Основы эффективного управления бизнесом

Рынок быстро меняется, и надо успевать идти с ним в ногу. Как открыть бизнес,  определиться со стратегией управления и что делать после успешного старта, рассказал нам Дмитрий Воронин — бизнес-психолог, предприниматель.

Делимся с вами экспертным мнением, которое мы вбирали во время интервью.

Основы управления бизнесом

Бизнес — это дело, которое направлено на системное получение прибыли.

Управление бизнесом — это процесс, который включает множество задач: от формулировки полезного действия и цели товара до контроля за оборотом финансов. 

Как эффективно управлять бизнесом?

Бизнес можно рассматривать как единый организм, в котором управление временем, техническими и человеческими ресурсами, финансами, идеями, учетами и отчетами работает и развивается сообща.

Существует бесконечное количество факторов, которые влияют на судьбу бизнеса. Основа его построения — реализация предпринимательских стремлений.

1. Аудит. Вначале нужно проанализировать рынок, клиента и его потребности, человеческие и технические стороны предприятия. Аудит — это база. Пытаться стартовать без анализа бесполезно. Если вы не понимаете четко или находитесь в иллюзии понимания того, что у вас есть для старта, то не факт, что вы придете туда, куда запланировали.
2. Планирование. Разрабатывать бизнес-план нужно только после аудита, иначе появляется риск выбора неверных направлений, которые не попадут ни в проблематику потребителя, ни в цели предприятия. Грамотное планирование экономит много часов работы.
   
3. Действие. Перевод планирования из мира бумаги в реальные действия.
   
4. Результат. За действием следует результат. На этом этапе надо ответить на следующие вопросы:
   Соответствует ли этот результат запланированному?
   Насколько соответствует?
   В чем заключается разница?
   Что привело к разнице?
   

Перечисленные четыре этапа цикличны. Цикл повторяется из раза в раз, чтобы фиксировать изменения: на рынке, в позиционировании товара, в потребностях покупателей и других аспектах. Изменения учитываются в обновленном бизнес-плане.

Что нужно знать начинающему предпринимателю

Волноваться по поводу запуска первого бизнеса — нормально. Успокоиться поможет качественное выполнение четырех этапов из предыдущего пункта, которые Дмитрий еще подкрепляет несколькими советами:

• Сформулируйте цель. Этот пункт — важная часть аудита. Некоторые предприниматели поступают так: «Я начну и посмотрю, куда пойдет бизнес». Не надо так. Цель должна иметь временные границы, быть четкой, реальной и отслеживаемой.
  
• Окружайте себя профессионалами. В круг общения должны входить люди, которыми вы хотите стать. Это сильно повысит шанс получения положительного результата. Но надо сохранять адекватность — окружить себя Ричардом Брэнсоном или Дональдом Трампом сразу не получится. Надо проанализировать первую ступень, сделать первый шаг, постепенно двигаться дальше.
• Прислушивайтесь к покупателям: получайте отзывы, анализируйте их, делайте выводы и действуйте на улучшение. Относитесь внимательно к советам и рекомендациям компетентных специалистов.
• Развивайтесь. Продолжайте узнавать больше о стратегиях ведения бизнеса, о стратегиях конкурентов. Рынок быстро меняется — за ним надо успевать, чтобы быть в топе. 
• Рискуйте, но в меру. Чем больше рисков брать, тем больших результатов можно достичь. Вопрос в готовности принимать эти риски. Надо оценить свои силы и ответить на вопросы:
  Смогу ли я справиться, или масштабы рисков для меня слишком велики?
  Умею ли я действовать в ситуации неопределенности?
  Что я буду делать в ситуации, когда все пошло не по плану?
  

Есть хорошее правило морской пехоты США: «В критической ситуации вы не подниметесь до уровня своих ожиданий, а упадете до уровня своей подготовки». 

Дмитрий Воронин, бизнес-психолог, предприниматель

Управление изменениями в организации

Любой бизнес после старта нуждается во внесении изменений в план. Необходимость в изменениях появляется после анализа результатов или просто в виде новой идеи, пришедшей в голову предпринимателю или его коллеге. 

У любого изменения тоже есть последовательный жизненный цикл, который оно должно пройти вне зависимости от масштаба:

1. Уточнение формулировки и разработка.
2. Планирование внедрения в бизнес.
3. Разработка сценариев с примерами.
4. Внедрение, наблюдение и поддержка.
5. Корректировка. 

После внедрения важно следить за эффективностью изменений, прислушиваться к комментариям сотрудников и аудитории.

Принятие управленческих решений

Обязательным элементом управленческой системы является принятие продуманных и аргументированных решений.

Существует несколько вариантов принятия управленческих решений:

• Авторитарный. Предприниматель самостоятельно решает все вопросы, которые могут как помочь бизнесу, так и навредить, ведь одна голова — хорошо, а весь или почти весь коллектив — просто прекрасно. Так обычно решаются незначительные вопросы низкой важности и высокой срочности.
• Совместное участие. Вопросы решаются всеми специалистами, вовлеченными в процесс. Зачастую данный метод используют, когда высоки риски. Чем больше человек задействовано, тем больше информации и идей. Подходит для обсуждения несрочных, но важных задач.
  
• Демократический. Используется большинство голосов в компании для решения несерьезных задач, но в установленные сроки.
  
• Консенсус. Подходит для решения важных задач в короткий срок. В обсуждении задействуются все заинтересованные отделы. 
  

Повышение качества обслуживания клиентов

Как шутит Дмитрий: «Предпринимателю надо знать клиента лучше, чем свою супругу». 

Понимать и знать клиента надо даже лучше, чем он сам знает себя. Так строятся воронки продаж: прогреваете потенциального покупателя, опережая его спрос своим предложением. Главное, не убежать далеко вперед — одной ступени предвосхищения желаний за раз будет достаточно, особенно со сложными продуктами.

Фокус на клиенте, знание его мыслей и желаний в связке с продуктом бизнеса — один из факторов успеха.

Дмитрий Воронин, бизнес-психолог, предприниматель

Минимальный уровень клиентоориентированности — быть на связи с потребителем, быстро реагировать, общаться вежливо и честно. Стоит продумать как можно больше сценариев беседы, чтобы предвосхитить возможные вопросы и заранее знать на них ответы.

Взаимодействие с клиентами

Очевидно, что клиент — центральный ориентир предпринимателя. Качество общения надо на чем-то базировать — должна быть создана основа непосредственного взаимодействия. Это средства и каналы доступа потребителя к бизнесу: услугам, продукции, информации.

Перечислим основные составляющие эффективной стратегии доступа к клиентам:

• Каналы. Омниканальность обслуживания через соцсети или сайт, по почте или по телефону, во время личных встреч. Важно помнить про взаимодействие вне рабочего времени: кто будет на связи с потребителем в выходные дни и после закрытия.
• Деление на сегменты. Метод прекрасно работает в крупных компаниях, где логическое сегментирование помогает найти к большей части аудитории подход с максимальными точками взаимодействия на базе их желаний и предпочтений.
• Распределение обязанностей. Надо продумать, какие специалисты и функционал нужны, как они будут контактировать с покупателем: техническая поддержка, обслуживание лично или по телефону, помощь при оформлении заказов, консультирование.
• Доступность и открытость. Стоит заранее решить, какая информация об услугах и компании будет размещаться и где, какую информацию нужно будет получить при общении с потребителем. 

Стратегии развития бизнеса

Основной стратегией развития бизнеса Дмитрий видит тестирование гипотез. На современном рынке каждый день становится переходным моментом: меняются люди, подходы, технологии. Крупные предприятия продолжают работать на моделях бизнеса 80-х и 90-х годов. Но это только пока. 

Создавая новой бизнес, точно не надо ориентироваться на старые механики.

Дмитрий Воронин, бизнес-психолог, предприниматель

У тестирования гипотез есть несколько путей:

• Интернет. Самая распространенная стратегия, которая позволяет из любой точки мира куда угодно демонстрировать товар при помощи описания, фото и видео, и отвечать на вопросы потребителей. 
• Реклама. Любой рекламный канал будет работать эффективнее, если бизнес настроит визуал, стиль и метод подачи информации специально для своей целевой аудитории.
• Телефонные звонки и личные встречи. Это прямые каналы связи с потребителями. Они позволят сразу ответить на вопросы потребителей, повернуть ход беседы в желаемое русло, прогреть покупателя до приобретения простого товара прямо здесь и сейчас.
• Контент-маркетинг. Компания рассказывает об опыте, стиле работы, преимуществах, детально говорит о продуктах и услугах через соцсети, видеозаписи и публикации статей.

Как разделяют бизнес-модели в зависимости от менталитета

Существует четыре модели построения и процесса работы бизнеса.

• Европейская: четкое распределение полномочий, жесткая структура управления. Основа мотивации работников: самореализация, карьерный рост и заработная плата. Вовлечение в процесс — личное желание сотрудника. Работники компетентны и стремятся увеличивать и улучшать свои знания для эффективной работы.
• Американская: индивидуальность и деньги. Деньги — главный мотиватор, а возможное продвижение по карьерной лестнице отходит на второй план. Готовы рисковать, если будет тот, кто ответит за получение отрицательных результатов. Бизнесменам приходится плотно заниматься развитием аналитических способностей для расчета вероятности провала или успеха. 
  
• Японская: коллективное обсуждение вопросов и коллективная ответственность. Сотрудника как единицы нет — он сразу «часть команды, часть корабля». Мотивация — работа на благо общества. Обязательное обучение хоть капле нового каждый день, постоянный рост человека как специалиста. Данный стиль ведения бизнеса практикует пожизненный найм — после окончания университета работник приходит в компанию, а если уходит, то уже на пенсию. 
  
• Арабская: личные характеристики работника. Мотивация —стремление сотрудника расширить свои полномочия. Частое использование личных каналов коммуникации при наборе коллектива. Жесткая иерархия по принципу пирамиды. 
  

При выборе стратегии надо в первую очередь ориентироваться, что логично, на ту страну, в которой и для которой стартует бизнес. Устройство и стиль ведения работы компании должны быть понятны и комфортны коллективу и потенциальным покупателям. 

Модели с точки зрения экономики

Единственно верной системы управления бизнесом не существует. Выбор формы управления станет очевиден после проведения аудита.

• Административно-хозяйственная. Компания как целый организм, где запустили процесс, наладили производство и сбыт и радуются жизни. Хорошо работает в бизнесе с товарами или услугами народного потребления.
• Проектная. Временные границы, старт и движение к поставленной цели. Подходит для проектов, например, для IT-компании или аутсорса.
• Продуктовая. Создание продукта, вывод его на рынок, анализ результатов и на их основе улучшение продукта. Компания выясняет потребности аудитории и оптимизирует процесс работы.

Модели с точки зрения управления коллективом и психологии

Стили управления коллективом зависят от пожеланий коллектива, если их примут во внимание, и предпочтений руководителя. 

• Делегирование. Передача выполнения функций начальства сотрудникам. Преподносится не просто в виде факта, а с четкой инструкцией.
• Минимизация вмешательства. Похоже на предыдущий пункт, но только с долей свободы в проявлении инициатив. Инструкции как ориентир остаются. 
• Результаты. Начальство делится желаемыми результатами с подчиненными, а они уже делают все, чтобы достичь этих ожиданий. Тут не сработает размытость — запланированные данные четкие и достижимые. 
• Анализ полярных ситуаций. Положительные и отрицательные ситуации, которые задают удобный диапазон эффективности, а не четкие задания на конкретные цифры.
• Процесс. Сотрудники четко поделены на отделы и могут даже не знать, как влияют на результат. 

Как научиться выстраивать модели управления бизнесом?

Выбрать конкретную стратегию, досконально изучить, четко придерживаться и эффективно развивать бизнес — это утопия, загнанная в рамки. В теории все звучит ясно и здорово, но на деле картина сложится иначе. Результат и процесс работы зависит от факторов, которые предвидеть невозможно. 

Управление рисками организации

В материале мы уже немного затрагивали тему рисков, но рассмотрим подробнее последовательность управления ими:

1. Определение рисков на основе аудита и классифицирование их по группам.
2. Расчет вероятности возникновения рисков и оценка возможного ущерба.
3. Разработка действий по предотвращению наступления рисков на этапе создания бизнес-плана. План устранения последствий рисков, которые не удалось предотвратить.

История с рисками тоже циклична. Необходим дальнейший контроль описанных рисков и фиксирование возникновения новых, выработка тактики их предотвращения. 

Куда расти после первого бизнеса?

Всегда есть пути самосовершенствования. Дмитрий согласен с мнением, что, если удался один проект, то удастся и другой.

Бизнес — это 20 % механики и 80 % личности. Запуск второго проекта — логичный шаг: взять другие механики, которые занимают 20 %, и довести до ума остальное своей личностью. Другой вопрос — вопрос развития. Если делать новый бизнес такого же уровня, что и предыдущий, то в этом прослеживается некая деградация: нет развития, потому что нет вызова. Да, это можно назвать стабильностью, но зачем бизнесмену такая стабильность? Что он под ней скрывает, чего боится? Почему он хочет быть настолько стабилен, что делает 100 одинаковых компаний? 
Следующий бизнес должен быть вызовом. Сделал бизнес на 1 млн долларов? Сделай на 10! И так далее по нарастающей. Тогда личность продолжает расти, сохраняется интерес и качество жизни. Заодно станет четко виден уровень предпринимателя как специалиста — хорошая история для аудита. 

Дмитрий Воронин, бизнес-психолог, предприниматель

Виды организационной структуры предприятия

Разновидности организационной структуры различаются взаимосвязями всех участников процесса управления.

Линейная

В каждом отделе один начальник, который подчиняется вышестоящему руководителю. Такая цепочка всегда с последовательными звеньями: генеральный директор не может донести информацию до мастера, обойдя его прямого начальника. 

Плюсы: 

• простота процесса;
• единая иерархическая система сверху вниз;
• оперативное принятие и реализация решений.

Минусы:

• обязательная осведомленность генеральным директором всего процесса работы.

Функциональная

Объединение специалистов одной сферы в структурные отделы. Маркетологи в маркетинговом отделе, специалисты по рекламе — в рекламном и так далее.

Плюсы:

• повышение качества принятия решений;
• разгрузка линейных руководителей.

Минусы:

• отсутствие горизонтальных связей;
• нет одного конкретного начальника;
• туманная ответственность.

Линейно-функциональная

Руководит и линейный начальник, и функциональный. Эффективна на производстве с выполнением повторяющихся мероприятий и процедур. 

Плюсы:

• разгрузка линейных руководителей;
• повышение качества принятия решений.

Минусы:

• бюрократизация управления;
• увеличение времени на обсуждение вопросов из-за большего числа согласований;
• туманная ответственность.

Матричная

Создание отделов для управлениям конкретными сферами деятельности. Параллельное создание проектов, где в один проект входит минимум один сотрудники из каждого отдела. Двойное подчинение: координатору проекта и руководителю организации. 

Плюсы:

• быстрое изменение структуры коллектива для результативных обсуждений вопросов;
• вовлечение всех отделов в единый процесс;
• повышение эффективности затрат ресурсов и труда.

Минусы:

• сложность координации;
• переквалификация из-за смены проектов.

Дивизиональная

Решает важные вопросы главное руководство, а подразделения наделены свободой действий.

Плюсы:

• учет особенностей, нужд и законов производства на разных территориях;
• быстрое реагирование на изменение рынка;
• много внимания конкретному продукту;
• удовлетворение потребностей аудитории, сформированной в узкие группы.

Минусы:

• бюрократизация;
• увеличение расходов на управление.

Комбинированная

Одновременное использование нескольких структур, перечисленных выше. Как полностью, так и при помощи компоновки элементов для повышения эффективности процесса.

Плюсы:

• подстраивание под особенности бизнеса;
• положительные моменты от каждой структуры.

В заключение

Управление бизнесом — сложный и многогранный процесс. Не обязательно становиться специалистом в каждой области, достаточно знать о каждой шестеренке главное, чтобы запустить механизм.

И нужно понимать, что бизнес — это продолжение личности. Если вы, как предприниматель, недовольны бизнесом, то это сигнал — что-то не так в вас самом. И надо в первую очередь менять что-то в себе, и только потом — в бизнесе.

Дмитрий Воронин, бизнес-психолог, предприниматель