Что такое Диаграмма Ганта и как она помогает в проджект-менеджменте

Диаграмма Ганта — инструмент, который позволяет планировать проект. Она поможет оценить его сложность, рассчитать его стоимость и количество людей, которые понадобятся для его реализации. 

Эта статья получилась большой, но я советую прочитать ее полностью. Из нее вы узнаете, как построить диаграмму Ганта от «А» до «Я». Научитесь использовать ее функции на сто процентов — чтобы она реально ускоряла реализацию вашего проекта.

Что внутри Диаграммы Ганта 

Диаграмму Ганта используют проджект-менеджеры, разработчики, маркетологи, управленцы и даже владельцы компаний. Сама по себе она горизонтальная и столбчатая. В ее правой части — временная шкала, ее отображают в виде цветных отрезков. Каждый из них показывает, сколько длится конкретная задача

В строках слева находятся названия этапов проекта, в столбцах сверху — календарь. Ленту времени на Диаграмме Ганта обычно делят на месяцы, недели, дни или часы — в зависимости от длительности проекта и его срочности. 

Пример готовой Диаграммы Ганта для интернет-проекта. Скриншот: сервис ПланФикс

Несколько важных правил: 

• Каждый отрезок на диаграмме — отдельная задача. На них можно отражать исполнителей и статусы задач. 
• Размер отрезка равен длительности задачи. Чем он длиннее, тем больший срок на нее отведен. Левый край отрезка — время начала выполнения задачи, правый — ее конец. 
• В Диаграмме Ганта есть зависимости. Это стрелки, которые соединяют отрезки. Они говорят о том, что время начала или окончания задачи зависит от времени соседней. 
• Еще на диаграмму можно добавлять вехи. Это особые события, которые помечают на диаграмме ромбом. Например, если вы разрабатываете и реализуете стратегию для клиента, вехой можно обозначить презентацию проекта заказчику.

Где используют Диаграмму Ганта 

Диаграмму Ганта применяют во всех областях, где есть управление проектами. Она универсальна, поэтому подойдет и для бизнеса, и даже для решения бытовых задач. 

Ее главное преимущество в том, что акцент на сроках выполнения задач. Каждая задача связана с соседней — это хорошо видят руководители и подчиненные. Поэтому проекты часто закрываются вовремя или это происходит с минимальной погрешностью. 

Сферы для Диаграммы Ганта: 

1. Маркетинг — Гант хорошо подходит для планирования рекламных и pr-кампаний — особенно тех, что должны стартовать в строго назначенное время.
2. IT-разработка — метод используют программисты, чаще всего, в рамках каскадной модели разработки. 
3. Строительство и ремонт — здесь Ганта используют для создания графика работ и распределения денежных трат, чтобы все происходило по плану. 
4. Фабрики и заводы — здесь диаграмму используют, как одно из представлений графика производства

По сути диаграмма появилась именно благодаря сфере производства. Впервые подобный график использовали на заводах Польши — в начале XX века. А прославил изобретение Генри Гант: он создал свою версию диаграммы, которая стала революционным инструментом для западной промышленности 1920-ых. 

Одна из ранних версий Диаграммы Генри Ганта — 1909 год

Другие области, где используют Ганта: 

• Образование — например, для подготовки к сдаче экзаменов. 
• Бытовые проекты — домашний ремонт, организация свадьбы или переезда. 
• Старт проектов в любых других сферах — проведение концертов и мероприятий, запуск нового продукта в ритейле или, например, публикация статьи на сайте компании. 

Как управлять проектами с помощью Ганта

Диаграмма Ганта встраивается во все современные подходы к управлению проектами. Коротко о них: 

Waterfall — водопадная или каскадная модель разработки. В ее основе — линейное и предсказуемое планирование — с минимальным количеством изменений по ходу проекта. Здесь очень важна последовательность задач: следующий этап может начаться только после того, как завершится предыдущий.   

Диаграмма Ганта — основной инструмент этой методологии. С ее помощью планируют весь проект. Она идеальна для предсказуемых задач, которые важно завершить в срок.

Agile — гибкая методология разработки продуктов. Гораздо больше адаптирована к изменениям по ходу проекта. В Agile сотрудники группируются в небольшие команды, которые коммуницируют в процессе работы. Вместе с заказчиком команда решает, какие задачи взять в работу, устанавливает их сроки, подбирает нужные инструменты и формирует план уже по ходу проекта.   

В интернете часто пишут, что гибкий Agile не согласуется с прямолинейной Диаграммой Ганта. На деле это не так. Диаграмма прекрасно вписывается в работу по Scrum — фреймворку Agile. Работа в нем делится на спринты — обычно двухнедельные отрезки с заранее определенным списком задач. А визуализировать спринты с помощью Ганта как раз вполне удобно. 

Гибридная модель — смесь Agile и Waterfall. Обычно здесь четко прописывают долгосрочные цели по каскадной модели. А затем разбивают их на задачи и упаковывают в спринты — уже по методологии Agile. Это позволяет и внимание стратегии уделить, и вносить изменения по ходу проекта, если того требуют обстоятельства.   

Диаграмму Ганта можно использовать как для обозначения «верхних точек» проекта по Waterfall, так и в планировании каждого отдельного спринта.

Где строить Ганта: обзор сервисов 

Kaiten

Cервис для управления проектами, задачами и командами. Диаграмма Ганта — одна из его функций для детального планирования проектов и трудозатрат каждого члена команды. 

Задачи в Kaiten можно легко планировать на временной шкале, связывать их между собой, задавать сроки исполнения, объединять в проекты и устанавливать вехи. Есть управление ресурсами: можно назначать людей на задачи и автоматически рассчитывать нужное количество рабочих часов, чтобы избежать переработок или простоев.

Диаграмма Ганта в Kaiten 

Особенности сервиса. Диаграмма Ганта в Kaiten — не изолированный инструмент планирования. Задачи, заданные там, автоматически связываются с карточками на канбан-досках. В них ведется работа команды, и содержится вся информация о проектах. По мере работы прогресс будет отображаться на диаграмме, в отчетах можно получить подробную аналитику.

Стоимость. Базовые функции Диаграммы Ганта в Kaiten бесплатны — планирование задач на временной шкале, построение взаимосвязей, связь временных отрезков с задачами на канбан-досках и многое другое. Для планирования ресурсов и трудозатрат сотрудников нужен платный тариф — от 500 руб. в месяц.

ПланФикс

Система для управления всеми подразделениями компании. В ней можно вести проекты и клиентскую базу, обрабатывать обращения из мессенджеров и соцсетей, а еще формировать документы и отчеты.   

На Диаграмме Ганта можно менять сроки и связи между задачами. Она в ПланФикс мультипроектная. Это позволяет увидеть все проекты, в которых участвует сотрудник и скорректировать его нагрузку, если задачи пересекаются. 

Диаграмма Ганта в ПланФикс 

Особенности сервиса. В ПланФиксе можно собрать целую систему управления компанией: сделать CRM и HRM-систему, управлять производством, разработкой или рекламными проектами. Модули можно добавлять и настраивать в любой момент — знания кода для этого не потребуются. 

Стоимость. Сервис полностью бесплатный для команд до пяти человек. Для более крупных команд есть бесплатный пробный период на 30 дней — без привязки банковской карты. Стоимость платного тарифа от 2 евро за сотрудника при оплате на год — в зависимости от количества подключаемых пользователей. Можно оплатить как с зарубежной, так и с российской карты либо банковским платежом. 

Visary Project

Система управления проектами для гос. организаций и бизнеса. Реализована на микросервисной платформе Visary, поэтому возможности ее кастомизации и масштабирования практически не ограничены.

Диаграмма Ганта в Visary Project позволяет контролировать риски проекта. Система определяет вероятность наступления рисковых событий и помогает спланировать проект так, чтобы их минимизировать. 

Диаграмма Ганта в Visary Project 

Что умеет Диаграмма Ганта в Visary Project: 

• Находит и устраняет коллизии — ситуации, когда задачи мешают выполнению друг друга. 
• Автоматически находит и устраняет логические противоречия в проекте.
• Дает подсказки, которые помогают планировать работу корректно. 
• Автоматически выстраивает критический путь — цепочку задач, которые надо обязательно выполнить, чтобы проект завершился. 
• Позволяет сравнивать версии проекта в Ганте — можно корректировать их и выбрать одну для согласования базового плана проекта. 
• В составе модуля есть диаграмма выполнения — она показывает плановые и фактические достижения проекта в виде графиков. Данные выводятся в процентах: в разрезе сроков выполнения задач и вех. 

Особенности сервиса. В Visary Project удобно работать по гибким методологиям. Есть канбан-доски, дашборды, календарь и реестр задач. Можно проводить видеовстречи и звонки, есть корпоративный чат. А также модуль управленческой отчетности — он отражает данные о выполнении задач и эффективности каждого сотрудника. 

Стоимость Visary рассчитывается индивидуально — зависит от того, какие модули нужны. Есть облачная и серверная версии программы. Контакты для запроса цены здесь. 

Gectaro

Специальный сервис для строителей и ремонтных бригад. Помогает автоматизировать работу и вести учет. Внутри 400+ готовых интеграций и открытый API. 

В Gectaro диаграмма Ганта формируется автоматически: сразу после составления сметы проекта или её импорта в систему. В режиме «Планирование проекта» можно настроить сроки для каждой работы, прописать взаимосвязи между ними. Диаграмма динамическая — при перемещении сроков одной работы все связанные с ней также сдвинутся. 

В режиме «В работе» можно видеть прогресс выполнения каждого задания и всей группы работ, контролировать фактические сроки выполнения, сравнивать их с плановыми сроками.

Сводный отчет в Gectaro в виде Диаграммы Ганта 

Особенности сервиса. В модуле «Портфель проектов» доступна еще более функциональная диаграмма Ганта — в ней представлена информация по всем проектам компании. 

Что внутри:

• Контроль финансовых показателей и сроков работ: как по каждому отдельному проекту, так и по всей группе. 
• Просмотр общей сметной стоимости проектов, контроль отставаний по финансовому выполнению работ и по закрытию актами.
• Финансовая статистика по плановому и фактическому выполнению за неделю, месяц, квартал и год. 
• Просмотр информации по плановым и фактическим срокам, контроль прогресса, отставания и опережения графика.

Стоимость платного тарифа — от 17 000 рублей в месяц. Тарифы фиксированные — для команд до 3, 8, 15  и 30 человек. Любой из них можно тестировать 7 дней бесплатно. 

Цифровое управление строительством 

ЦУС — облачная платформа для управления строительными проектами. Диаграмма Ганта входит в ее модуль «Графики производства работ». 

На ней наглядно сравниваются разные версии плана проекта: можно вывести на экран два графика и увидеть расхождения. Работают все четыре зависимости между задачами: связи по принципу начало — начало, начало — конец, конец — начало, конец — конец. Если что-то меняется или перетаскивается, диаграмма автоматически обновится.

График строительных работ в формате Ганта. Cкриншот: ЦУС 

Особенности сервиса. Гант в ЦУС имеет связь сроков со сметами и выполнением, то есть с финансовой частью строительных работ. На основе графика формируется план освоения средств: когда и что должно быть реализовано по строительству, когда должно быть оплачено, отслеживается план/факт анализ — сколько денег к какому сроку должно быть потрачено.

Еще одна полезная функция — можно разграничить права доступа — скрыть часть графика и работ от тех, кто с ними не связан. Или закрыть стоимость работ для конкретного контрагента, если вы дали ему доступ к системе. 

Стоимость зависит от количества нужных модулей. Помимо управления проектами в формате Ганта есть электронный документооборот, контроль инвест-объектов и, например, ТИМ-система. Уточнить цены и запросить демонстрацию можно здесь. 

Jira

Известный софт от австралийской компании Atlassian. Это таск-менеджер, который стал особенно популярен среди разработчиков. 

Ганта в Jira заменяют Roadmaps — по-русски дорожные карты. В них можно сделать общую стратегию проекта и, если нужно, экспортировать ее в Excel. Roadmaps отлично подходят для общего ревью крупных задач и взаимосвязей между ними. 

Интерфейс Roadmaps в Jira 

Особенности сервиса. Для более детальных проектов есть BigGantt — бесплатное приложение от Atlassian, созданное специально для Jira. Диаграмма Ганта там максимально продвинутая: можно настроить вид временной шкалы, задавать критический путь и вехи, добавлять сценарий «что, если». Он сделает карту проекта динамичной — пересмотрит ее автоматически, если что-то пойдет не по плану. 

Стоимость платного тарифа — от 8 до 15 долларов в месяц. Правда, оплатить российской картой сейчас нельзя — в 2022 году Atlassian заявила об уходе с нашего рынка и стала отключать аккаунты из России и Беларуси. Для оплаты можно использовать специальный сервис Remoney. Достаточно сформировать на сайте задачу, перевести оплату и в течение пары дней вам подключат зарубежный аккаунт в Jira. 

Comindware Business Application Platform

Low-code платформа для разработки, запуска и поддержки приложений для управления любого типа. Позволяет строить прикладные бизнес-решения силами бизнес-аналитиков. 

Диаграмма Ганта в Comindware автоматически вносит изменения в план, показывает актуальное состояние проекта и планируемую дату завершения. А еще учитывает информацию по статусам задач и актуальную загрузку ресурсов.

План проекта в системе Comindware 

Особенности сервиса. Архитектура системы основана на онтологических моделях и позволяет создавать самые разные решения — исходя из нужд бизнеса и подхода к управлению. Например, можно реализовать СЭД, HelpDesk, системы HRM, PLM и управления закупками.

Стоимость. Продукт лицензируется по активным пользователям, максимальная стоимость за одного — до 15 000 рублей в год. Конечная стоимость лицензий и всего проекта внедрения считается индивидуально. Она зависит от количества пользователей, нужных модулей, сложности бизнес-процессов для настройки и объема дополнительных услуг.

Как создать Диаграмму Ганта за 7 шагов 

1. Определяем общие сроки проекта

Актуально для работы по гибридной модели и Waterfall. Если вы работаете в рамках Agile — этот пункт можно пропустить и сразу перейти к третьему.

Для начала мы должны хотя бы примерно наметить: в каком месяце собираемся завершить проект — если, например, делаем сложный сайт или строим здание. Или точно расписать даты начала и окончания работ — например, если организуем корпоративный Новый год. 

Сроки начала и окончания проекта добавляем на Диаграмму Ганта. 

Вот как будет выглядеть наша временная шкала, если организуем праздник. У нас известна точная дата начала подготовки и ее конец — дата самого мероприятия. 

Скриншот: сервис Kaiten 

2. Создаем иерархическую модель 

Теперь отложим диаграмму и нарисуем иерархию нашего проекта. Тут есть два варианта — можно сделать структуру на основе результатов или на основе фаз. 

Подробнее о каждой: 

• Структура на основе результатов — делит проект на этапы, согласно его подцелям. Например, работающий сайт нового кафе, открытая оффлайн-точка и запущенная рекламная кампания в соцсетях — подцели одного проекта под названием «‎Подготовка нового кафе к открытию». 

Вот, как можно разбить проект по результатам:

Еще есть структура на основе фаз — В IT, строительстве и производстве она известна под кодовым названием «‎жизненный цикл проекта». В IT сюда входит сбор и анализ требований, дизайн ПО, его разработка и, например, тестирование. В строительстве — проектирование здания, земляные работы и, например, работы по возведению фундамента. 

Пример структуры проекта на основе фаз: 

Ваша задача — выбрать одну из моделей и расписать проект по ней. 

После того как общие этапы готовы, для каждого из них расписываем подэтапы.

Пример: чтобы создать сайт нового кафе, нужно разработать дизайн-концепцию сайта, сделать прототипы страниц и натянуть верстку на движок. Это и будут подэтапы основного этапа — разработки. 

Таким образом, у нас получается готовое дерево для Диаграммы Ганта: 

Готовая схема разработки продукта на основе фаз 

3. Переносим данные на Диаграмму Ганта

Теперь переписываем нашу схему в левую часть Диаграммы Ганта. Под цифрой 1 и 2 — основные этапы реализации проекта, а в подпунктах — список конкретных задач для каждого этапа.

Вот, что у нас получится — названия задач из другого проекта, но суть ясна. Сама диаграмма остается пока пустой:

Скриншот: ПланФикс 

Если внутри этих пунктов тоже есть задачи — можно построить отдельную диаграмму для каждого этапа. А на общей отразить только задачи верхнего уровня. Например, если наш этап называется «‎разработка сайта» — разбить проект на подэтапы «фронтенд» и «бэкенд» будет явно недостаточно. Внутри этих подэтапов тоже много задач. Будет логичнее сделать отдельную диаграмму Ганта для всей разработки — чтобы не строить слишком сложную матрешку на одной. 

4. Определяем последовательность действий

После того, как мы прописали задачи, надо проверить их порядок и установить правильные связи между ними. Связи (еще их называют зависимости) отмечают стрелками между отрезками. 

Всего в Диаграмме Ганта есть 4 типа связей. Первые 2 — самые распространенные: 

Связи заставляют Диаграмму Ганта работать как единое целое — ведь появляются зависимости по срокам и исполнителям. 

Выберите нужные типы связей и пропишите их между задачами. Это легко сделать в сервисах, которые упоминались выше — достаточно протянуть стрелочки между отрезками. 

5. Оцениваем и распределяем ресурсы

На этом этапе важно выделить наши ресурсы и назначить их к задачам, которые мы расписали выше. Этот процесс всегда уникален — зависит от ниши проекта и его специфики. Но в общем виде его можно разделить на два этапа: 

• Оценка рабочей силы — определяем навыки и компетенции сотрудников и количество человек, которые будут работать над задачами. Важно помнить, что число вовлеченных сотрудников не всегда решает судьбу проекта — ведь 5 джунов могу быть менее производительны, чем два профессионала.

К каждой задаче мы прикрепляем исполнителей и ответственных. Такой функционал есть в сервисах, о которых писал выше. 

Назначение участников и заказчика задачи в сервисе Kaiten 

• Оценка материалов и оборудования — этап особенно актуален для проектов, которым для реализации нужно нечто большее, чем просто ноутбук и стаканчик кофе. Речь про физическое оборудование, например, для стройки и производства, или какой-то специальный софт, который понадобится вашему дизайнеру для отрисовки 3D-визуала. Важно заранее позаботиться о доступе сотрудников к нужным технологиям и оборудованию. Если делать это по ходу проекта — сроки могут пострадать. 

6. Оцениваем длительность задач

Теперь нам нужно утвердить сроки для реализации каждого этапа и задач внутри него. 

Здесь стоит идти от большего к меньшему. Например, сначала мы решили, что на всю разработку потратим два месяца. Затем на проектирование серверной части выделили из них три недели. Соответственно, теперь мы должны уложить в этот срок все задачи, которые связаны с серверной составляющей.

На этом этапе обязательно должны подключаться руководители направлений и рядовые сотрудники — чтобы реалистично оценить сроки и составить справедливое рабочее расписание. 

В итоге у нас получается готовая диаграмма: со сроками, списком задач и их последовательностью. Все почти готово! 

Фрагмент готовой Диаграммы Ганта строительного проекта. Скриншот: Gectaro 

На этом этапе можно добавить вехи — контрольные точки или важнейшие события всего проекта. Они помогают оценить прогресс и убедиться, что проект добивается поставленных целей. 

В большинстве сервисов их рисуют в виде ромба. Примерно так:

Скриншот: ПланФикс 

7. Снижаем риски срыва сроков

Когда уже все готово, на всякий случай проверьте: не пересекаются ли по срокам задачи, которые пересекаться не должны. Еще важно проверить, нет ли перенасыщения ресурсов в одном или нескольких местах. Другими словами, не назначили ли вы бедному бэкендеру работать по 25 часов в сутки. 

Если возможно, создайте задел по срокам. Для этого надо использовать буфер. Это специальный отрезок, который ставится, например, в конец диаграммы. Его делают просто про запас — на нем нет реальных задач. Если в ходе работы сроки сдвинутся, у вас будет гандикап, который позволит не менять дату сдачи всего проекта. 

Буферы можно интегрировать как в сами задачи, так и на более высокие уровни: этапы или во все проекты целиком. 

Пример буфера, который страхует дату сдачи всего проекта. Скриншот: ПланФикс

Совет: обновляйте диаграмму каждый раз, когда в проекте происходят изменения. Меняйте сроки, создавайте новые задачи и убирайте неактуальные, если того требует проект. Гант — это не монолит, а живая субстанция, которая должна показывать команде актуальные данные. Только тогда она сможет выполнить свою главную функцию — ускорить реализацию всего проекта. 

Как использовать Ганта на максимум — метод критического пути 

Критический путь – цепочка, которая определяет кратчайший путь реализации всего проекта. Ее важно найти, чтобы ускорить выполнение проекта и уделять больше внимания приоритетным задачам. Все остальные как бы отделяются от основной части Диаграммы Ганта — и выполняются фоном, без жесткой привязки ко времени. 

Как найти критический путь? Возьмем пример: нам нужно сделать ремонт и переехать в новую квартиру. Для этого нужно отшпаклевать стены, поклеить обои, постелить ламинат, заказать и расставить мебель. Это важные задачи, которые напрямую влияют на сроки нашего переезда. Путь от первой до последней задачи в этом примере — и есть критический путь всего проекта. 

Но нам также надо повесить новые занавески, купить телевизор и чайник на кухню. Эти задачи не привязаны ко времени строго — их можно выполнить в любое время по ходу проекта. Поэтому мы ставим их вне критического пути — лишь обозначая крайнюю дату выполнения. 

Вот, что у нас получится. Синим обозначаются задачи на критическом пути. Оранжевым — задачи вне его.

Скриншот: ПланФикс  

Помните, что эти параллельные задачи надо тоже успеть выполнить. Иначе даты всего проекта сдвинутся, ведь чайник нам понадобится в любом случае! 

Если срок истечет, эти задачи попадут на наш критический путь. И диаграмма будет выглядеть вот так:

Скриншот: ПланФикс 

Чтобы выполнить проект быстрее, важно назначить ответственных к каждой задаче. Просите команду отмечать для них статусы: например, «отложена», «выполнена», «в работе». Можно составлять чек-листы к каждой задаче или разбивать их на более мелкие, чтобы рабочий процесс выглядел более подробно. Обновляйте Диаграмму Ганта регулярно. Только тогда она будет эффективна. 

Главное о Диаграмме Ганта 

1. Диаграмма Ганта поможет оценить сложность проекта, рассчитать его стоимость и количество людей, которые понадобятся для его реализации.
2. Диаграмму Ганта применяют во всех областях, где есть управление проектами. Она универсальна, поэтому подойдет и для бизнеса, и даже для решения бытовых задач.
3. Она состоит из отрезков, каждый из которых — отдельная задача. Если задачи в проекте зависимы, их соединяют стрелками. Это позволяет исполнителям не запутаться и чувствовать ответственность за сроки всего проекта. 
4. Диаграмму Ганта применяют не только в Waterfall-подходе, но и в Agile и гибридной модели управления проектами. 
5. Чтобы Диаграмма Ганта реально работала, важно назначить ответственных к каждой задаче и обновлять ее каждый раз, когда меняются сроки и статусы.