Тайм-менеджмент: как научиться управлять своим рабочим временем?

Перестать быть удобным

Начну с одного из лайфхаков, который пришел ко мне не сразу. Сначала я пыталась внедрять методы тайм-менеджмента в свою работу, но все время что-то не складывалось. Вроде все спланировала, все готово, можно двигаться по плану, но нет. Не получается сделать так, как хотелось и было запланировано, потому что постоянно прилетают какие-то задачи из разных мест, начинаешь выполнять их, потом не успеваешь сделать план, получается каша, и в какое-то время просто бросаешь планирование и все эти методы. 

Чтобы этого не происходило, надо просто перестать быть удобным. До этого я дошла не сразу, и, пожалуй, это то, с чего нужно начать свой тайм-менеджмент. Здесь речь идет и о клиентах, и о близких, друзьях и т.д. 

Очень часто у коллег я вижу оффер «на связи 24/7». Для новичков это может и нормально, у них 1-2 проекта и они спокойно справляются с задачами и с такой связью. Но как только проектов становится много, как и задач, просто не останется времени, чтобы постоянно быть на связи. Поэтому время взаимодействия с клиентами должно быть четким, и не только с ними. Я на старте работы говорю клиентам, что по выходным я не работаю, трубку на выходных не беру, они могут мне написать, но я имею право ответить в понедельник. Точно так же будни: после 8 вечера по Новосибирску я не отвечаю на звонки, написать можно, но я могу ответить на следующий день. 

Следующий момент – не бояться говорить «НЕТ». Мы боимся отказать, потому что клиент подумает, что мы некомпетентны и т.д. Но на самом деле, отказ в этот момент значит, что мы качественно выполняем свою работу и не отвлекаемся от задач клиента, и это очень важно. 

Отсюда вытекает следующий момент – не бежать выполнять только что порученную задачу, а встраивать ее в план. Мы ее получили, сказали, что сейчас ее делать не можем, но может тогда-то. 

Необходимо освободиться от «паразитов». Это клиенты, которые не понимают, что у нас есть план, что необходимо погружаться в задачу, и продолжают нарушать границы. Еще есть такие клиенты, у которых все срочно, все нужно еще вчера. Так они мешают работать продуктивно и качественно. Нужно от таких освобождаться, на их место придут другие, адекватные заказчики.

Структурирование задач

Все методы начинаются с того, что вы просто берете и выгружаете все свои задачи, чтобы освободить голову. А дальше уже можно структурировать задачи удобным для вас.

Zero Inbox

Эта техника была придумана М. Манном, чтобы быстро разбирать e-mail. А сейчас она эффективно используется для обработки входящих задач. 

Каждый день я разбираю входящие задачи и ставлю статусы:

• Сделать в течение дня.
• Сделать в течение текущей недели.
• Перенести на следующий месяц.
• Ответить.
• Удалить из-за неактуальности.

Матрица Эйзенхауэра

Здесь все задачи делятся по двум критериям – важность и срочность.

Важную и срочную задачу вы делаете, важную и не срочную планируете, когда будете делать, не важную, но срочную – делегируете, не важную и не срочную – удаляете. Этот метод больше подходит не для ежедневного использования, а для использования в какой-то определенный промежуток времени.

Метод GTD 

Это довольно сложный, но максимально действенный метод сортировки всех задач и стратегии их выполнения. 

Метод придумал американский бизнес-тренер Дэвид Аллен. Он состоит из 5 шагов:

• Сбор данных.
• Обработка.
• Организация.
• Обзор.
• Действия.

5 принципов метода для его работы:

• Фиксировать все задачи и ничего не держать в голове.
• Стремиться к упрощению. 
• Искать решение задач. 
• Избегать мультизадачности.
• Составлять список шагов под каждую задачу.

Метод ZTD 

Это упрощенный вариант GTD, потому что GTD сложно внедрить сразу. Нужно ввести в свою жизнь очень много новых привычек. а организм начинает сопротивляться, потому что не хочет так кардинально менять свою жизнь. 

По методу ZTD мы эти привычки внедряем постепенно:

• Внедряем привычку собирать все данные. 
• Вводим простую доверенную систему – привычка записывать все в одном, самом удобном месте.
• Упрощаем формулировки задач так, чтобы нам с одного взгляда было понятно, что это за задача.
• Обработка. Сразу прогонять по дереву решений, т.е. принимать быстрые решения о входящих задачах, а не оставлять как есть. 
• Организация. Привычка знать место для всего и все класть на свои места.
• Планирование. Назначать самые важные задачи на один день и неделю.
• Делать (фокус). Сосредотачиваться только на той задаче, которую решаем прямо сейчас.
• Обзор. Регулярный просмотр записей, удалять все лишнее, анализ эффективности работы.
• Режим. Работать так каждый день.
• Найти свою страсть. Делать то, что действительно хочется и нравится, а остальные задачи делегировать. 

Метод Лягушки

Брайан Трейси предлагает с утра съедать лягушку – неприятное или трудное дело. Такие задачи многие откладывают, вместо этого занимаясь кучей других

Fresh or Fried

Составляйте список на следующий день с вечера, помещая все важные и сложные задачи в начало списка, второстепенные – к концу. 

С утра, пока вы еще свежи (Fresh), приступайте к самым важным задачам. Днем, когда мозг уже чуть зажарился (Fried), можно работать над рутиной.

Способы организации времени

Сначала необходимо понять, что подходит конкретно для вас, как вам лучше организовать время. Есть 2 способа – хронотип и хронометраж.

Хронотип. Деление на «сов» и «жаворонков» широко известно. Психолог Майкл Бреус выделил 4:

• «Медведи». 50% населения. Для них комфортно вставать в 7-11, пик продуктивности – с 11 до 18. Ложатся спать не позже 23:00.
• «Львы». 15% населения. Встают сами с 5:30 до 10:00, максимальная продуктивность – с 10 до 17 часов, ложиться спать – до 22:30.
• «Волки». 20% населения. Трудно встают, время пробуждения – с 7:30 до 12:00, эффективная работа до 20:00, легко ложатся в 00:00.
• «Дельфины». 15% населения. У них беспокойный режим, даже если просыпаются рано, то могут лечь опять. Чтобы уснуть к 00:00, им нужно убрать отвлекающие факторы минимум за 2 часа до сна. Активность – с 10:00 до 18:00. 

Уже это поможет понять, когда вам лучше работать. 

Следующий метод – хронометраж. Он основан на вашей личной эффективности. Его придумал экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский. Сначала нужно собрать статистику в течение 1-2 недель и зафиксировать, в какой период что вы делаете и как, насколько продуктивно и легко у вас это получается. Далее нужно найти промежутки продуктивности, на основании чего спланировать свой рабочий процесс.

Далее перейдем к организации рабочего времени. Первый – метод «Помидора». Он так называется, потому что его создатель, использовал таймер-помидор. Он его ставил на 25 минут и все это время выполнял задачу, не отвлекаясь. Потом таймер пищал, он устраивал перерыв на пять минут, дальше снова возвращался к работе. Каждые 4 цикла – 30-минутный перерыв. 

Следующий способ – принцип 9 дел. За день выполняете одну крупную и важную задачу, 3 средних, 5 маленьких простых. 

Следующий вариант – принцип трех дел. В день планируете только 3 самые важные задачи и делаете их несмотря ни на что. 

Мой вариант – техника временных блоков. Вы выставляете жесткие временные рамки для решения определенной задачи и точно знаете, что и когда будете делать.