Как владельцу агентства грамотно планировать задачи и расставлять приоритеты

Безусловно, руководитель должен уметь справляться со своим режимом дня и дисциплиной. Хотя многие находятся в состоянии хаоса из-за большой нагрузки. 

Лично я – иррациональный человек, как творческий человек жила в абсолютном хаосе. Из-за этого в последние годы я изучала разные системы планирования, и ни одна из них в чистом виде мне не подошла. Поэтому я разработала специальную гибридную схему для себя. Она основана на системе «Колесо баланса», иррационального планирования и дисциплины маленьких шагов-привычек. 

Что помогает формировать дисциплину

Дисциплина помогает нам начать действовать и делать простые вещи, которые нужно делать сейчас. И когда мы определяем нашу цель, приоритеты, мы можем фокусировать и выбирать, то что нам подходит и что не подходит. И это позволяет уйти от ощущения того, что вы как белка в колесе, целый день выполняете одни и те же задачи, и они никогда не кончаются, а их становится только больше. Вы решаете свои задачи, задачи сотрудников и всех остальных людей.

Я начинала с трекера привычек. Выбирала 3-4 привычки, которые хотела внедрить за ближайшее время (3 недели).

Это трекер, который я прописывала себе на отпуск. И здесь видно, что задач было слишком много и я просто не успевала.

На основании этого трекера можно понять, какие задачи у меня были в приоритете на тот момент, а какие нет. Т.е. мне было важно провести больше времени с ребенком и неважно было смотреть кулинарное шоу, хотя я этого и очень сильно хотела, но это была абсолютно необязательная задача.

Еще хочу отметить один момент. Когда мы вводим трекинг, нужно назначать себе награду за то, что мы все выполняем на протяжении 21 дня. При этом нужно назначать награду не за 100% выполнение. Потому что если мы будем стремиться к 100%, это будет выжигать и демотивировать больше, чем мотивировать. И награда должен быть действительно приятной: что-то для тела, отдыха или удовольствия. Нужно себя хорошо знать и понимать, что конкретно будет для вас наградой: можно пойти на массаж или в спа, купить себе что-нибудь. 

И еще важно не ругать себя, когда пропускаете, а просто продолжать делать это на следующий день, не требовать от себя идеала. А привычки должны быть супер простые – пить стакан воды после пробуждения, полчаса чтения книги в день и прочее, что важно.  

Я придерживаюсь принципа, что малое – это часть большого. Т.е. как мы действуем в малом, так мы действуем и в большом. И если мы вводим в свою жизнь очень маленькие и простые, но регулярные привычки, мы приучаем себя выполнять свои обязательства и обещания себе. Приучаем себя к: «Я сказал – я сделал». И этот принцип будет распространяться и на более важные и сложные дела. 

Примеры:

• Утром планка и упражнения на осанку. Делать это, чтобы не происходило, где бы вы не были. Ежедневные маленькие рутинные действия позволяют сохранять свое ровное и спокойное состояние. 
• Подъем и отбой в фиксированное время каждый день, включая выходные. У нас есть привычка засиживаться, а когда просыпаемся в одно и то же время, долго не спать уже не хватает сил. Сном нельзя пренебрегать, но и перебарщивать с ним тоже не стоит. 7-8 часов сна вполне достаточно для восстановления. 

Фундамент планирования: цели

В нашем колесе баланса в каждом сегменте мы выделяем то, как мы оцениваем наше развитие на текущий момент. Здесь нет каких-то конкретных критериев, это чисто субъективная оценка. Единственное, что важно в этой оценке, что если колесо неровное, например, везде 9, а в отдыхе – 1, т.е. мы вообще не отдыхаем, то мы будем себя чувствовать максимально несчастными несмотря на то, что во всех остальных сферах у нас все хорошо.

Т.е. наша задача – это колесо, у которого много спиц, более менее выровнять. И в какие-то моменты, когда у нас возникает перекос, например, нам нужно сделать активный спринт по развитию, продажам, у нас какая-то часть наращивается, значит, страдают другие части, в следующем периоде планирования выровнять части. Это поможет чувствовать себя максимально комфортно и счастливо, не выгорать и не уставать.

Понятно, что идеальной десятки по всем кругам не будет. Это невозможно успеть за 24 часа, и каждый человек делает что-то свое. Но если что-то проседает систематически, например, отношения, хобби или образование, тогда все равно будет ощущение глобального дефицита по жизни независимо от того, что все остальные сферы работают. 

Первое – мы обозначаем, где находимся сейчас (точка А), при этом честно. Точка Б – то, где мы хотим оказаться через год. Как вы поймете, что цель достигнута, за счет чего вы к этому приедете. 

Для точки Б в приоритете смотрим, где самая большая просадка в колесе баланса. Люди хуже всего себя чувствуют, когда есть серьезная просадка по 1-2 сегментам.

В итоге, должно получиться максимум 2-4 приоритетных цели на год. Из них прописываем цели на ближайший месяц. 

В первую очередь, приоритеты нужны, когда мы планируем день. И задача – не только выбрать то, чем мы хотим заниматься и к чему мы стремимся, но и то, от чего мы отказываемся. Например, если мне сейчас приходит предложение заняться актерским мастерством, а я понимаю, что у меня сфера отдыха и хобби и так уже достаточно хорошо прокачана, я откажусь от этого предложения. И этот как раз тоже вопрос приоритетов. Т.е. не только то, к чему идем, но и от чего отказываемся. И выбирать, от чего мы отказываемся, значительно сложнее, потому что это по сути ограничение себя. 

Рациональное планирование

Люди с рациональным типом мышления – это люди, которые привыкли и им по природе подходит выполнять задачи линейно. Т.е. они любят четкие планы, обычно фокусируются на одной, максимум, двух целях и движутся к ним линейно. Поставили себе цель, сделали декомпозицию, двигаются к цели планомерно. И им комфортно. А все, что их выбивает с внешней стороны, их больше раздражает, чем помогает двигаться. 

Для рационалов очень хорошо подходят приемы классического тайм-менеджмента: с утра съесть лягушку, фокус на приоритете, распределение приоретизация дел по матрице Эйзенхауэра. 

Расписываем все дела по этим ячейкам, делегируем то, что можем. Изначально, если вдруг только решили заняться планированием, в течение хотя бы недели нужно выписывать все-все, чем занимаетесь, распределяете по категориям, смотрите, что можно делегировать, и тогда уже из этого списка дел, который мы зафиксировали, на что у нас уходит много времени, смотрим, что можно отдать другим сотрудникам. 

Можно разгрузиться за счет найма ассистента или помощника для того, чтобы снять с себя рутинные задачи, в которых вы увязаете. 

Спринты – это удобная система для планирования. У нас есть большая цель, например «за год увеличить прибыль в 2 раза», нам нужно прирастать каждый месяц на 10%. И знаем, что чтобы каждый месяц прирастать на 10%, нужно взять плюс 2 клиента ежемесячно и еще двух для перекрытия отвала тех клиентов, которые уже есть. И тогда у нас будет спринт в течение месяца, и мы для себя определяем, что, например, до 15 числа нам нужно сделать то-то и то-то, чтобы закрыть месячную цель по привлечению клиентов и закрыть финансовую промежуточную цель. Т.е. суть движения спринтами – мы обозначаем все промежуточные цели, распределяем ответственных. В конце месяца подводим итоги спринта, что получилось и не получилось, делаем анализ, ставим задачи на следующий период. 

По поводу Story Points. У нас есть система, которую мы сами разработали на этой основе. Это популярная в IT система оценки. Когда мы выписываем все наши задачи на день, мы можем назначить им вес. Как и в случае с колесом баланса, этот вес может быть плавающий. Мы сами определяем, насколько сложно нам выполнять задачу. Она может быть маленькая, но неприятная или трудозатратная. В течение какого-то времени мы просто фиксируем, сколько веса задач мы реально способны выполнить.

Иррациональное планирование

Иррациональные – это те люди, у которых много целей. Как только они фокусируются на чем-то одном, им становится ужасно скучно и они не могут в полной мере реализовать свои способности. 

И часто иррационалы, которые не умеют с собой справляться, просто мечутся от задачи к задаче, все время находятся в режиме хаоса, и им так комфортно. Они любят решать новые задачи, скучают на рутине, достаточно поверхностно относятся к решению задач, но при этом это люди, которые очень гибко умеют планироваться и встраиваться в обстоятельства. 

Это как раз то, как действует большинство предпринимателей. И когда человек не умеет справляться со своим типом мышления, часто срывает сроки, мечется туда-сюда и ничего не успевает. 

И я предлагаю в каждой из интересных вам сфер обозначать цели, к которым придем, и планировать неделю более гибко, чтобы не было ощущения монотонности. Т.е. выставляем цели по каждому направлению, которым занимаемся, делаем декомпозицию каждой на месяц. И часто иррационалы берут не конечную точку, а процессную. И цель должна вдохновлять. 

Делаем планирование игрой, которая позволяет составлять себе день, как из блоков в тетрисе. Я обычно составляю себе майнд-карту по всем направлениям, на ее основе делаю декомпозицию на месяц. На основе декомпозиции составляю приоритет на неделю, максимум 1-2.

В подходящий временной слот выбираем задачу из списка по внутреннему отклику. Более гибкое планирование позволяет соблюдать сроки, двигаться во всех направлениях. 

Что работает для всех

• Сначала планируем отдых и хобби, а потом рабочие дела. Время на семью и друзей тоже нужно ставить в расписание. Быть в нормальном состоянии — это работа.
• В приоритете делегируйте то, что выматывает, и те процессы, которые вы тормозите, из-за чего мешаете развитию компании.
• Не будьте психологом для всех 24/7. Обозначайте границы допустимого с клиентами и подчиненными.
• Чтобы не терять связь с бизнесом найдите ключевые контрольные точки и регулярно общайтесь с людьми: созвоны, общие чаты.
• Предпринимателю очень важно перезагружаться: пойти на встречу бизнес-клуба, посмотреть, как работает чужое дело, взять консультацию и обменяться опытом, путешествовать, чтобы не закисать в своей нише.
• Если стало скучно, потерялась мотивация — отойдите на время в сторону. Если захочется что-то поменять, то лучше менять, чем терпеть и мучаться.