Автоматизация воронки продаж: позвольте вашим менеджерам наслаждаться продажами

Как автоматизация улучшает показатели бизнеса

По результатам исследований, проведенных институтом McKinsey, 31% задач в продажах можно автоматизировать. При внедрении автоматизации в рабочие процессы закрытие сделок ускоряется на 25%. Это очень хорошие результаты.

Автоматизация продаж

Если говорить в общем, то автоматизация продаж необходима нам для того, чтобы сократить все негативное, что есть в процессе. И, соответственно, увеличить (усилить) позитивное.

Негативное: расходы и неэффективность персонала

• Человеческий фактор (менеджер может что-то забыть, не догадаться, уйти на больничный, уволиться и т. п.). В такой момент очень важно, чтобы вся имеющаяся информация по сделке сохранилась, и ее смог подхватить кто-то другой.
• Несоблюдение сроков закрытия сделок. Из-за чего клиенты не хотят обращаться повторно.
• Недостаточная скорость и качество ответа клиенту. А нынешний тренд в мире бизнеса — это высокое качество сервиса. Клиенты хотят получать качественное обслуживание, даже если покупают простой товар по невысокой цене.
• Стоимость привлечения клиента, которую нам также позволяет посчитать автоматизация продаж.
• Кассовый разрыв.

Позитивное: выручка и эффективность персонала

• КПД менеджера по продажам.
• Количество завершенных сделок.
• Количество повторных продаж. Очень важно регулярно прорабатывать клиентскую базу.
• Конверсия на каждом этапе воронки продаж.
• Средний чек.
• Точность прогноза выручки.

Говоря простым языком, автоматизация — это некое условие, порождающее дальнейшее действие. В действительности же все немного сложнее. В автоматизации стандартно участвуют сразу несколько условий и реализуются несколько действий.

ТОП-5 автоматизаций

Автоматизация №1

Условие: потенциальный клиент (лид) оставил заявку на сайте. При этом обратная реакция отсутствует, заявка уходит в никуда.

А теперь рассмотрим автоматизацию по данному условию:

• создание новой сделки/контакта/организации в CRM-системе. Здесь сразу создаются три сущности;
• проверка на дубли. Вдруг этот клиент уже оставлял свою заявку;
• передача источника лида. Где именно данный лид оставил заявку. Например, на лендинге, в статье на стороннем ресурсе или в блоге. Для маркетолога очень важно получить эту информацию. Источник лида необходимо вести по каждой сделке без исключения;
• привязка сделки/контакта к конкретному менеджеру;
• отправка авто-ответа потенциальному клиенту на email (в обязательном порядке);
• создание задачи для менеджера «Звонок». Чтобы в нужное время он не забыл перезвонить клиенту;
• отправка сообщения менеджеру в Telegram.

Автоматизация №2

Условие: менеджер выиграл сделку.

Такая автоматизация окажется весьма полезной для работы с товарами или услугами с повторной продажей через определенный период времени. В нашем случае — 12 месяцев.

Это могут быть повторяющиеся услуги, предположим, продажа лицензий. Или товары, такие как линзы для глаз. В процессе часто делают несколько воронок (для первичной и повторной продаж).

Переходим к действиям по автоматизации, согласно нашему условию:

• создание новой сделки в воронке «Повторные продажи» со всеми данными, которые были изначально при первичной сделке (наименование организации, реквизиты, контактные лица, приобретенные ранее товары/услуги, стоимость, скидочные программы и т. п.);
• добавление 3-х задач для аккаунт-менеджера. С учетом повторной продажи через 12 месяцев, с клиентом необходимо связываться примерно раз в квартал. У него нужно уточнять, не требуются ли дополнительные товары/услуги, удовлетворен ли он своей первичной покупкой и т. п.;
• добавление задачи для менеджера «Связаться с клиентом за 2 недели до сделки».

Автоматизация №3

Условие: менеджер нажимает кнопку «Создать Договор и Приложение из шаблона». Здесь речь идет о том, что договора, приложения и другие документы имеют собственные шаблоны в CRM-системе.

Соответственно, менеджеру не составляет труда оформить документацию, сопровождающую сделку.

Действия по автоматизации:

• CRM-система генерирует Договор и Приложение со всеми данными по сделке (товары, цена, скидка);
• CRM-система также генерирует Договор и Приложение с полными данными клиента по организации (ИНН, КПП и другие реквизиты). Некоторые системы поддерживают интеграцию с сервисами по типу Da Data, которые подтягивают всю информацию в CRM по запросу;
• CRM-система генерирует ссылку на созданные документы с возможностью отслеживания просмотра. То есть менеджер отправляет клиенту Договор и Приложение на согласование, а также письмо со встроенной ссылкой. Как только клиент открывает ссылку, менеджеру приходит уведомление о данном действии.

Автоматизация №4

Задача: снять с менеджера рутинные задачи с помощью различного функционала.

Первое решение: функционал — «График доступности». Этот график подразумевает формирование для менеджера рабочего режима, в котором предусмотрены слоты для видеовстреч.

Свободные слоты формируются на основе:

• рабочего режима менеджера;
• синхронизации с задачами менеджера с пометкой «Занят»;

Ссылку на график доступности менеджер может отправить клиенту на email. После ознакомления с расписанием клиент выбирает подходящее для него время (особенно удобно, когда со стороны клиента выступают сразу несколько человек). Ну а менеджер, в свою очередь, получает уведомление и задачу.

Второе решение: функционал — интеграция с Zoom. Внутри CRM-системы можно сделать интеграцию с Zoom. Тогда, назначив видеозвонок и добавив участников (их email), можно быть уверенным, что им в автоматическом режиме уйдет готовое письмо с актуальной ссылкой на онлайн-встречу.

Очень удобный функционал. Чтобы запланировать встречу в CRM-системе, достаточно всего пары кликов. Все встречи одновременно создаются в CRM-системе и в Zoom.

Автоматизация №5

Условие: менеджер выиграл сделку.

Это кейс, когда необходимо передать проданную работу в другой отдел. Здесь мы сотрудничаем с компаниями, в которых есть проектные отделы работающие в соответствующих программах (например, Asana, Trello и т. п.).

Данная автоматизация предполагает следующие действия:

• создание проекта в других системах из предустановленного шаблона (Asana, Trello);
• постановка задачи в другой системе на конкретных сотрудников;
• и отправка email ответственному сотруднику.

Отчеты (дашборды/панель мониторинга) руководителя

Отчеты не совсем относятся к автоматизации, но без них работа менеджеров и самого руководителя попросту невозможна.

• CRM-системы позволяют нам настраивать отчеты по командам. То есть можно создать сразу несколько панелей мониторинга для разных групп сотрудников. Например, одна панель для маркетолога, другая для директора, третья для менеджера и т. п.
• На панель мониторинга можно сгенерировать ссылку, которая будет обновляться в режиме реального времени, что даст возможность получать действительно актуальную информацию.
• Отчеты можно формировать по добавленным полям данных.

Если внутри CRM-системы такой функционал недоступен, то отчеты мы делаем в  Power BI через интеграцию.

В панели мониторинга очень удобно смотреть:

• звонки за определенный день в конкретной воронке;
• отправленные письма за один день;
• источники поступления лидов;
• графики обработки лидов в зависимости от источника их поступления;
• прогноз выручки;
• те же самые данные за неделю и многое другое.

Кроме того, панель мониторинга позволяет ставить цели как по команде в целом, так и по конкретному сотруднику.

Выгоды автоматизации для руководителя

Для собственника и ТОП-менеджера:

• мониторинг текущей деятельности компании;
• хорошая аналитика. Ведь при наличии нужного объема данных можно принимать более качественные стратегические решения;
• безопасность хранения клиентской базы компании. Если речь идет о хранении базы в CRM-системе.

Для директора по маркетингу:

• сквозная аналитика для принятия решений об эффективности различных рекламных каналов. Настраиваем выигранные сделки в зависимости от источника лида и в разрезе работы по сотрудникам, чтобы понять кому с каким каналом удобнее работать;
• эффективный инструмент для реализации CRM-маркетинга;
• настройка программ лояльности с помощью email-рассылок.

Выгоды автоматизации для руководителя отдела продаж и менеджеров

Для руководителя отдела продаж:

• это в первую очередь контроль за качеством работы с клиентами на ежедневной основе (прохождения воронки);
• полный анализ данных для принятия оперативных решений;
• мониторинг загрузки менеджеров.

Для менеджера по продажам:

• планировщик рабочего времени с системой «напоминалок»;
• автоматизация рутинных/технических операций (постановка новых задач, отправка email);
• самоконтроль достижения личных целей и KPI отдела продаж. Своего рода — доска почета, по которой можно оценить собственную успешность и сравнить с результатами коллег.

Влияние автоматизации на бизнес-показатели

Автоматизация позволяет существенно сократить затраты, а именно:

• наблюдается повышение эффективности маркетинга;
• оптимизируется структура и численность отдела продаж;

Также при автоматизации увеличивается выручка. Ее рост происходит за счет:

• увеличения количества сделок на одного менеджера;
• активного роста конверсии на каждом этапе воронки продаж;
• значительного сокращения «забытых» клиентов.