Как все успеть: методы тайм-менеджмента для команды

Со своим-то тайм-менеджментом сладить трудно, а еще командой управлять нужно. И как люди все успевают? Ничего, все уже придумано за нас. Делимся рабочими методами тайм-менеджмента, которые удобно применять в командах. Получилась удобная статья-подсказка, как все успевать.

Метод №1. Agile

Основа в этом приеме тайм-менеджмента — разбивка задачи на короткие итерации. 

Важные детали:

• В начале каждой итерации команда выбирает, какие задачи наиболее важны.
• Проджект определяет срок — обычно 1–3 недели. За это время отдаются наработки, приходят правки и получается финальный результат.
• Каждый день нужно проводить короткие встречи, чтобы синхронизироваться, заметить проблемы и скорректировать план.
• Объем работы ограничен. Команда выполняет только определенные задачи и не отвлекается на другие.
• После каждой итерации специалисты устраивают ретро — обсуждают, что сработало хорошо, а что нужно улучшить. И, соответственно, улучшают.

Для Agile используют конкретные инструменты — Scrum и Kanban. В Scrum вся работа структурирована по спринтам: у каждого специалиста есть цель, бэклог задач и фиксированная длительность. В Kanban тайм-менеджмент строится вокруг визуализации и контроля задач. В этом помогает доска с колонками «Запланировано», «В процессе» и «Готово». Так можно увидеть проблемные места и следить за нагрузкой исполнителей.

Метод №2. RACI

Метод для команд, в которых часто слышно фразу «А я думал, это твоя задача». RACI — это способ понять, кто за что отвечает в проекте.

В методике четыре категории:

• R — Responsible. Тот, кто делает задачу.
• A — Accountable. Тот, кто несет ответственность за результат.
• C — Consulted. Эксперты, которых нужно проконсультировать.
• I — Informed. Люди, которых нужно держать в курсе.

У каждой задачи в проекте должны быть минимум один R и A. 

Представим: мы запускаем лендинг. R — это дизайнер и копирайтер, которые делают макет. A — проджект или маркетолог. Он принимает финальную версию и следит, чтобы все дошло до публикации. C — SEO-специалист, который консультирует во время разработки и прописывает ключевые запросы. I — диджитал-маркетолог. Он не влияет на содержание лендинга, но должен знать, что макет готов, чтобы запустить страницу в рекламу.

Матрицу ROCI удобнее использовать на больших проектах и в больших командах.

Метод №3. Time Blocking

Если привык составлять список задач на день, свыкнуться с этой техникой тайм-менеджмента будет проще. С ней ты резервируешь время в календаре. Игнорировать и отвлекаться не получится: задачи, твои и команды, распределены по часам.

Календарь нужен общий. В нем каждый специалист пропишет слоты на день: под длительную глубокую работу, ответы на сообщения, проверки и согласования. Например, у продюсера план может быть таким:
— 10:00–12:00 — пишу сценарий двух видео,
— 14:00–15:00 — разбираю правки клиента,
— 16:00–16:30 — проверяю несрочные входящие.

Важно заранее договориться о часах тишины: промежутках, когда не планируются созвоны и коллеги не влетают с задачами. Например:
— 10:00–13:00 — часы под индивидуальные задачи,
— с 13:00 — гибкие слоты.

Метод №4. OKR

Сразу пошутим, что к обсессивно-компульсивному расстройству этот подход тайм-менеджмента отношения не имеет. OKR помогает команде понять: зачем она выполняет задачу и как влияет на общий успех компании.

OKR состоит из двух частей:
1. Цель (Objective) — короткое, вдохновляющее описание, к чему стремится команда. Это направление работы.
2. Ключевые результаты (Key Results) — измеримые метрики, по которым ты отслеживаешь, насколько команда близка к цели.

Например, цель: привлечь больше клиентов из сферы образования. Ключевые результаты, они же список задач, будут такими:— опубликовать три кейса агентства на внешних площадках,— увеличить трафик страницы с кейсами на своем сайте на 30%,— провести одну гостевую лекцию на площадке с ЦА.

С таким подходом к работе команда понимает смысл задачи и видит цель ежедневной рутины. Тайм-менеджмент улучшается за счет мотивации сотрудников.

Как выбрать подходящую технику тайм-менеджмента? Только через тесты и обсуждение с командой. Но мы в тебя верим, один из методов точно сработает.