курсе. Рекомендуем также учитывать тот факт, кто из ваших контрагентов уже работает в ЭДО и в каких, кто готов работать.
Опубликовано редакцией Yagla
1159
19
1
Читайте ещё статьи по этой теме

Топ 20 бизнес-идей по производству Лонгрид

Производство товаров в последнее время становится все более популярным среди бизнесменов. В статье мы собрали топ лучших бизнес-идей с разным уровнем стартовых вложений, предварительными расчетами рентабельности и подводными камнями, с которыми могут столкнуться новички.2

Как попасть в рекомендации TikTok Лонгрид

Рекомендации ТикТок – это раздел приложения, в котором показывают пользователям наиболее востребованные видео. Сервис автоматически анализирует контент и определяет ролики, активно набирающие просмотры, комментарии и лайки.20

Почему вашу рекламу в Google Merchant постоянно блокируют

Рекламная платформа Biz. Price настраивает товарную рекламу для 4000 интернет-магазинов ежемесячно и каждый раз сталкивается с тем, что аккаунты клиентов попадают под блокировку.7
  • Bori Bucks

    2021-07-23 05:42:32

    Я думаю можно переходить на электронные документа оборот. Но вряд ли это на долгое время длится. Это из-за того что у нас в стране до сих пор действует старый режим. Бюрократия как всегда на первом месте. Даже если вся компания переходит на новую систему электронные документа оборота будет бесполезно, если государственные организации что вроде налоговый департамент или серия требуют бумажные документы.

  • Наталья Жукова

    2021-07-15 12:26:06

    Переходить на электронный документооборот необходимо обдуманно. Нужно все проанализировать и составить правильный список. От А до Я. Необходимо обучить весь имеющийся персонал правильно и донести всю необходимую информацию. Для перехода на электронный документооборот понадобятся: интернет, ноутбук или компьютер, современные программы. Переход на электронный документооборот- это правильное дело. Проще будет использовать электронный документооборот новообразованной компании в которой работают молодые и активные специалисты с уверенным знанием компьютера и специальных программ.

  • Олег Конанов

    2021-07-14 12:26:03

    Считаю, что бумага, это уже пережиток прошлого. Чем быстрее бизнес станет на рельсы электронных документов, тем лучше. В электронном виде все гораздо быстрее и удобнее происходит, подача и проверка легче, и оперативней выполняется.

  • Андрей Кириллов

    2021-07-14 05:19:45

    Электронный документооборот, это, несомненно, требование времени, без него сейчас не обойтись даже небольшим предприятиям. Но вот переходить на него, как сказано в статье "на максималках", то есть с полным отказом от бумажных документов, и внутренних, и внешних, мне кажется, сейчас не готово ни одно предприятие. Во-первых, разная клиентура, кому-то подавай всё в старом бумажном виде, и не отказываться же от такого клиента. Во-вторых, это риск, и облачные хранилища, и сервера могут взломать. Думаю, нужно соблюдать золотую середину, и, какую-то, может быть, самую важную часть документации, хранить в бумажном виде.

  • Александр Лазаревич

    2021-07-13 12:10:15

    У всего есть свои плюсы и минусы, например банковские платёжные карты, плюс, что не нужно таскать наличку в кармане, но и минус, малограмотных пользователей данных карт нередко "кидают" навязывая дополнительные услуги банков, мошенники в интернете, гораздо проще общитать в магазине. Так же и с документами, да электронная документация хороша при заключении сделок и контрактов между крупными компаниями, но при этом она не так хороша для простых граждан, тем более многие это используют под себя. Приведу пример, осенью брал оборудование в рассрочку, смартфон. У стойки менеджера подобие планшета, не знаю как правильно называется, на нём читаешь документ и ставишь подпись электронную. В бумажном варианте можно отойти почитать, вникнуть, сжечь же он прикручен к стойке, постоянно отвлекают посетители, неудобно, а представьте если на моём месте какой пенсионер будет, да не каждый даже этот документ проматывать умеет, чтобы читать нормально.

  • Полина Борисова

    2021-07-16 08:23:44

    Согласна плюсов очень много, но и минусов не меньше. Мир становиться все труднее для неподготовленных к жизни и доверчивых людей. Поэтому прежде чем переходить на электронный документооборот, нужно максимально подготовиться к этому и изучить эту систему. Например даже не все сотрудники смогут справиться с подобной задачей и работать в таких программах.

  • Надежда Петрова

    2021-07-15 15:30:28

    Современный мир он такой. Всегда надо быть аккуратным и осторожным. Электронный документооборот будет полезен и маленьким компаниям и большим. В ближайшем будущем все компании и организации перейдут на электронный документооборот. Все хотят быть современными и мобильными. Современный бизнес работает в современном и инновационном ключе. Но тут дело выбора. Закона обязывающего всем переходить на электронный документооборот пока еще не создали. Насколько мне известно.

  • Наталья Жукова

    2021-07-18 15:09:20

    Все работают именно так, как им удобно. Многим удобно работать используя электронный документооборот, другим наоборот. Новые процессы и технологии создаются для облегчения и удобства нашей жизни. И этим нужно пользоваться однозначно. Раньше для подсчетов мы использовали счеты, а сейчас есть калькулятор и более современные механизмы и машины, производящие автоматический расчет и анализ.

  • Наталья Семенова

    2021-07-17 15:09:32

    Если организация работает давно, то у нее много архивных документов, которые порой тоже могут пригодится. И все они порой в бумажном виде. Конечно, это лишь вопрос времени. Переход на электронный документооборот неизбежен. Все мы должны быть современными и осваивать новые для нас технологии.

  • Мария

    2021-07-17 08:33:08

    Конечно, хоть какую-то часть документации, надо все-таки хранить и в бумажном виде.

  • Мария

    2021-07-17 08:31:20

    Так и есть, бумага уходит, ведь это прошлый век. Электронный документооборот - это очень удобно, заметная экономия времени и учёт намного эффективнее. Проверка, учёт, подсчёт итд, все происходит быстрее, даже отправка документов через электронную почту заметно упростит жизнь работникам)))) Но здесь есть один большой нюанс, это не совсем надежно. Одним случайным нажатием кнопки, вся информация удалится…В любом случае, будущее будет с электронным документооборотом, как бы многие этого не хотели.

  • Полина Борисова

    2021-07-16 08:25:02

    Отчасти соглашусь, но нужно подумать и о других людях. Ведь не все смогут разобраться с подобными программами. Необходимо время для внедрения таких программ.

  • Наталья Жукова

    2021-07-14 14:55:35

    Особенно при наличии интернета электронный документооборот становится максимально удобным и мобильным. Можно все всем отправить и сохранить в электронном виде. Есть для этого специальные программы и сервисы. Но для их использования порой необходимо пройти определенно предметный курс обучения. Я думаю, что это разумное решение- переход на электронный документооборот.

  • Александр Лазаревич

    2021-07-20 08:11:12

    Для маленькой компании это дороже обойдётся чем результата даст. Оборудование, безопасность, обслуживание. Но самое печальное, что все эти нововведения сокращают рабочие места. Скоро техника заменит всё, богатые станут ещё богаче, а простому человеку будет проблема работу найти, в связи с этим про хорошие зарплаты и говорить нечего, люди хоть чему-то рады будут, а зачем платить, если можно одного выгнать, а другого взять из-за избытка рабочих.

  • Александр Лазаревич

    2021-07-20 08:07:04

    С электронными документами ещё больше обмана и неразберихи будет, особенно для простых людей. Компании пускай как хотят между собой сделки заключают, но простым людям оставьте хотя бы то, что уже немного изучено.

  • Kamila Islamova

    2021-07-19 08:15:58

    Вот здесь я с вами полностью согласна, решение на самом деле простое. Маленькой компании не нужен электронный документооборот, но все так и с ним следить за всей бухгалтерией намного проще.

  • Сергей Авдотьев

    2021-07-16 14:41:28

    А что тут обдумывать?! Если компания небольшая, то весь документооборот можно повесить на бухгалтера, а вот когда бухгалтерия перестаёт справляться, значит надо переходить на электронный документооборот.

  • Надежда Петрова

    2021-07-15 15:10:53

    Согласна. Это дело серьезное и ответственное. Здесь нельзя допускать ошибок. Лучше попросить кого то знающего помочь разобраться и ввести в курс дела. С электронным документооборотом работать будет: проще, удобнее, быстрее.

  • Наталья Жукова

    2021-07-23 08:52:57

    В ближайшем времени все компании и организации заставят перейти на электронный документооборот. И это время уже очень скоро настанет. При необходимости, что то можно будет и распечатать. Для сохранности документов необходимо использовать надежную защиту и современное ПО.