Для агентств
Редакция Yagla
Как навести порядок в управлении финансами в IT-компании
Статья
В этой статье вы узнаете, к чему может привести бардак в учете доходов / расходов в IT-компании, как по уму планировать и контролировать движение денег на счетах и как это сделать проще с помощью сервиса Seeneco.
Быстрый успех и неожиданный спад
Это история одного из наших клиентов, который пожелал остаться неизвестным. Условно назовем его Андрей.
В прошлом Андрей – программист-фрилансер. Пару лет назад он нашел единомышленников и зарегистрировал ИП. Небольшая веб-студия в 5 человек. Брались за всё подряд: лендинги, интернет-магазины, веб-дизайн и т.д.
Первое время дело шло в гору: заказов было навалом – только успевали работать. Но точно также успевали и тратить заработанное. Андрей покупал навороченные компьютеры сотрудникам и дизайнерскую мебель в офис, проводил крутые корпоративы. В общем, не отказывал себе ни в чем и «баловал» своих сотрудников.
То, что много тратил – не самое страшное. Он ничего не считал и не планировал. Ну да, скромная табличка в Excel была – и на этом заканчивался «учет». Не было понимания, сколько каждый месяц нужно заработать и сколько из этого можно потратить на свои нужды (за вычетом аренды, налогов, заработной платы и других регулярных расходов).
О плане не было и речи. Да и зачем он нужен, если первое время денег было в избытке. Клиенты были, без проблем вносили 100% предоплату – и специалисты без дела не сидели. Жили по принципу: деньги в кассе есть, значит, можно их тратить. А иначе для чего их зарабатывать!
Андрей и его сотрудники были загружены работой. Даже мысли не было, что когда-нибудь всё закончится.
В следующие полгода количество заказов сократилось в два раза. Компания стала «проедать» запасы. Как назло, еще и текущие проекты начали затягиваться по срокам: не 2 месяца, как планировали, а четыре - пять.
Однажды Андрей обнаружил, что не может полностью рассчитаться с сотрудниками по зарплатам.
Проблема даже не в том, что они тратили много. Проблема в том, что Андрей не знал, сколько можно потратить, чтобы бизнес выжил.
План продаж
С самого начала Андрей не понимал, кому, как и сколько продавать, чтобы бизнес оставался на плаву. Ориентировался только по тому, есть ли деньги на счете, прикидывал в уме зарплаты. А на остальное покупал всё, что хотел.
Поэтому и возникла такая ситуация, что средства с авансов потратили, а работу еще не сдали. Окончательный расчет при этом из-за бесконечных право откладывается. Вроде бы как заработали, но фактически денег нет. Это называется кассовый разрыв.
Очевидно, что бизнес, который построен на проектах, не может долго просуществовать без планирования. Нужно знать, сколько проектов завершить, чтобы покрыть все обязательные платежи и в идеале получить прибыль.
По совету знакомого фин. консультанта Андрей составил «план спасения»:
- Разбил направления деятельности по доходности и срокам, и выделил те, что принесут «быстрые» деньги;
- Доработал позиционирование студии, чтобы в ближайшее время делать упор на эти направления;
- Спрогнозировал издержки и прибыль, составил план доходов / расходов.
Кроме того, команда начала работать с долгосрочными проектами по «спринтам». Это означает делить весь цикл на короткие этапы с оплатой за каждую часть.
Главный вывод: не полагаться на «авось», а четко считать каждую циферку, чтобы знать, сколько и на что можно потратить. Упростить дело смогли благодаря нашему сервису. Вот в чем он помогает Андрею с ведением учета прямо сейчас.
Анализ и учет
Следующий шаг – управление финансами компании. С ним видно и попроектную разбивку расходов / доходов, и в целом картину бизнеса.
Операции по расчетному счету автоматически подтягиваются с банка – вручную не надо ничего вводить. Наглядная выписка помогает легко ориентироваться в транзакциях, фильтр – найти поступление или выплату за пару минут.
* кликайте на скриншоты для увеличения изображения
Платежи сразу сортируются по категориям. Их можно отнести к разным видам работ, а также создавать свои категории.
Таким образом, каждую выплату или поступление Андрей привязывает к статье: аренда офиса и выплата зарплаты относится к статье «Основная деятельность», поездка на встречу с клиентом в другой город – «Командировочные расходы» и т.д.
Здесь есть вся картина в графиках, которая позволяет принимать управленческие решения. Все финансы собраны в одном месте, и анализировать работу компании проще и удобнее.
Планирование и прогноз
Помимо контроля денежных потоков Андрей начал правильно планировать будущие выплаты и поступления. В этом ему помогает планирование операций по датам в календаре.
В Seeneco есть функционал платежного календаря. Красная точка на графике подсказывает, когда будет не хватать денег для проведения обязательных платежей, и какой именно суммы.
Это позволяет избежать кассового разрыва.
Теперь если на горизонте виден кассовый разрыв, Андрей предпринимает экстренные меры: ищет новые проекты на меньший срок и работает с дебиторской задолженностью. Он планирует работу вперед на 2-3 месяца – и этого хватает, чтобы заключить очередной договор вовремя, пока студия не ушла в минус.
Сервис собирает данные о регулярных платежах и просит внести ожидаемые поступления или расходы. Нужно указать день выдачи зарплаты, уплаты налогов, аренды, запланированные траты, а также даты получения оплаты от заказчиков. На основе такого календаря автоматически составляется график движения денег в компании.
Допустим, платежный календарь на ближайшие пару месяцев показывает, что 1-го числа нужно платить аренду, а деньги от клиентов приходят только 5-го. Можно либо перенести дату оплаты аренды, либо срочно передоговориться по расчету с заказчиками. Тогда к первому числу на руках окажется нужная сумма.
Еще вариант – проанализировать проекты, где оплата производится по факту готовности. Проверить, на каком этапе разработки находится команда, что осталось завершить, можно ли ускорить сдачу, если подключить дополнительных сотрудников.
С помощью этой подсказки можно регулировать поступление и расходование средств – перенести расчеты с контрагентами на другое время.
Резюме
Вот ключевые моменты:
1) Чтобы не оказаться в долговой яме, нужно знать НЕ сколько есть на счете свободных денег, а сколько можно потратить без ущерба для бизнеса;
2) Чтобы не было кассовых разрывов, нужен план продаж;
3) Сервис Seeneco автоматизирует управление финансами, так как все операции подтягиваются из банка, а платежи и поступления для удобства сортируются по категориям;
4) Платежный календарь подсказывает, когда может возникнуть кассовый разрыв и тем самым позволяет его избежать;
5) Сводный отчет по текущему состоянию компании показывает лишние расходы и помогает избавиться от того, что «съедает» деньги, но не приносит дохода.
Высоких вам продаж!
Автор материала – эксперт сервиса Seeneco Наталья Вострикова
Seeneco – сервис управленческого учета. Учет всех финансов бизнеса, консолидация, аналитика и планирование финансовых потоков.
Метки: Увеличение прибыли, Для агентств
Читайте ещё статьи по этой теме
Как провести собеседование: ТОП 15 вопросов кандидатам Статья
«Кем вы себя видите через пять лет?», «Во сколько раз слон тяжелее мыши?» и классика жанра «Продайте мне эту ручку». Мода на креативные собеседования пришла из Кремниевой долины и офисов Уолл-Стрит.1
Агентство контекстной рекламы: опыт создания и управления Статья
Как сократить штат в 4 раза и при этом удвоить прибыль? В этой статье своим опытом делится Роман Лазарев, который прошел путь от аккаунт-менеджера в Яндексе до основателя и руководителя агентства контекстной рекламы в Ростове-на-Дону. Ему слово.1
Как агентствам и фрилансерам зарабатывать в 2 раза больше Статья
Рассмотрим 3 способа, как агентствам и фрилансерами зарабатывать в два раза больше без увеличения базы клиентов. .9
Написать комментарий
Обсуждаемое
Трипвайер и 25 000 ₽ за клик? Как магазин элитной мебели продавал богатым диваны за 1 млн. и вырос в 8 раз Статья
Как рекламировать бренды с высоким чеком? Мы прошли весь путь от тестирования разных рекламных форматов до товарной стратегии с трипвайером, но все это не работало. Нашли универсальный рецепт на стыке форматов: контекстная реклама с медийным эффектом + медийная реклама в связке с ретаргетингом.1
Как продавать без УТП? Выделились – увеличили продажи пиломатериалов в 6 раз и снизили стоимость клиента вдвое Статья
Как выделиться в нише, где все предлагают одно и то же? У производителя пиломатериалов “Киржач-лес” не получалось масштабировать продажи с рекламы. Высокая цена лида (5000 ₽ - при средней по рынку 3000р.1
Продал пляжные полотенца зимой на Ozon через агентство. На WB продавал сам и потерял 70% выручки Статья
При выходе на маркетплейс у селлера встает выбор: развиваться самому, нанять сотрудников или обратиться в агентство. Совладельцы магазинов текстиля на Ozon и WB поделили бизнес и протестировали два подхода: один привлек подрядчиков на Ozon, второй – решал проблемы самостоятельно, чтобы кратно вырасти на WB.
Свежее
Исследование: на сколько нейросети реально ускоряют работу бизнесу? Статья
Провели опрос среди 276 предпринимателей — от владельцев малого бизнеса до начинающих стартаперов — и выяснили, как они используют нейросети в своих проектах. Они поделились, какие процессы автоматизирует ИИ, с какими трудностями приходится сталкиваться и сколько времени это экономит.
Маркетинг в фильме «Мастер» с Джейсоном Стэйтемом Статья
«Мастер» – новый экшен-боевик 2025 года с бессменным героем жанра Джейсоном Стэйтемом. Фильм привлекает внимание не только зрелищными драками на экране, но и продуманной маркетинговой подачей.
Как создать презентацию с помощью нейросети за 2 минуты? Статья
Сегодня мы рассмотрим 5 сервисов, которые полностью меняют подход к созданию презентаций. Каждый сервис - это не просто инструмент, а настоящий креативный помощник, способный превратить тему или сырой текст в привлекательную презентацию с грамотной структурой, текстом и картинками, обернув это всё в выбранный шаблон презентации.
