Как делегировать и не оплошать: 5 основных ошибок и как их избежать

У каждого специалиста наступает момент, когда придавило задачами. Старые не успеваешь решить, как наваливаются новые. Эта статья для предпринимателей, фрилансеров, руководителей. Для всех, кто уже пробовал делегировать задачи, но по каким-то причинам вышло плохо. Или для тех, кто только задумывается и не хочет ошибиться. В статье рассказываем о пяти основных ошибках в делегировании.

Стоит ли делегировать задачу

Что точно стоит делегировать, так это рутинную работу и сложные задачи, с которыми лучше справятся другие. Руководитель не обязан быть профи во всех сферах. Лучше поручить сложный случай сотруднику с опытом. 

Разобраться, какие дела рутинные, а какие нет, поможет Матрица Эйзенхауэра. Это методика распределения задач по срочности и важности. Сначала выпишите все задачи. Потом разделите по видам. В матрице 4 вида задач: 

1. Важные срочные — сделать прямо сейчас — выполняйте их самостоятельно или поручите проверенным сотрудникам. 
2. Важные несрочные — основные полезные задачи — делегируйте, только если это возможно.
3. Неважные несрочные — трата времени — вычеркните их или делегируйте другим.
4. Неважные срочные — рутинная работа — отдайте подчинённым.

Существуют задачи, делегировать которые не рекомендуется

• Они напрямую влияют на развитие бизнеса (например, собеседование с кандидатом на руководящую должность).
• Они связаны с разработкой долгосрочных стратегий (например, составить план улучшения работы подразделения).
• Они связаны с мотивацией персонала (например, решение о стоимости работ).

Ошибка №1. Давать слишком простые задачи

Случается, что из-за недоверия или страха, руководители дают сотрудникам только мелкие поручения. Это не только не помогает бизнесу, но и ухудшает климат в коллективе. 

• загруженность руководителя никуда не исчезла;
• работники не чувствуют своего вклада в дело и чаще увольняются. А вам нанимать новых.

Как избежать

Делегирование — основной источник экономии времени для руководителя. Отдайте несколько средних задач опытным работникам. Не вмешивайтесь и посмотрите, как они выполнят их. Скорее всего, справятся. Если нет — обучите. Возможно, на стажировке вы тоже доверяли им решать лишь простые задачки. 

Ошибка №2. Переделывать работу за подчинёнными

Задача руководителя — организовать рабочие процессы. И худшее, что можно сделать — тащить всю работу на себе. Вы тратите время не на свои обязанности. Налаживайте процессы в бизнесе, расширяйтесь, решайте задачи по выполнению целей компании. А работу, которую можно отдать подчинённым — делегируйте.

Как избежать

1. Поймите. Ваши сотрудники наняты для работы, и их навыков достаточно.
2. Запомните. Ваша основная работа — управление подчинёнными и развитие бизнеса.
3. Пройдите тренинги и прочитайте книги по постановке задач. 

Ошибка №3. Гиперконтроль

Это чрезмерное контролирование всех процессов вокруг из-за страха, что что-то пойдёт не так. Например, директор по маркетингу поручил сделать дизайн баннера и после этого раз в два часа проверяет, что сделал дизайнер. Так руководитель отнимает время и у себя, и у подчинённого. А также подрывает доверие сотрудников. Такие ситуации приведут к выгоранию руководителя и текучке кадров.

Как избежать

Сразу обговаривайте с сотрудником, на каких этапах и когда будут проверки. Фиксируйте эти договорённости и следуйте им. Продолжаем наш пример с дизайном баннера: вы проверите черновик через 2 дня и внесёте правки, а через 5 дней проверите итоговый вариант.

Ошибка №4. Не объяснять задачу

Основная часть проблем от недопонимания. Чтобы получить нужный результат, объясните задачу сотруднику и убедитесь, что он её понял. 

Пример, как делать не нужно: поставить задачу по созданию нового лендинга и надеяться, что сотрудник сам изучит сайт компании, найдёт контакты маркетолога и сам разберётся, что вам нужно. Тут результат получится так себе.

Как избежать

• Прописывать цель работы, какой результат вы ждёте. 
• Прикрепить старые варианты решения (это относится к сайтам, приложениям, всем задачам, что уже решались до этого). 
• Указать срок сдачи и этапы проверок.
• Упомянуть важные моменты. Например, на ты или на вы обращаться в тексте лендинга. 
• Всегда спрашивать: «всё ли понятно», «удобен ли срок», «какой информации не хватает».

Ошибка №5. Перегружать задачами

Подчинённые часто не говорят, что работы слишком много. Они соглашаются на задачи, раз их нужно сделать. Руководитель добавляет ещё парочку. Здесь риск не заметить начало выгорания и потерять сотрудника. 

Как избежать

Знать всё невозможно. Спрашивайте у подчинённых, могут ли они взять задачи в работу. Комфортно ли им с такой загруженностью. Может оказаться, что у кого-то, наоборот, слишком мало работы, и он не против взять больше обязанностей. 

Таск-менеджер — помощник для контроля задач

Держать все задачи и поручения в голове сложно, да и опасно. Что-то да забудется или возникнут конфликты из-за недопонимания. Чтобы упростить руководителям делегирование задач, придумано множество инструментов. Например, можно использовать таск-менеджеры. 

ЛидерТаск

Сервис для планирования и работы в команде. Из функций есть поручение и контроль задач, совместная работа, объединение сотрудников в отделы, интеллектуальный поиск, офлайн-режим, повторяющиеся задачи и канбан. Подойдёт фрилансерам, менеджерам, руководителям небольших команд.

Shtab

Хороший сервис для маленьких проектов. Из функций: трекинг времени, чтобы считать почасовую оплату, отслеживание задач, ведение несколько проектов, хранение файлов. Подойдёт фрилансерам, менеджерам, средним и большим организациям. 

Kaiten

Таск-менеджер с гибкими настройками рабочего пространства и редактором документов. Из функций: 11 видов отчётов, учёт времени, много вариантов просмотра задач, добавление деталей в задачи, хранение документов. Лучше всего подойдёт крупным компаниям.