Как навести порядок в управлении финансами в IT-компании

В этой статье вы узнаете, к чему может привести бардак в учете доходов / расходов в IT-компании, как по уму планировать и контролировать движение денег на счетах и как это сделать проще с помощью сервиса Seeneco.

Быстрый успех и неожиданный спад

Это история одного из наших клиентов, который пожелал остаться неизвестным. Условно назовем его Андрей.
 
В прошлом Андрей – программист-фрилансер.  Пару лет назад он нашел единомышленников и зарегистрировал ИП. Небольшая веб-студия в 5 человек. Брались за всё подряд: лендинги, интернет-магазины, веб-дизайн и т.д.
 
Первое время дело шло в гору: заказов было навалом – только успевали работать. Но точно также успевали и тратить заработанное. Андрей покупал навороченные компьютеры сотрудникам и дизайнерскую мебель в офис, проводил крутые корпоративы. В общем, не отказывал себе ни в чем и «баловал» своих сотрудников.
 
То, что много тратил – не самое страшное. Он ничего не считал и не планировал. Ну да, скромная табличка в Excel была – и на этом заканчивался «учет». Не было понимания, сколько каждый месяц нужно заработать и сколько из этого можно потратить на свои нужды (за вычетом аренды, налогов, заработной платы и других регулярных расходов).
 
О плане не было и речи. Да и зачем он нужен, если первое время денег было в избытке. Клиенты были, без проблем вносили 100% предоплату – и специалисты без дела не сидели. Жили по принципу: деньги в кассе есть, значит, можно их тратить. А иначе для чего их зарабатывать!
 
Андрей и его сотрудники были загружены работой. Даже мысли не было, что когда-нибудь всё закончится.
 
В следующие полгода количество заказов сократилось в два раза. Компания стала «проедать» запасы. Как назло, еще и текущие проекты начали затягиваться по срокам: не 2 месяца, как планировали, а четыре - пять.  
 
Однажды Андрей обнаружил, что не может полностью рассчитаться с сотрудниками по зарплатам.
 
Проблема даже не в том, что они тратили много. Проблема в том, что Андрей не знал, сколько можно потратить, чтобы бизнес выжил.

План продаж

С самого начала Андрей не понимал, кому, как и сколько продавать, чтобы бизнес оставался на плаву. Ориентировался только по тому, есть ли деньги на счете, прикидывал в уме зарплаты. А на остальное покупал всё, что хотел.
 
Поэтому и возникла такая ситуация, что средства с авансов потратили, а работу еще не сдали. Окончательный расчет при этом из-за бесконечных право откладывается. Вроде бы как заработали, но фактически денег нет. Это называется кассовый разрыв.
 
Очевидно, что бизнес, который построен на проектах, не может долго просуществовать без планирования. Нужно знать, сколько проектов завершить, чтобы покрыть все обязательные платежи и в идеале получить прибыль.
 
По совету знакомого фин. консультанта Андрей составил «план спасения»:
 
  • Разбил направления деятельности по доходности и срокам, и выделил те, что принесут «быстрые» деньги;
  • Доработал позиционирование студии, чтобы в ближайшее время делать упор на эти направления;
  • Спрогнозировал издержки и прибыль, составил план доходов / расходов.
 
Кроме того, команда начала работать с долгосрочными проектами по «спринтам». Это означает делить весь цикл на короткие этапы с оплатой за каждую часть.
 
Главный вывод: не полагаться на «авось», а четко считать каждую циферку, чтобы знать, сколько и на что можно потратить. Упростить дело смогли благодаря нашему сервису. Вот в чем он помогает Андрею с ведением учета прямо сейчас.

Анализ и учет

Следующий шаг – управление финансами компании. С ним видно и попроектную разбивку расходов / доходов, и в целом картину бизнеса.
 
Операции по расчетному счету автоматически подтягиваются с банка – вручную не надо ничего вводить. Наглядная выписка помогает легко ориентироваться в транзакциях, фильтр – найти поступление или выплату за пару минут.
 
* кликайте на скриншоты для увеличения изображения
 
Управление финансами – операции по расчетному счету
 
Платежи сразу сортируются по категориям. Их можно отнести к разным видам работ, а также создавать свои категории.
 
Таким образом, каждую выплату или поступление Андрей привязывает к статье: аренда офиса и выплата зарплаты относится к статье «Основная деятельность», поездка на встречу с клиентом в другой город – «Командировочные расходы» и т.д.
 
Здесь есть вся картина в графиках, которая позволяет принимать управленческие решения. Все финансы собраны в одном месте, и анализировать работу компании проще и удобнее.
 
Управление финансами – распределение платежей по категориям

Планирование и прогноз

Помимо контроля денежных потоков Андрей начал правильно планировать будущие выплаты и поступления. В этом ему помогает планирование операций по датам в календаре.
 
В Seeneco есть функционал платежного календаря. Красная точка на графике подсказывает, когда будет не хватать денег для проведения обязательных платежей, и какой именно суммы.
 
Это позволяет избежать кассового разрыва.
 
Управление финансами – планирование движения денежных средств
Управление финансами – кассовый разрыв
 
Теперь если на горизонте виден кассовый разрыв, Андрей предпринимает экстренные меры: ищет новые проекты на меньший срок и работает с дебиторской задолженностью. Он планирует работу вперед на 2-3 месяца – и этого хватает, чтобы заключить очередной договор вовремя, пока студия не ушла в минус.
 
Сервис собирает данные о регулярных платежах и просит внести ожидаемые поступления или расходы. Нужно указать день выдачи зарплаты, уплаты налогов, аренды, запланированные траты, а также даты получения оплаты от заказчиков. На основе такого календаря автоматически составляется график движения денег в компании.
 
Допустим, платежный календарь на ближайшие пару месяцев показывает, что 1-го числа нужно платить аренду, а деньги от клиентов приходят только 5-го. Можно либо перенести дату оплаты аренды, либо срочно передоговориться по расчету с заказчиками. Тогда к первому числу на руках окажется нужная сумма.
 
Еще вариант – проанализировать проекты, где оплата производится по факту готовности. Проверить, на каком этапе разработки находится команда, что осталось завершить, можно ли ускорить сдачу, если подключить дополнительных сотрудников.
 
С помощью этой подсказки можно регулировать поступление и расходование средств – перенести расчеты с контрагентами на другое время.

Резюме

Вот ключевые моменты:

1) Чтобы не оказаться в долговой яме, нужно знать НЕ сколько есть на счете свободных денег, а сколько можно потратить без ущерба для бизнеса;

2) Чтобы не было кассовых разрывов, нужен план продаж;

3) Сервис Seeneco автоматизирует управление финансами, так как все операции подтягиваются из банка, а платежи и поступления для удобства сортируются по категориям;

4) Платежный календарь подсказывает, когда может возникнуть кассовый разрыв и тем самым позволяет его избежать;

5) Сводный отчет по текущему состоянию компании показывает лишние расходы и помогает избавиться от того, что «съедает» деньги, но не приносит дохода.

 

Высоких вам продаж!

 

Наталья Вострикова

Автор материала – эксперт сервиса Seeneco Наталья Вострикова

Seeneco – сервис управленческого учета. Учет всех финансов бизнеса, консолидация, аналитика и планирование финансовых потоков.