Как ставить задачи так, чтобы они выполнялись: инструкция с примерами

В этой статье вы увидите, к чему приводят ошибки при постановке задач, как их избежать и как правильно ставить задачи.
 
Маркетолог Сергей Перевозчиков делится четкой инструкцией, которую разработал на основе личного опыта, опыта коллег, клиентов и партнеров.
 
Материал полезен в первую очередь удаленным специалистам – тем, кто ставит задачи и тем, кто их выполняет:
 
  • Руководителям;
  • Проект-менеджерам;
  • Маркетологам;
  • Линейным специалистам: копирайтерам, дизайнерам, разработчикам и т.д.
 
За 5 лет работы в интернет-маркетинге я ставил и выполнял приблизительно пару сотен задач. Далеко не все формулировались как следует. Последствия – всегда не из приятных.
 
Полгода назад местное digital-агентство поручило мне разработать прототип и контент для посадочной страницы о курсах для визажистов. Задачу поставили неправильно, что в итоге привело к недовольству клиента и удорожанию проекта – он обошелся агентству в жесткий минус. Не спасли даже вопросы, которыми я буквально заваливал проект-менеджера и клиента. 
 
Мы не будем рассматривать ситуации, когда выбрали неверного исполнителя (например, сотрудник другого отдела) или когда он не имеет достаточной компетенции. Предположим, что задачу поставили правильному человеку, чьи навыки позволяют её выполнять.

Неэффективные задачи

В них недостаточно информации для решения (при этом в обязанности специалиста не входит её добывание) и / или эта информация недостаточно конкретная.
 
Например:
 
- Сделай презентацию проекта для инвесторов в PDF.
 
- Встреться с клиентом и продай ему нашу услугу.
 
- Подготовь офис к приезду собственника.
 
Такие задачи можно разделить на два типа.
 
Тип 1 – непонятные задачи
 
Постановщик часто рассчитывает, будто достаточно сделать краткое описание, а об остальном исполнитель и сам догадается. Но обычно это не так. 
 
Недавно меня попросили подготовить предложение по контенту для сайта одной строительной компании. Задача состояла из 5 слов: «проанализировать сайт и выдвинуть предложение». Как видите, о том, что нужно предложение именно по наполнению, ни слова. А ведь сайт – это еще и SEO-составляющая, внешний вид + юзабилити, качество кода и т.д. Разумеется, я не понял, что из этого проанализировать и что предлагать. Пришлось задать вопросы, чтобы всё выяснить.
 
Одно дело, когда у исполнителя есть все необходимые данные и он задает вопросы не по делу. Совсем другое – когда этих данных нет. 
 
Как постановщик задачи я думаю, что и так всё понятно. Но в действительности я – единственный, кому это понятно. Информация, которой я обладаю, для меня само собой разумеющаяся, и я не всегда сознаю, что другие об этом понятия не имеют.
 
Исполнитель не должен догадываться, что от него ожидают, он должен сделать это максимально быстро и эффективно.
 
Тип 2 – неконкретные задачи
 
Представьте: заказчик обращается в брендинговое агентство за логотипом. Идеализируем цепочку взаимодействий: клиент описывает бизнес и пожелания → проект-менеджер ставит задачу → дизайнер выполняет работу.
 
На каждом этапе происходит общение, то есть обмен идеями. В упрощенном виде оно такое:
 
Менеджер общается с клиентом:
Клиент: Хочу красивый логотип.
Менеджер: ОК, понял. 
 
Менеджер ставит задачу дизайнеру:
Менеджер: Клиент хочет красивый логотип. 
Дизайнер: ОК, хорошо.
 
Можно подумать, что у всех троих одинаковые идеи по поводу будущего логотипа: 
 
Как ставить задачи – одинаковые идеи
 
Но по опыту, формулировку «красивый логотип» каждый понимает по-своему:
 
Как ставить задачи – разные понимания
 
А иногда и совсем по-своему:
 
Как ставить задачи – очень разные понимания
 
Нетрудно догадаться, что на выходе клиент получит не то, чего ожидал. 
 
Это очень утрированный пример, но сейчас главное объяснить механизм. Сложность в том, что люди могут думать, что поняли друг друга, хотя на самом деле нет.

Последствия неэффективных задач

Следующие проблемы опасны тем, что кажутся нормальной ситуацией. С каждой из них сталкивался лично.
 
  • Все тратят дополнительное время;
 
Человек ставит короткие непонятные задачи и думает, что экономит время. На самом деле как раз наоборот: ему зададут 10 вопросов, и это займет 10 минут у исполнителя, 20 – у проект-менеджера и 40 – у клиента.
 
  • Срываются сроки сдачи;
 
Проект состоит из нескольких последовательных задач, и чем дольше выполняется первая, тем позже начинаются остальные. В итоге проект приходится сдать позже. Конечно, можно сэкономить на качестве и сделать продукт своевременно, но вряд ли это мудрое решение.
 
  • Задерживаются оплаты от клиентов;
 
Это естественное следствие из предыдущей проблемы. Во всяком случае, для тех, кто оказывает услуги по пост-оплате (все деньги после сдачи продукта) или оплате частями. Позже сдали – позже и деньги.
 
  • Клиент недоволен результатом;
 
Обычно так бывает, когда исполнитель понял задачу по-своему и подготовил совсем не тот продукт, которого ожидал клиент. Всё это выливается либо в прекращение работы, либо в корректировки, а это дополнительные трудозатраты. 
 
Возможно, задачу поняли правильно, но неправильно сформулировали.
 
  • Сотрудники неэффективно расходуют внимание;
 
Один умный человек в своих работах, посвященных успеху, писал: «Я очень ленив. Я настолько ленив, что не делаю одну и ту же работу дважды!» 
 
Если мы дважды отвлекаемся на одно и то же, мы делаем двойную работу. Например, писать электронное письмо, потом ответить на звонок друга, а потом дописывать письмо. Дело не в самом перерыве, а в том, что после него нужно вновь переключать внимание на задачу. Если верить западным исследованиям, в среднем такое переключение занимает до 15 минут.
 
Представьте себе проект-менеджера, который поставил 10 задач. И целый день по каждой ему задают вопросы, которых могло и не быть, поставь он эти задачи как следует сразу же. На что он потратит весь рабочий день? На рутину, которой можно было избежать.
 
Коллеги, если у вас есть чем дополнить этот список – смело пишите в комментариях.

Алгоритм правильной постановки задачи

Итак, постановка любой задачи сводится к тому, чтобы исполнитель понял, что от него требуется. Не следует рассчитывать на то, что вас поймут, если вы поторопитесь и предоставите неконкретные и / или неполные данные.
 
Вспомнили картинку, где у клиента, проект-менеджера и дизайнера одна и та же лампочка в голове? Это и есть понимание. Для этого:
 
1) Четко поймите сами, что должно быть на выходе.
 
Не ставьте задачу до тех пор, пока сами не поймете, чего ждете от исполнителя. Иначе получится, как в примере с логотипом.
 
Допустим, вы работаете с клиентом по сайту. Заранее разберитесь, какой результат ему нужен. Опишите, как вы поняли, и спросите: «Всё верно?» Если да, можно ставить задачу, а если нет, разберитесь так, чтобы понимание было более полным.
 
2) Добудьте важную для исполнителя информацию (если это не его обязанность).
 
Дизайнеру нужны фотографии? Запросите их у клиента. Копирайтер требует бриф, а клиент всё откладывает его заполнение? Созвонитесь и заполните бриф с его слов. Это проще и быстрее, чем кажется. Поместите все файлы в отдельную папку в облаке и приложите ссылку к задаче.
 
Заранее предоставьте всю информацию, которая, как вы знаете, обычно требуется.
 
3) Кратко опишите предысторию с проблемой.
 
Многие считают это лишним, но это не так. Предыстория поможет специалисту лучше разобраться в ситуации и понять, что от него требуется. Кроме того, он может заметить, каких данных еще не хватает для выполнения задачи.
 
Пишите без ненужных деталей, по делу, указывайте нюансы, которые могут пригодиться. 
 
4) Опишите условия выполнения и требования к результату.
 
«Презентация в формате PDF из 11 слайдов» или «Текст, написанный в деловом стиле, объемом от 10 000 знаков с пробелами». Требования в виде маркированного списка помогут сотруднику после выполнения работы еще раз свериться с тем, всё ли необходимое он учел.
 
В книге Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей» один из пунктов гласит: «Начинайте, представляя конечную цель». Идея в том, что прежде чем делать что-то, важно понять, каким будет конечный результат. Иначе вы не узнаете, когда он достигнут, и рискуете не получить его вообще.
 
Не забывайте о правиле понимания – разные слова люди понимают по-разному исходя из своего опыта. Поэтому выбирайте универсальные формулировки.
 
5) Укажите, как будет использоваться продукт.
 
Это поможет избежать задержки со сдачей и дополнительной работы, если вы не указали какие-либо требования к конечному результату. Сразу опишите, что дальше будет с продуктом, чтобы сотрудник мог учесть это и «заточить» результат под дальнейшее использование.
 
Допустим, поставили задачу нарисовать дизайн презентации. Её будем отправлять по email, но дизайнер не знает об этом и делает файл весом 100 Мб. В итоге он не влезает в письмо из-за ограничения почтовой системы и рассылка не удается. Сперва презентацию нужно сжать, и сделать это может только дизайнер. В итоге вновь задержка сдачи и расход внимания всех участников.
 
Очевидно, сразу следовало прописать, что нужна максимально «легкая» презентация, которая будет корректно отображаться.
 
Дополнительно можете указать ответственного за следующий этап, чтобы исполнитель запросил у него требования.
 
6) Проверьте написанное еще раз и сократите то, что можно сократить.
 
Краткость – сестра таланта и мать эффективности. Посмотрите, что можно сократить, чтобы не нагружать мозг исполнителя ненужной информацией. Задачу важно описывать полно, но превращать в поэму не следует.
 
7) Попросите человека объяснить своими словами, что от него требуется.
 
Это может показаться лишним, но на практике этот шаг покажет, что человек действительно понял задачу. Заодно его объяснение поможет выявить, чего не хватает в формулировке.
 
Этот шаг также поможет вам понять, насколько развит ваш навык ставить понятные задачи.
 
8) Перед постановкой опишите в общих чертах и договоритесь о сроках.
 
Загруженному на неделю вперед сотруднику совсем не хочется ножа спину в виде задачи, которую «срочно сдаем на этой неделе, иначе каюк». Обговорите сроки сразу.

Пример

Сергей, для развития проекта нужно привлечь инвестиции. Подготовь, пожалуйста, презентацию для инвесторов. Задача – показать, почему следует инвестировать именно в наш проект и чем это выгодно. Вот тебе примеры, ориентируйся на них по последовательности и содержанию слайдов. Дополнительно почитай статью на YAGLA о том, как подготовить презентацию для бизнес-выступлений. И еще на эту тему была статья на Хабре, найди её сам, пожалуйста. 
 
На выходе жду текстовый файл объемом до 15 слайдов. Стиль текста – как в примерах, но без излишнего официоза. Презентацию будем отправлять потенциальным инвесторам в виде ссылки на файл в письме.
 
Дизайн будет делать Василий. Свяжись с ним сразу, чтобы он оценил время работы и подготовил дизайн к сроку.
 
Как видите, алгоритм простой. Не пожалейте времени на правильную задачу – и это время окупится вам во много раз. 
 
P.S. А какие приемы постановки эффективных задач знаете вы? Делитесь в комментариях!
 
Маркетолог Сергей Перевозчиков
 
Автор материала – Сергей Перевозчиков, маркетолог и блогер.
 
«Помогаю привлечь покупателей: разрабатываю прототипы и продающий контент сайтов, коммерческие предложения, презентации, маркетинг-киты».