Делегирование для маркетолога: как не бояться поручать задачи

В жизни каждого специалиста наступает момент, когда он начинает тонуть в задачах. Маркетолог не успевает выполнять рутину. Проблемы копятся, как снежный ком, и «разбиваются» в неподходящий момент. Выход из ситуации — передать часть обязанностей.

В статье рассказываем, как делегировать подчиненному работу, и делимся мнением экспертов.

Основные страхи делегирования задач сотрудникам

Определим страхи делегирования. Выделяют 4 причины, почему руководители не могут или не хотят делиться работой:

Работник не справится

При поручении работы у маркетолога может возникнуть недоверие к подчиненному. Работник может не справиться с задачей в силу неопытности. Таким образом, подставится не только он сам, но и команда. 

Кроме того, иногда человек и так перегружен своими обязанностями. А тут сверху добавляют ответственность без разъяснений. Стоит ли говорить, что такой работник не выполнит работу должным образом.

Чтобы побороть этот страх, эксперты советуют выработать доверие. Так, Руслан Гареев, маркетолог сервиса купли-продажи интернет-проектов Telderi, предлагает подробно обсудить задачу с глазу на глаз:

Я убеждён, что делегирование – это про доверие. Конечно, ошибки и недочёты в работе коллег возможны. Для их минимизации будет круто обозначить необходимые инструменты и чётко поставить задачу. Что интересно, не только сама работа имеет значение, но и контекст её постановки: не стоит делегировать их на общей кухне или в курилке, используйте личную переписку и систему управления задачами.

Руслан Гареев, маркетолог сервиса купли-продажи интернет-проектов Telderi

Я сделаю быстрее и лучше

Маркетолог сделает работу быстрее, потому что понимает процесс и итог. Работник же, как правило, столкнется с задачей впервые, поэтому для него нормально работать в 2-3 раза медленнее.

Эксперты советуют не просто рассказать процесс, но и показать финальный результат. Когда понимаешь, что должен получить в конце, легче завершить работу.

Анастасия Дудкина, руководитель отдела маркетинга холдинга Modesco, рекомендует выяснить, зачем делегировать работу. Это помогает побороть страх:

Обычно делегируют задачи по двум причинам: если что-то делаешь сам, но тратишь на это много времени и сил, и хочешь разгрузиться;  или если можешь найти человека, который будет выполнять задачу качественно лучше (ты просто не можешь быть профессионалом во всех сферах сразу).

Если помнишь причину и чётко понимаешь, какие плюсы ты получишь от делегирования, страхов становится гораздо меньше.

Анастасия Дудкина, руководитель отдела маркетинга холдинга Modesco

У меня нет денег платить другому человеку

Основной страх тех, кто работает «на себя». Найм нового сотрудника — компиляция страхов руководителя. Руководитель хочет перебросить часть работы на подчиненного, однако отсутствие ресурсов останавливает.

К сожалению, руководители забывают, что денежная мотивация — не единственная. Существует мотивация образования, опыта и получения новых навыков. Кто-то предлагает стажировки в крупном проекте, который затем добавляют в портфолио. 

Если речь все-таки о деньгах, эксперты не рекомендуют поощрять работника всей суммой сразу: они советуют разделить бюджет по частям, а со временем увеличить долю человека.

Стоит сделать оговорку: такой страх не встречается у руководителей, которые работают в компаниях.

Подчиненный, которого я воспитал, заменит меня

После того, как руководитель начинает делегировать все больше работы, у него возникает подозрение, что он «случайно» готовит себе замену. Это нормально, что он начинает бояться собственного ученика.

Анастасия Дудкина говорит, что страх не должен вызывать панику:

Если структура компании предполагает рост для всех сотрудников (а в идеале так и должно быть), то такой страх будет просто неактуален. Я выращу работника на своё место, а сама поднимусь выше по карьерной лестнице или займу горизонтально другую позицию, которая будет для меня интереснее и выгоднее. 

А если человек, которого я нанимала и обучала, вдруг стал более ценным сотрудником, чем я, то здесь большой вопрос ко мне самой – а не остановилась ли я в своём развитии.

Анастасия Дудкина

Как выбрать наиболее подходящего сотрудника для делегирования ему задачи

Прежде, чем поручить подчиненному выполнение работы, научитесь доверять ему. Доверять, как личности, а не работнику. Тогда ниже представленный план будет легче осуществить.

Анализ процесса и задач

Определитесь, какую работу вы хотите «сбросить с себя» и на что вы хотите потратить освобожденное время. Обычно это рутинные задачи, вроде сбора данных или составление отчета. Работу можно делегировать, но помните, что не каждый сотрудник готов выполнять скучное заполнение бланков. Лучше всего под рутинные задачи найти того сотрудника, который именно такие задачи любит, иначе рано или поздно придется устраивать танцы с бубном и придумать «как увеселить процесс работы» — ни к чему хорошему это обычно не приводит.

Если же всё таки получилось так, что на рутинные задачи вы взяли не совсем подходящего по темпераменту человека — попробуйте дать более объемную задачу. Например, к заполнению отчета добавьте анализ и предложение по оптимизации процесса. У работника будет больше причин сделать работу качественно и быстро, если он будет заинтересован проектом.

Определение навыков от сотрудника

После того, как вы подберете задачу, выберете компетентного подчиненного. У работника должно быть базовое понимание работы и необходимые компетенции. 

Например, дизайнеру нет смысла делегировать сбор информации из рекламного кабинета. Он обладает другими навыками, которые использует эффективнее. К примеру, провести аудит сайта или разработать посадочную страницу под вашим надзором.

Некоторые выбирают человека из личных симпатий. Это тоже выход: если на человека можно положиться, то остается вопрос только об его мотивации и обучении.

Обучение сотрудника

Обучение не должно затягиваться. Руководители учат подчиненных прямо на проекте. Это помогает окунуть специалиста в реальные условия со всеми проверками боевых навыков.

Перед работой покажите сотруднику аспекты процесса. Дайте пощупать инструментарий, финальный вариант задачи и чек-лист, что должно быть сделано. Это исключит появление неурядиц во время работы.

Помните: хорошо рассказанная задача — наполовину выполненная работа.

Постепенный перенос ответственности на сотрудника

Со временем, как сотрудник научится, руководитель может передавать все больше задач. Это поможет продвижению в компании обоим.

Вот, как смотрит на постепенный перенос Руслан Гареев:

Со временем встанет вопрос о количестве работы, которую могут выполнить специалисты, получающие поручения. В данном случае, стоит разбирать ситуации более глубоко, так как сотрудник, выполняющий работу более чем он готов осилить, начнет терять фокус, и процесс выполнения замедлится или же вовсе остановится – выгорание.

Руслан Гареев

Анастасия Дудкина советует не превращать подчиненного во вьючное животное:

Если с сотрудниками налажен контакт, определить это не так трудно – они сами об этом скажут. Но периодически можно пробовать «вкинуть» новые задачи, прощупать почву. Если сработало – хорошо, не сработало – ничего страшного.
Единственное, очень важно заранее, на берегу понимать самой и доносить до других – а зачем это нужно, какова мотивация человека брать на себя больше работы. Иначе сотрудник может превратиться в ослика, на которого вешают всё больше мешков, а кормят всё той же одной морковкой в день.

Анастасия Дудкина

Поощрение сотрудника

Поощрение сотрудника — мотивация самого работника выполнять работу. Она может выражаться как материально, так и нематериально. Это зависит от личности человека, которому вы передали работу.

Договоритесь с человеком заранее, какое поощрение устроит вас обоих. Премия, публичная похвала, включение сотрудника в команду — руководитель должен учесть все пожелания и особенности человека.

Саммари делегирования: техника эксперта

Анастасия Дудкина, как опытный руководитель, поделилась своей техникой делегирования задач подчиненным:

Самая удачная техника здесь, на мой взгляд, такая: сперва я делаю самостоятельно, объясняя сотруднику, что от него нужно, а он наблюдает. Когда он готов, делает уже он, а наблюдаю я, вношу правки, объясняю то, что ещё не усвоено. И финальный этап, когда сотрудник делает сам, а я только принимаю и оцениваю результат.

Анастасия Дудкина

Программы, которые упростят делегирование

Для упрощения делегирования работы разработчики придумали множество инструментов для эффективного взаимодействия. Ниже представлен личный топ программ.

Trello

Удобный рабочий стол для работы с небольшой командой. В трелло настраивают бизнес-процесс команды: начальные этапы, принятие задач, сроки ее выполнения и этапы проверки. 

Trello помогает отследить загрузку каждого работника, а руководитель видит прогресс каждого из них. Для делегирования работы достаточно передать карточку сотруднику и расписать процесс выполнения. Если работнику потребуется помощь, можно подключиться в любой момент и обсудить проблему прямо в сервисе.

X-mind

Программа для создания майнд-карт. Кроме того, в X-mind собирают базы данных, логические цепочки процесса или же чек-листы. 

X-mind хорошо использовать вместо нудных и сложных для чтения инструкций. Например, собрать цепочку, в которой будут обозначены все этапы выполнения работы. После от каждого звена можно сделать ответвления, расписать при этом каждый пункт. Также есть добавление нюансов той или иной функции. Или добавление ссылок — программа гибкая и подойдет каждому.

Обыкновенный чат в мессенджере

Нет ничего проще, чем написать сотруднику прямиком в чат и объяснить там же. Мессенджер удобнее тем, что в него легко добавить файлы, быстро дать замечания и оценить работу. К тому же, мессенджеры открываются чаще почты, а уведомления редко отключают в рабочие часы.

Некоторые эксперты советуют разделять рабочее и личное пространство. Хорошо помогают разные мессенджеры для связи. Например, телеграмм — для рабочих чатов, а VK — для обычного общения.

Что в итоге?

Для руководителя делегирование работы — этап роста. Правильное обучение сотрудника и доверие помогут перенести часть задач на того, кто сделает их качественнее. В то время как руководитель займется стратегическими проектами.

При эффективном делегировании задач необходимо передавать исполнителям задачи творческого характера. Так они будут вовлечены в нее и выполнят с удовольствием.

Не забывайте и про поощрения сотрудников. Поощрения будут и дальше мотивировать их расти вместе с вами и брать все больше ответственности.