Структура агентства. Кто за что отвечает?

Весной 2022 года я понял, что готов создать команду своей мечты. Таким образом, я уже во второй раз открыл агентство NEXTGEN MEDIA.

Первый опыт у меня был в 2019 году, тогда мы работали с офлайн-бизнесом и, к сожалению, ничего толкового не вышло. Но все равно это хороший опыт, я многое попробовал, понял, что у меня получается, а что нет. После этого я фрилансил и искал возможность устроиться в крупное агентство, посмотреть, как там работают специалисты,  поработать в команде, понять ее устройство.

Сейчас мое агентство приводит трафик для онлайн-школ, с  офлайном мы не работаем, в перспективе, думаю, будет работать с разными банками, товаркой и т.д. Мы работаем с оплатой по факту, то есть берем процент с освоенного бюджета. Соответственно, основная наша метрика – освоенный бюджет.

Думаю, что многих коснулись изменения в начале прошлого года, мы потеряли один из основных источников трафика, в частности для инфо-бизнеса. Нам нужно было как-то решать эту проблему, переориентироваться. К счастью, мы сделали это достаточно эффективно, быстро и получили результат.

Форматы разделения труда в трафик-командах

На своем опыте я выделил два противоположных варианта.

Вертикальный

Расскажу на примере профессии таргетолога. Его работу можно разделить на несколько составляющих: анализ аудитории и поиск целевой аудитории, генерация креативов, написание текстов, создание объявлений, мониторинг и аналитика.

Есть команды, в которых эту работу выполняют 4-5 человек в одном проекте. И все это контролирует старший таргетолог.

Горизонтальный

Возьмем тот же пример. Но тут таргетолог уже берет на себя все, кроме написания текстов. В этом плане он полностью самоорганизован.

Здесь, как правило, есть руководитель, он более опытный. Это человек, который может направлять, подсказать что-то и инициировать брейнштормы.

Я работал с каждым из вышеуказанных форматов, и у каждого есть свои плюсы и минусы.

Плюсы вертикального:

• Оплата обычно фиксированная, это значит дешевле, чем платить % от бюджета.

• Сотрудники как в офисе, они не склонны к риску и частой смене работы, возможно, останутся с вами надолго.

Среди минусов можно выделить следующие:

• Низкая мотивация и самоорганизация.

• Низкий уровень ответственности.

• Высокая нагрузка на руководство, в том числе на владельца агентства.

Теперь расскажу про горизонтальную структуру. Ее преимущества:

• Высокий уровень ответственности, способность самостоятельно принимать решения.

• Высокий уровень мотивации и самоорганизации.

• Низкая нагрузка на руководство.

Среди недостатков:

• Оплата флекс (%), специалисты могут быть в 2-4 раза дороже, чем простые помощники. Кстати, в вертикальной структуре команда специалистов – это, скорее, команда помощников, которые решают свои индивидуальные задачи.

• Сотрудники, по сути, это лидеры, которые способны в любой момент уйти и создать свою команду. Необходимо это понимать и быть к этому готовым.

Что из этого больше всего подходит – решаете только вы.

Мы для себя выбрали горизонтальный формат, потому что он позволяет:

• Расти быстрее.

• Работать с более крупными клиентами.

• Не выгорать, работая с новичками.

Но на некоторые должности, разумеется, мы берем специалистов с фиксированной оплатой и с вертикальной структурой.

Схема устройства моего агентства

Я покажу на примере, как у нас все устроено. Может, кому-то будет интересно и кто-то что-то позаимствует для себя.

Я сейчас выполняю роль директора, отвечаю как за производственный, так и за маркетинговый и финансовый отдел.

В производственном отделе у нас 4 подотдела по каждому из каналов трафика – это маркетплатформа Вконтакте, таргет Вконтакте, посевы в Телеграме и Рекламная сеть Яндекса (РСЯ). В каждом из отделов внутри есть руководитель, и практически у каждого руководителя уже есть специалисты в команде – это рядовые таргетологи. В разработке у нас также есть отделы по Тик-Току, Май Таргету, Одноклассникам и менеджеры по работе с блогерами.

Что касается отдела маркетинга, сюда входит SMM и дизайн.

Мы не всех специалистов берем в команду, некоторые задачи мы делегируем. На аутсорсе у меня бухгалтерия, юрист и копирайтеры. Сейчас у нас порядка 15 копирайтеров, всех мы, конечно, в команду взять не можем, но в перспективе думаем, что начнет выстраивать свой отдел копирайтинга.

Сейчас я покажу всю ту же схему, но с добавлением клиента. У нас есть еще очень важный специалист – проджект-менеджер. Он осуществляет связь между клиентом и производственным отделом. Сотрудник передает брифы, какие-то задачи, прорабатывает все моменты с бюджетом, осуществляет контроль расходов и решает много других мелких задач. Я считаю, что без него в агентстве невозможно работать, это супер специалист, который является связующим звеном, у него достаточно большая нагрузка, и здесь нужен очень ответственный человек, я очень рад, что мы нашли такого.

В будущем у нас будет несколько проджект-менеджеров, имейте в виду, что это специалист просто необходим.

Третья схема – это мой дальнейший рост, я планирую нанять директора в ближайшие месяцы. Он будет управлять производственным отделом, аутсорсом. А я перейду в область финансов и планирования и буду управлять маркетингом – привлекать новых клиентов.

Основной момент, который позволяет работать по такой схеме – это лидеры-эксперты на ключевых местах. Команда будет расти только при том условии, когда в ней есть сильные эксперты, способные брать ответственность на себя.

Степень ответственности и мотивация каждого специалиста

У нас все члены производственного подразделения работают исключительно за % от бюджета. Это позволяет им расти в эффективности и доходе. При этом каждый специалист отвечает за результаты своей работы и за слив бюджета, если такое происходит. Благо, у нас пока такого не было, но все должны понимать эту ответственность.

Руководители отвечают за результат своего направления, я отвечаю за результат рекламных кампаний уже перед клиентом.

Подрядчики и аутсорс

Помимо внутренней команды мы отдаем на аутсорс ряд задач:

• Написание текстов. Сейчас у нас есть 15 копирайтеров, и их количество постоянно растет.

• Бухгалтерские услуги. Наш бухгалтер производит все расчеты и берет на себя работу с налоговой частью.

• Юридические услуги – договоры с клиентами, специалистами.

• Рекрутинг. Сотрудника мы наняли совсем недавно, он занимается подбором кадров. В будущем мы возьмем в команду полноценного HR-специалиста, который будет не только искать новых сотрудников, но и заниматься их адаптацией и введением в работу.

Это намного дешевле, чем держать в штате специалистов из каждого направления.

Ценности, позволяющие достигать высоких результатов

Что помогает мне достичь хороших результатов:

• Отрытые, экологичные, долгосрочные отношения в команде. Все специалисты равны, все такие же, как и я – бывшие фрилансеры, все они, безусловно, лидеры. Выстраивать с ними отношения «босс – подчиненный» я изначально не планировал, соответственно, мы все общаемся на равных, и это очень круто. Отчасти – это горизонтальная структура управления бизнесом. Благодаря этому каждый сотрудник может мне высказать то, что ему не нравится, сказать, что где-то нагрузка на него выше, чем было заранее оговорено, и мы всегда ищем компромисс.

• Свободный гибкий график, все работают на удаленке. Это классный опыт выстраивания бизнеса без офиса.

• Высокая оплата труда. Специалист получают хорошо зарплату – от 90 000 и выше, при этом сумма постоянно растет.

• Фокус на результат.

• Выстраивание системного бизнеса. Я считаю, что мы уже перешли из разряда стартапа, потому что у нас есть рабочая система,  которая прогнозируется и приносит деньги, она растет. Я делаю большой упор именно на систему, прохожу разные обучения.

2 ключевые проблемы бизнеса

Думаю, многие, у кого уже есть бизнес, сталкивались с таким:

• Нет заказов.

• Есть заказы, но нет рук.

Если вы готовы к созданию агентства или оно у вас уже есть, то, скорее всего, на данном этапе первая проблема уже должна быть частично решена. Но не стоит питать иллюзии, на самом деле, обе проблемы цикличны и меняют друг друга по ходу роста.

У нас тоже так постоянно бывало. Мы взяли клиентов, клиенты нам наращивают бюджет, и нам не хватает специалистов, чтобы его освоить полностью. Мы срочно бежим искать новых специалистов, находим, обучаем. Потом штат раздувается, проектов не хватает, мы набираем еще новые проекты или увеличиваем бюджеты, и потом нам нужно снова искать специалистов. Это такой цикл роста.

Отсюда появляется логичный вопрос «Что делать на данном этапе, когда заказы есть, а специалистов не хватает?» Если придерживаться нашей горизонтальной концепции, мы привлекаем в команду именно лидеров.

Что сработало у меня, для того чтобы находить таких людей и мотивировать их вступить в свою команду:

• Чаты с коллегами. Я всем рекомендую использовать данный способ – вступайте в чаты и проявляйте там активность. Понимаю, что чаты бывают разные: где-то более сплоченные, с приятной атмосферой, видно, что люди ценят друг друга. А есть совсем другие, где больше рекламы, спама и т.д. В хороших чатах можно найти себе людей в команду, так я нашел двух крутых специалистов, которые у нас сейчас являются руководителями двух отделов.

• Таргет на свою экспертность. Этот метод тоже помог найти двух сотрудников в команду, я тогда размещал тизерную рекламу о том, что я даю консультации, попал в то время, когда специалисты запрещенной социальной сети были обескуражены и им нужно было переориентироваться на Вконтакте. Это сработало, я дал консультацию, с тех пор мы работаем с 2 специалистами уже почти год и получаем очень крутые результаты.

• Коллеги по проектам. Один крутой специалист, руководитель в нашей команде, был со мной знаком еще два года назад, мы работали над одним проектом. Я вел трафик через ВК, он – через запрещенную в России социальную сеть. Мы познакомились, пообщались, спустя несколько лет он мне написал, я видел, что у человека сложная ситуация, но понимал, что у него есть огромный потенциал, поэтому предложил поработать вместе. Сейчас у нас вместе с ним огромная команда и большие перспективы.

• Рекомендации. Я выкладываю пост, например, ВК, пищу, что ищу нового члена команды на определенную должность. Мне рекомендуют друзья и подписчики, и это тоже круто работает, особенно у тех, у кого есть прокачанный блог.

Это те способы, которые мне помогают. Есть и другие, коллеги, например, советуют просто запускать таргет на сообщества специалистов, которые нужны, в объявлении писать текст вакансии.

Как понять, что перед вами эксперт? Необходимо создать воронку найма с 3 этапами:

• Анкета.

• Собеседование.

• Стажировка.

У меня есть прикольная анкета, которая позволяет мне отсеивать более 95% мусорных резюме. Если у вас нет анкеты, можете написать мне ВК, я с радостью поделюсь своей. Ее можно частично адаптировать под любую вакансию и использовать в своих целях.

Ответы на вопросы

– Сталкивались ли вы на каком-то этапе построения агентства с проблемой текучки кадров. Если да, как вы с этим работали? Если нет, какое вы видите решение? Что должен делать руководитель?

– У меня были моменты, когда я начинал делегировать, но тогда еще агентства не было. Я привлекал разных специалистов, по какой-то причине мы не срабатывались. Я не могу сказать, что это проблема. Я считаю, что, во-первых, я получал опыт, понимал, какой человек мне подходит, с кем мы можем сработаться. Поэтому это просто рабочий процесс – когда мы берем человека и работаем с ним, например, 3 дня, неделю, месяц, потом понимаем, подходим мы друг другу или нет, сходятся ли у нас ценности. Соответственно, во втором случае здесь нет ничего страшного, просто расходимся. Как правило, мы на уровне анкеты или собеседования уже фильтруем огромное количество людей, с которыми мы не сработаемся. Остается 3-5%, с которыми мы уже работаем. Если посмотреть по статистике, где-то 70% человек у нас укрепилось в команде, только процентов 30 отсеяли или не сработались с ними.