Основные ошибки в расчете бизнес-экономики. Как их избежать?

Сегодня поговорим о необходимости комплексного подхода к ведению расчетов в digital-агентстве. Я расскажу об основных ошибках, которые допускают представители digital-объединений, а также о способах их исправления.

Я помогу вам раскрыть ошибки в расчетах и расскажу о последствиях, которые они за собой влекут. Коснемся схемы, позволяющей избежать ошибок. Познакомимся с декомпозицией «хочу х миллионов прибыли до зарплаты персонала».

Этапы развития агентства

Деятельность компании на каждом этапе отличается многоступенчатостью и сложностью. Ошибок в данном случае избежать трудно, но стремиться к этому необходимо. Сначала нужно определить, какую долю рынка занимает агентство, и какую цель перед собой ставит. Для начала рассмотрим этапы жизни агентства:

• Самозанятость. Собирается команда, стремящаяся увеличить продажи, трудится на энтузиазме, знакомится с инструментами digital-маркетинга, клиентов пока мало. Большинство агентств работает именно на этом этапе, часто в это время появляется желание расстаться с бизнесом, продать его. На деле оказывается, что покупать нечего, потому что делается, что интересно, но не делается то, что нужно. Существует маленький процент клиентов, за которых держатся, боясь потерять небольшую прибыль от них.

• Игра в бизнес. В команде появляются руководители, старающиеся избежать нервных ситуаций и получить больше прибыли. Именно она, а не финансовый оборот, является основной движущей силой компании на этом этапе. Сотрудники постепенно выходят на правильный путь развития digital-агентства. Оборот на этой стадии может составлять от 1 до 3 млн в месяц.

• Бизнес. Понимание того, как нужно строить экономику агентства. Появляется желание расти, учредители постепенно перекладывают с себя ответственность за все происходящее на персонал. Могут больше отдыхать, углубляясь в темы развития бизнеса. На этом этапе необходимо наладить финансовый учет, который станет основой бизнес-процессов, происходящих в digital-агентствах.

Как правило, налаживание расчетов бизнес-экономики игнорируется по двум причинам. Первая — новое дело не всегда понятно, к нему сложно подступиться, вторая — расчет на то, что и без дополнительной опции компания сможет эффективно работать и приносить учредителям прибыль.

Без налаживания расчетов агентство не сможет развиваться, надо с чего-то начинать. Я рекомендую начать с внесения данных в таблицу Excel, именно эта программа дает возможность наглядно структурировать сведения о работе фирмы и ее финансовом состоянии. Таблица поможет постоянно отслеживать финансовое состояние предприятия, не отвлекаясь от общения с клиентами и других дел.

Ошибки в бизнес-расчетах

• Поверхностное отношение к делу, цветные таблицы Exсel. Лучший индикатор финансового учета — черно-белые таблицы, в них ничего не отвлекает от цифр. Хороший учет автоматизирован, не может работать с цветами, именно поэтому нужно остановиться на черно-белом оформлении таблиц. Если учет автоматизирован, то представители digital-агентств без задержек получают информацию о том, что пора брать деньги с клиента, а также о том, что имеется дебиторская задолженность.

• Отсутствие целостности учета. Часто бывает, что ведется учет только тех данных, которые понятны, на деле необходимо учитывать все показатели, тогда появится полная картина финансового состояния предприятия. Для структурирования учетных операций создают поля категории расходов, здесь указывают тип расходов, к примеру, «личные расходы», их обязательно нужно учитывать. Данные в Excel должны совпадать с данными бухгалтерии. Если они идентичны, это признак эффективной работы фирмы, если не совпадают, придется потратить много времени на поиск ошибок.

• Хаотичный сбор сведений. Так поступать нельзя, рекомендую постоянно их отслеживать, периодически проводить ревизию. Данные должны быть в удобном виде, к примеру, учитывается оборот средств за месяц или за неделю.

• Учет не под рукой. Если данные неверно классифицируются и не находятся в быстром доступе, то представитель агентства оперирует случайными цифрами, которые отличаются от реальных. Это приводит к еще большей путанице в расчетах. Правильный учет покажет, например, сколько времени фирма работает с клиентом. Навскидку кажется, что сотрудничество с клиентом продолжается пару лет, а по финансовой документации видно, что сотрудничество продолжалось всего три месяца. Учет делается для внутреннего пользования, поэтому сведения должны быть честными. Они показывают реальную, не всегда привлекательную картину состояния вашего бизнеса.

• Путаница между разными методами — кассовым и начислений. Это два классических подхода, эффективность которых одинакова. Главное, применять только одну методику, не путать их. Метод начислений предполагает начисления в момент оказания услуги. Допустим, клиент обратился за услугой в ноябре, но деньги придут только в декабре. В этом случае деньги по методике начислений относят к ноябрю. Этот подход достаточно сложен и не применяется в небольших агентствах. Чаще используется кассовый метод. К примеру, зарплата, выплаченная сотрудникам за ноябрь, относится и учитывается в расходах за декабрь. В этом случае путаницу можно исключить, так как проще учитывать физическое получение денег digital-агентством или работником. Расходы совпадают с данными по банку, учет становится целостным и прозрачным.

Главные документы учета

Основные бухгалтерские документы помогают вести учет профессионально, не упускать детали:

• Движение денежных средств (ДДС). Необходимо записывать абсолютно все деньги, которые проходят через компанию. Считают по банк-клиенту, кассе, учитывая все типы расчетов, в том числе в криптовалюте, наличными, долговыми расписками и т.п.

• Profit/Loss, прибыль и убытки. Считается по формуле «вся выручка минус расходы».

• Баланс подразумевает, кому и сколько должна компания, и где в данный момент находятся деньги. С расширением компании появляется много опций, их нужно учитывать в балансе. К примеру, невыплаченные дивиденды акционерам, кредиторская задолженность и т.п.

Комплексный подход с учетом этих документов позволяет строить планы. К примеру, рассчитывать, сколько денег уйдет на рекламу и иные нужды.

Balanced Scorecard и декомпозиция целей

Схема Balanced Scorecard построена на наличии финансовых целей. Например, компания планирует достичь определенных оборота и прибыли за четкий период — год, три года и т.д. В схеме учитывается суть услуги и способы привлечения клиентов, тип деятельности сотрудников и технологии их работы — «руками» или с использованием операционных средств, а также подрядных организаций.

Необходимо создать декомпозицию целей, которая является одной из составляющих масштабной деятельности агентства наряду с финансовым учетом и конечным продуктом. Декомпозиция — это разделение единого целого на части. В этом случае учет подразделяется на несколько целей — выручка, расходы, прибыль, маржинальность. Эти цели являются KPI собственника. К примеру, целевой оборот в 10 млн разделяется на всех клиентов, учитываются личная прибыль, маржинальность, расходные и доходные статьи. Принимается во внимание зарплата директора и остальных сотрудников.

Построение процессов в экономике бизнеса

Для эффективной деятельности бизнеса принимаются во внимание следующие показатели:

• Количество проектов в работе с расчетом продуктов, которые нужно продать и достичь прибыли. К примеру, у нас есть продукт стоимостью 100 тыс. руб., для достижения цифры 1 млн необходимо продать 10 продуктов.
• Средний чек, берущийся из статистики предприятия. Здесь важно не брать в расчет цифру, которая нравится, а провести точные расчеты.
• Количество регулярных проектов, переходящих из месяца в месяц. Если их мало, то агентству приходится постоянно рассматривать нестандартные ситуации и заниматься поиском клиентов. Необходимо периодически просчитывать сумму регулярных проектов.
• План расходов подразумевает разделение средств на различные нужды.
• Прогноз по прибыли — важный тип расчетов, необходимо рассчитывать, какую прибыль digital-агентство может получить в разные периоды времени.

Особенности учета работы персонала

Важно вести учет деятельности сотрудников. В этом случае опять поможет таблица, в которой указаны имена сотрудников, их специальность, норма работы по факту и степень загруженности. Здесь же учитывают потенциал продаж и средний чек по услуге. Я рекомендую рассчитывать работоспособность сотрудника исходя из 30 часов в неделю, остальное время обычно уходит на обеды, беседы, перекуры, конфликты и обсуждение проблем.

Важно: качество труда специалиста зависит от времени, которое он может уделять проекту. Полезно ставить трекеры, они будут сигнализировать о работе и отдыхе сотрудников. Многие при расчетах делают ошибку, когда берут за эталон уровень своей квалификации. На деле у всех работников агентства разная степень квалификации, значит, им требуется разное время на выполнение проекта.

Что считать в продажах?

Считать нужно следующие показатели:

• количество лидов;
• число кваллидов;
• уровень продаж;
• процент продаж;
• цель продаж;
• дефицит продаж;
• потенциал проектов.

Последний пункт очень важен, если цель дальнейшей работы ясна и понятно, каким будет взаимодействие с каждым клиентом. Таким образом digital-агентства добиваются успехов, выходят на новый уровень.

Без расчетов и учета рабочего времени можно пропустить хороших клиентов и упустить прибыль. В агентстве предпочтительна двухуровневая система, когда есть менеджер, который, как первый уровень, инициирует работу второго уровня — непосредственного исполнителя задачи.