Как расставить приоритеты в работе и жизни, чтобы всё успевать и не сильно уставать

В течение дня у человека десятки разных дел. Из них часть будут срочными, важными и полезными. Другие же будут менее важными, которые можно сделать потом или вообще не делать. Чтобы достигать целей и меньше уставать, важно делать только то, что приносит ценность, а на другие дела не тратить силы. В статье обсудим, что такое приоритеты, как их расставлять и зачем это вообще нужно.

Что значит расставлять приоритеты

Расставить приоритеты — это распределить ежедневные дела в зависимости от их важности и ценности. Этот навык идет в обнимку с тайм-менеджментом. Вместе два этих навыка помогают делать только нужное, а ненужное не делать.

Расставлять приоритеты важно не для того, чтобы выполнять больше работы за меньшее время. Это нужно для того, чтобы человек достигал целей без чрезмерных усилий. А еще, навыки расстановки приоритетов помогут тем, кто делает все подряд, — вроде бы не сильно устает, но и результатов особо не видит. 

Запас человеческой энергии не безграничен. Именно поэтому желательно научиться не загружать жизнь бесполезными штуками и выполнять только то, что несет прямую ценность для жизни. Если кто-то много работает, а дел не становиться меньше и завтра необходимо сделать столько же, тут может быть несколько вариантов:

• Это какая-то странная работа из-за которой вообще не хватает времени на жизнь. Тут важно задаться вопросом, стоит ли зарплата вложенных усилий. Со временем из-за перегрузок может понадобиться психотерапевт, а также другие врачи.
• Сейчас такое время, важно усиленно поработать для того, чтобы прийти к результату. Тут история не про то, как полностью забросить жизнь, а именно про временную перегрузку. 
• Не получается разобраться в приоритетах. У руководителя появилась идея, которую необходимо зачем-то реализовать прямо сейчас. Вместо того, чтобы сделать задачу, которая горит, выбирается легкое и бесполезное дело. Или вообще непонятно, что и в каком порядке делать. 

Как расставлять приоритеты 

Когда приходит осознание необходимости расставлять приоритеты, это может показаться какой-то сложной штукой, которая только усложняет жизнь, но это не так. Давайте вкратце разберемся, как последовательно и правильно расставить приоритеты, чтобы не запутаться.

Выпишите все задачи в единый список

Откройте блокнот или любой ежедневник и выпишите все дела, которые нужно сделать. Личные и рабочие задачи должны храниться в одном списке. Если условно прописать два этих важных аспекта в разные блокноты, то с большей вероятностью человек даже не заглянет в блокнот под названием «жизнь». То ли поколение такое, то ли установки у людей плюс-минус одинаковые  — практически каждый вкладываем максимум усилий в работу, пока не становиться плохо. 

Оцените долгосрочные цели 

Смотря на список подумайте о более крупных долгосрочных целях и о том, какую работу необходимо проделать для того, чтобы их достигнуть. Это называется декомпозиция — когда делишь задачу на несколько маленьких частей. 

Например, если нужно написать статью про то, как расставлять приоритеты, задача не должна называться «Написать статью». Важно разделить ее на части: изучить информацию → придумать иллюстрации → составить структуру статьи → написать черновик → отредактировать статью. То есть, в первый день необходимо заниматься лишь изучением источников, а не сразу пытаться написать материал. Такой процесс стоит проводить со всеми сложными задачами. 

С одной стороны задач станет еще больше. На самом деле каждый день вы будете выполнять конкретное действие, которые приносит ценность и ведет к результату.

Отфильтруйте список

Допустим, в список вошло 20 дел на день, которые нужно сделать. Прогулка с собакой, звонок другу, рабочее совещание, приготовление ужина и что угодно еще. В этом списке важно отследить те задачи, которые не несут ценность. Те дела, которые можно сдвинуть на другой день или убрать не навредив своей жизни или работе.

В книге 1989 года «7 навыков высокоэффективных людей » бизнесмен Стивен Кови предлагает классифицировать задачи для того, чтобы понять, как правильно расставлять приоритеты в работе и жизни.  

• Срочно и важно: эти задачи должны быть выполнены в первую очередь
• Важно, но не срочно: выделите время в своем календаре, чтобы сделать это без перерыва.
• Срочно, но неважно: это касается проверки почты и мессенджеров, рассылки документов, мытье посуды и другие бытовые дела. Это рутинные дела, их результата ждут другие люди, но это почти никак не приближает к собственным целям.
• Несрочное, и неважное: задача не несет ценность, ее можно смело удалить.

Следите за своим состоянием

Глядя на длинный список дел, легко начать прокрастинировать. А еще хуже, если кто-то привык перерабатывать. В течение определенного времени начните оценивать, в какой момент пришла усталость и сколько дел получилось выполнить. Скорее всего, это будет вашей нормой. Если пик активной работы приходится с 11:00 до 15:00, то все дела, которые несут ценность должны решаться в этом промежутке. Безусловно, иногда перерабатывать просто необходимо. Но тут ключевое слово «иногда», а не всегда.

Если же человек не чувствует результата и теряет мотивацию, иногда можно отдать приоритет легким делам. Это создаст чувство выполненного долга, которое воодушевит продолжать работать, а не лежать на диване. 

Попробуйте установить сроки

Скорее не прямая необходимость, а совет. Попробуйте составить для себя сроки каждой задачи, даже если это не требуют обстоятельства. Например, погулять с собакой 20 минут, а на приготовление ужина потратить не больше 40 минут. Безусловно, кому-то такой подход может понравиться, так как время поджимает и хочется все успеть. А кого-то даже условные рамки начнут лишний раз нервировать.

Советы по расстановке приоритетов

Несколько простых рекомендаций тем, кто всерьез собирается разобраться в приоритетах.

Учитывайте отвлекающие факторы

Отвлекаться в течение дня — это нормально, независимо от того, переключили ли вы внимание на другие рабочие дела или на близких. Вам также могут понадобиться перерывы в течение дня, чтобы расслабиться. Главное не затягивать и не превращать день в выходной — это особенно важно для тех, кто работает удаленно.

Когда вы признаете, что отвлекающие факторы будут возникать, станет легче включить их в свое расписание. Вы можете сами планировать перерывы, закладывая в рабочий день один или два часа на отдых.

Делайте одно дело за раз

Может показаться заманчивым многозадачность, но часто лучше сосредоточиться на одном деле за раз. Тут очень уместна старая поговорка «За двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь». Выполняйте одно дело и спокойно переходите к другому. А если кто-то просит что-то срочно сделать, вежливо попросите подождать. 

Если обстоятельства позволяют — выключайте все уведомления на время предназначенное для решения важной задачи. Лучше всего выделить конкретные интервалы времени для разбора почты и соцсетей и оповестить команду: «Ребят, последнее время я часто отвлекаюсь на сообщения в рабочих чатах и не могу выполнять свои прямые задачи качественно и быстро. Поэтому я решил проверять соцсети три раза в день — в 9, 14 и 16 часов. Если я не отвечаю вам — не переживайте, я отвечу как только настанет время разбирать чаты».

Используйте инструменты планирования

Вы можете пользоваться электронными сервисами для планирования, такими как Evernote, Any.do, Notion или организовать задачи в гугл календаре. Также, есть множество техник тайм-менеджмента, которые могут подойти человеку, если есть проблемы с самодисциплиной или нехваткой времени. 

Мы уже прорабатывали шаблон для планирования в Notion, можете попробовать, чтоб не начинать с «чистого листа»: https://lobykina.notion.site/84cab0507a824afba2bb4c5b69330167

Делегируйте 

Если есть возможность распределить обязанности или разделить их с коллегами, вы можете составить список всего, что вам необходимо выполнить к концу недели, и делегировать определенные задачи другим. Решите, какие дела другие способны выполнить без вашего присмотра, и поручите их коллегам, чтобы вы могли сосредоточиться на проблемах, требующих именно вашего внимания. 

Если такие задачи сложно найти — начните считать времязатраты на каждую задачу и записывать уровень удовольствия от их решения. Такой «дневник» поможет найти задачи, на которые вы тратите много времени, но при этом даются они вам с трудом и удовлетворения не приносят. Именно такие задачи и нужно попробовать делегировать.

Заключение

Правильно расставленные приоритеты — это внимание на тех делах, которые приносят человеку пользу. А все, что является второстепенным, можно отложить или вовсе не делать, так как жизнь человека не может состоять из сплошных дел. 

С первого раза будет трудно и может не получаться. Как и для любой привычки, необходимо время и мотивация.