От фриланса к созданию агентства. Какие трудности могут возникнуть?

Я расскажу о том, как фрилансеру открыть свое агентство, какие трудности могут возникнуть и что вообще может пойти не так.

Мой личный опыт

В 2015 году я начал работать на фрилансе в качестве копирайтера. Спустя три года, в 2018, я перешел к контент-маркетингу, создал свое агентство «Сделаем». В 2022 года годовая выручка составила 60 млн рублей. Поэтому я решил поделиться своим опытом. 

Первое, с чего я хочу начать: в промежутке с 2015 по 2018 год у меня было 3 провальных случая открытия агентства, тогда не получилось найти ни одного клиента.  

Что пошло не так:

• Не было стратегии. Мы решили, что незачем что-то продумывать, можно просто открыть агентство и решить, что мы будем оказывать какие-то услуги, клиенты появятся чудесным образом, как и все остальное. К сожалению, это так не работает. Нужно думать, прогнозировать, составлять стратегию, понимать, как искать клиентов, кто будет продавать, куда мы хотим прийти, почему клиенты должны выбрать именно нас, сколько нам надо выручки, чтобы не уйти в минус. 
• Не было денег. Когда мы запускались, у нас не было никаких ресурсов и инвестиций. На этом все закончилось, потому что чтобы привлечь клиентов, нужно тратить на это время и иметь хоть какой-то бюджет на маркетинг: запускать рекламу, писать статьи, сделать сайт. Также нужно платить зарплаты сотрудникам и подрядчикам.

Два пути создания агентства

Нужно понимать, что есть два пути:

• Можно привлечь инвестиции (это могут быть ваши личные вложения). Нужно заложить бюджет на рекламу, зарплаты, потому что сотрудников необходимо нанимать в первую очередь, даже если еще нет клиентов. В противном случае, задача появится, а выполнять ее будет некому. 
• Вкладывать свои ресурсы. Мы выбрали именно этот способ, потратили около 5 000 рублей, чтобы купить шаблон для Wordpress. Но в то же время у меня и моего партнера был личный бренд, узнаваемость, поток лидов и база подрядчиков: авторы, редакторы, дизайнеры. И когда к нам приходили клиенты, нам не нужно было срочно искать, кто же выполнит работу.

Благодаря этому подходу у нас не было ни одного убыточного месяца, было несколько клиентов, выручка составила около 400 000 рублей.

Что делать дальше: практические советы

К сожалению, многие люди думают, что откроют бизнес, и деньги потекут рекой. На самом деле бизнес — это таблички, расчеты, потому что вам нужно все считать, понимать, сколько вы заработали и заработали ли вы что-то вообще, искать рентабельные проекты, смотреть, чтобы у вас хотя бы на бумаге сходилось экономика, тогда все это уже можно как-то претворять в жизнь. 

Обязательно научитесь считать деньги. Лучше всего пройти какие-нибудь курсы по управленческому учету, почитать литературу о том, как это правильно делать, т.е. узнать, как строить финансовые модели, ознакомиться с юнит-экономикой. Ваша задача — посчитать на бумаге или хотя бы в уме экономику агентства. 

Что важно учесть:

• Какая чистая прибыль за месяц у вас получается, учитывая все расходы. 
• Какие проекты приносят больше всего денег, т.е считать рентабельность каждого проекта. Смотрим, сколько мы затратили денег на проект, сколько получили выручки, какая у него прибыльность. Например, с одного мы можем зарабатывать 30% от выручки, а с другого — 10%. Очевидно, что первый гораздо интереснее, и нужно в первую очередь наращивать количество таких заказов, больше заботиться об этих клиентах, уделять им больше внимания. А направления с низкой рентабельность, возможно, вообще стоит закрыть на первое время, потому что на это нужно тратить много сил, а выхлоп не такой большой, как хотелось бы.
• Хватит ли денег, чтобы платить зарплаты. Обязательно прикидывайте, сколько нужно на конец каждого месяца, чтобы не получилось так, что клиент по постоплате заплатит потом, а деньги нужны сейчас. 
• Сколько можно снять, чтобы не попасть в кассовый разрыв. Например, вам дали предоплату, вы заплатили сотрудникам и решили, что остальные деньги ваши и сняли их себе, а не отложили несмотря на то, что предоплата была за большой срок. 
• Сколько денег потратить, чтобы вырасти в два раза. Нужно понимать, что бизнес должен расти,  а чтобы он рос, вам нужен маркетинг и нужно увеличивать производство. Например, если к вам завтра придет клиент с очень большой задачей, важно понимать, сколько денег можно потратить, сколько сотрудников нанять. Деньги на рост тоже необходимо закладывать в экономику. А если вы будете снимать все деньги подчисту и в бизнесе не будет оставаться свободных денег, вы не сможете расти. Обязательно закладывайте средства на увеличение бюджета, маркетинг, найм новых сотрудников.

Еще один немаловажный пункт, о котором я хочу поговорить, — есть популярная пословица «Хочешь сделать хорошо — сделай это сам». Я считаю, что она должна звучать по-другому: «Хочешь топтаться на одном месте — сделай все сам».

Предприниматель должен делегировать. Я прекрасно понимаю вашу боль, когда вы фрилансер: вы считаете, что лучше вас никто вашу работу не сделает, вы лучше всех делаете макеты, пишете тексты, настраиваете рекламу, и когда вы наймете какого-то сотрудника (а он, скорее всего, будет не очень дорогой, потому что на старте у вас немного денег, чтобы платить каким-то крутым экспертам), качество упадет. Это действительно страшно, больно, вам кажется, что вас подведут, первое время у подрядчика будет получаться хуже, чем у вас и т.д. 

Но таков путь агентства. Если вы не научитесь делегировать, то вы просто не сдвинетесь с места. Это была большая ошибка, которую мы допускали на старте (не делегировать), первые полгода мы с партнером все время погрязали в этом производстве. У нас автор написал текст для клиента, я обязательно его прочитаю и отредактирую, я пытался делать все, как делал бы я. В итоге все получалось плохо, потому что вместо того чтобы заниматься работой предпринимателя (искать клиентов, развивать бизнес, продумывать процессы), мы занимались работой наемных сотрудников. Мы платили человеку деньги, а потом говорили: нет, я сделаю это вместо тебя. И это путь вникуда. 

Поэтому важно научиться делегировать основную работу, бухгалтерию, в идеале, продажи, потому что пока это все завязано на вас, вы не можете заниматься тем, чем должен заниматься предприниматель, — ростом.

Это нормально, если вы оставите на себе часть вещей, которые вам интересно делать и они действительно очень хорошо у вас получаются, и которые пока сложно делегировать. Например, очень многие владельцы агентств, особенно в первое время, и я тоже, занимаются продажами сами. Особенно если приходит клиент со сложным проектом, которые ваши сотрудники пока не могут продать и оценить, расписать какую-то стратегию. Но рано или поздно сотрудники должны учиться делать это самостоятельно.

Если вы делаете бизнес с партнером, как это было в моем случае, обязательно выберите главного. У кого-то должно быть больше полномочий. Если оба партнера на равных, то будут ситуации, когда каждый из вас хочет противоположно другого, и будет сложно или даже невозможно найти компромисс. Иногда бывает так, что в итоге не делается ничего. Кто-то должен иметь решающий голос.

Вторые грабли, на которые мы наступили с партнером, — это неразделение обязанностей. Когда мы решили делать агентсво вместе, мы объединили свои усилия, личные бренды, потоки клиентов и, по сути, продолжили работать, как будто и остались фрилансерами. То есть ко мне приходят какие-то клиенты, я их обрабатываю, контролирую, как подрядчики работают с ними, и такая же ситуация у моего партнера. В итоге, мы оба не в курсе, что происходит друг у друга, получается, что это не совместный бизнес, а просто два фрилансера с общим сайтом. Это продолжалось около двух месяцев, потом поняли, что нужно поделить обязанности, и каждый должен заниматься чем-то своим. 

Мы поделили это так: я занимался больше внешними процессами (маркетинг, продажи, пиар), а партнер занимался внутренними задачами (найм сотрудников, контроль качества, внутреннее обучение). И далеко не одно агентство сейчас пользуется подобной схемой.

Ответы на вопросы

— Как конвертировать лид, который пришел к фрилансеру, в лид только что созданного агентства?

— Мы делали достаточно просто: я писал этому лиду, что теперь я — агентство, но я все еще отвечаю за качество, я — это все еще я. И все нормально на это реагировали. 

— Я не хочу агентство, но сейчас входящих заявок больше, чем я могу взять. Может ли быть пограничная ситуация: часть заказов делегирую, что-то делаю самостоятельно. Т.е., скорее всего, это будет небольшая редакция, команда авторов. Или это будет обречено на провал?

— Это как раз то, чем я занимался до агентства. После 3 провалов запуска я решил, что это не мое. А лидов в определенный момент стало больше, чем я мог потянуть. И я нанял себе помощника: часть задач я делал сам, остальное — он под моим контролем. Я ему отдавал 50% от выручки, все было прозрачно. Потом появился еще один помощник, потом еще и еще, в итоге, я действительно стал тем самым фрилансером со своей командой, которой я руководил. И это шло достаточно хорошо. В будущем вы можете понять, что все-таки агентсво — это не плохой вариант и захотите все делегировать, как это произошло однажды у меня. 

— Как платить зарплату сотрудникам на первом этапе построения бизнеса, если нет бюджета? Можно ли сначала платить им комиссию от стоимости проекта? (Есть агентства, которые практически не держат людей в штате и, в основном, работают на аутсорсе с подрядчиками. Как вы относитесь к такой модели?)

— Мы так и начинали, сначала у нас вообще никого не было в штате, никому не платили регулярно, все работали на сдельной основе, и это абсолютно нормально. Я вообще сторонник того, чтобы как можно больше сотрудников переводить на сделку и платить им за выполненную работу. Поэтому в первое время вы точно можете так работать, а когда увидите, что загрузка пошла и можно полностью загрузить какого-то сотрудника, можно уже с ним договориться. Часто люди за фулл-тайм хотят меньше, чем они могли бы забить на сдельной основе. Поэтому потом фулл-тайм может позволить вам сэкономить. 

— Как вы сейчас привлекаете лидов? Какие рекламные источники используете?

— SEO (в топе по запросам контент-маркетинга), непосредственно контент-маркетинг, мой личный бренд.

— Когда вы открыли ИП? Сразу или когда появились помощники?

— Я открыл ИП, когда ко мне пришел клиент, которым мог платить только таким образом.