Финансовый учет в агентстве

Финансовый учет в агентстве

Зачем нужны эти цифры?

Начнем с того, зачем нужны эти цифры и что они вообще из себя представляют. Многие путают финучет и бухгалтерский учет.

Во-первых, эти цифры нужны, чтобы держать руку на пульсе. Финмодель поможет спрогнозировать деньги и расходы, понять, где у вас будет приход и насколько он будет большой, какие будут расходы, откуда они и зачем вообще нужны, как их оптимизировать. Особенно хорошо финмодель работает в связке с отчетами. 

Также финмодель нужна, чтобы оптимизировать бизнес-процессы. Как мы понимаем, все наши ошибки и, наоборот, какие-то успешные кейсы отображаются в том числе и в деньгах. И когда мы говорим об оптимизации бизнес-процессов с помощью финмодели и финансовых отчетов, мы имеем в виду как раз это. Мы видим, что у нас, например, где-то просела маржа, видим, за счет чего это происходит, например, стали платить больше таргетологу, а он ничего не делает, сидит и плюет в потолок. Значит, с этим нужно что-то делать. В финмодели это все прекрасно видно, и в отчетах тоже. 

Еще это нужно, чтобы оптимизировать издержки и масштабировать доходные направления.

Почему нельзя делегировать бухгалтеру?

По поводу бухгалтерии и финотчетов: почему это разные вещи, и почему финотчет нельзя отдавать бухгалтеру никогда вообще. Потому что у бухгалтера совсем другие задачи.

Финучет, управленческий учет – это не регламентированная история с точки зрения закона. Т.е. он нужен именно вам как управленцу. Вы управляете деньгами компании, агентства, и это нужно в первую очередь вам. Бухгалтерский учет нужен для того, чтобы государство могло видеть, что вы действуете в рамках закона, платите должную сумму налогов и т.д. Еще это документооборот с государством, мы должны сдавать отчеты за сотрудников, себя и т.д. Т.е. это нужно для прозрачности. Ну и хороший бухучет нужен для вашего же спокойствия, потому что разбираться с налоговиками и другими инстанциями не очень приятно.

Поэтому это разные вещи. Соответственно, у бухгалтера совсем другие задачи. Его задача – сделать так, чтобы к вам не пришла налоговая. Поэтому управленческий учет – не бухгалтерский, отдавать его бухгалтеру не надо. Как я заметил, этим многие грешат, и это ошибка. 

Есть финдиректоры, это специальные люди, которые занимаются именно управленческим учетом, помогают выстроить деньги в компании, оптимизировать издержки и т.д. Но на старте я бы не стал нанимать такого специалиста по той простой причине, что сначала нужно разобраться с деньгами самостоятельно. Вам очень сильно нужно понимать, как работают ваши деньги, откуда они приходят и куда уходят. 

Что я закладываю в финмодель

P&L

Первое – это P&L. Проще говоря, это отчет о прибылях и убытках. В этот отчет и этот фрагмент финмодели я закладываю то, как мои деньги двигаются в бизнесе, откуда они приходят, какие статьи расходов у меня есть и насколько много денег они съедают. Но на старте у большинства агентств все просто, и у большинства это договор.

Он помогает понять, сколько зарабатывает бизнес, как окупаются расходы и насколько они рентабельны. Отчет очень хорош на дистанции для оценки здоровья бизнеса. 

В финмодели он дает возможность увидеть взаимосвязь элементов экономики предприятия. 

ДДС (Cash Flow)

Следующее – ДДС (движение денежных средств). Это мой горячо любимый отчет, потому что он позволяет увидеть в моменте, сколько у вас, например, сколько у вас есть денег в остатке и которыми можно воспользоваться сейчас. Например, у вас намечается кассовый разрыв, и нужно срочно за что-то заплатить. Вы можете посмотреть, есть ли у вас вообще эти деньги и сравнить с суммой, которая у вас в действительности лежит на расчетном счете. Следующее  – максимально быстро сопоставить ваши доходы и расходы, и исходя из этого можно посчитать окупаемость ваших вложений.

Финмодель в том числе отражает распределение денег в перспективе.

Сопоставьте ДДС с P&L и узнаете, насколько фактическое положение дел бьется с вашей стратегией

Корректировка на BR и возвраты

Далее – корректировка на BR и возвраты. Понятно, что клиенты уходят, и не всегда получается что-то с этим сделать. Но клиенты и возвращаются, и возврат тоже лучше закладывать в финмодель. 

Поквартальный срез

Я считаю ДДС по каждому месяцу и ДДС по каждому кварталу, чтобы видеть, как у меня распределяются денежные массы по кварталам. 

Фонды, финцерты и амортизация

Последнее – центры прибыли и расходов, фонды и амортизация. Это очень интересная тема, потому что я был сильно удивлен, когда узнал, что не все, что у меня есть в агентстве, генерирует мне деньги. Некоторые части их просто забирают. Исходя из этого мы формируем фонды, т.е. те части наших оборотных денег, которую мы тратим на какие-то конкретные вещи. Например, ФОТ (фонд оплаты труда) или инвестиционный фонд. Еще это налоги, накопления. 

Я раньше грешил тем, что не закладывал деньги на налоги. Не знаю, делают ли это другие, но в идеале это нужно делать, потому что в большинстве случаев мы платим много, особенно если у нас есть сотрудники по трудовому договору, мы за них платим примерно 43% от их зарплаты. 

Еще в идеале у нас должна быть какая-то подушка. И на эту подушку можно даже выделить отдельный фонд, если ситуация позволяет. Инвестиции – это история про оборудование и какие-то другие вещи, которые у нас могут хорошо отыграться в финансовом плане на дистанции. 

Юрист инхаус и на аутсорсе – это разные вещи. Иногда на аутсорс можно делать отдельный фонд. Это я к тому, что когда у вас специалисты наняты по трудовому договору, вы на них выделяете не только их зарплаты, надо понимать, что вы за них еще и платите налоги. Поэтому и думайте, либо вы эти налоги в отдельный фонд зачисляете, либо в ФОТ. 

Амортизация – это почти как рассрочка. Допустим, вы решили арендовать офис или компьютеры своим сотрудникам. Потратили вы условные 300 000 р на технику, вы эти расходы закладываете в амортизацию. Т.е. вы примерно прикидываете, сколько вам прослужит эта техника, допустим, 3 года, и на этот срок растягиваете эту выплату. 

Платежный календарь

Это очень крутая штука. Я пользуюсь полгода и очень рад этому. Сколько вы потратите в моменте – на этот вопрос отвечает этот замечательный инструмент.

Что он из себя представляет – это или простой календарь, или табличка в Ексель, где вы расписываете по дням в конкретном месяце плюс-минус где и сколько вы потратите. 

Не нужно пытаться внести в платежный календарь вообще все расходы, какие у вас будут, у вас все равно не получится. Нужно внести хотя бы то, что вы точно знаете. И можно в уме приплюсосывать около 30% к этим расходам. 

Я еще в платежном календаре обычно закладываю поступления. Если я точно знаю, что я с этими клиентами работаю давно или недавние клиенты, но договоры включают от 3 месяцев и дольше, то я знаю точно, что такие-то поступления будут в такие-то даты. 

Где вести финучет?

Многие ведут в Excel. Я раньше не любил это решение, но потом покопался и понял, что Excel очень удобный. Правда у меня техника Apple, поэтому у меня там свои таблички, но в принципе это почти одно и то же. Также подойдут и гугл таблицы.

Есть приложения типа ДзенМани. По мне, это не очень удобно. Они вообще подходят для обывателя, который просто считает свои личные деньги. Я думал, что теоретически это можно прикрутить к агентству, но попользовался и понял, что мне неудобно. 

Еще вариант – платежные сервисы (ЮКасса). Здорово, потому что там можно быстренько выставить счет, и теоретически клиенту его удобно оплатить, хотя многи относятся к этому настороженно. Там можно сразу увидеть поступления, но аналитическая часть по финансам хромает. Часть придется считать вручную.

Банки. Я пользуюсь, если я хочу в моменте увидеть, как там у меня дела, есть все возможности для того, чтобы, как минимум, оценить ДДС. 

CRM. Здесь я имею в виду, что есть ряд CRM-систем, в которых уже заложена фин аналитика.

И последнее решение, которое я считаю, наверное, наиболее верным, оно позволяет экономить кучу времени, нервов и денег в некоторой степени – Финолог, ФинТабло. Я не так давно начал пользоваться ФинТабло, там есть двухнедельный пробный бесплатный доступ, можно все попробовать. Там есть все эти отчеты, стоит он недорого.

И еще одно напоминание: не отдавайте финотчет бухгалтеру!

Почему сразу я?

Многие задаются вопросом, зачем мне считать деньги и читать все эти отчеты, я лучше посажу человека за 3 тысячи в месяц, который будет мне читать раз в 2 недели эти отчеты. 

Во-первых, это только вам и надо. Ни один человек ни за 3, ни за 30, ни за 300 тысяч, который не находится у вас в штате и который не разбирается в ваших финансах, ему не надо будет с точностью до каждой копейки считать ваши деньги, не будет заинтересован в помощи достижения ваших целей. А если и заинтересован, то все равно сильно меньше, чем вы. 

Во-вторых, вы здесь управленец, а не копирайтер Лена. Я ярый сторонник того, что деньгами в агентстве должен управлять в первую очередь руководитель. Если руководителей несколько, то можно одному из них это дело поручить, но остальные все равно должны быть в курсе происходящего, желательно в деталях. Только вы сможете понять наиболее верное решение в плане денег и быстрее всех сможете оценить ситуацию по отчетам и финмодели. 

Чат-бот с шаблонами

По этому QR-коду есть 3 автоматизированных шаблона.

Для меня там достаточно внести пару значений в месяц, чтобы у меня все посчиталось само и правильно.