Как построить систему собраний в патентном бюро: отзывы и опыт бюро Лабарум

Рабочие собрания являются одним из главных инструментов менеджера: их можно использовать для помощи команде в достижении результата, как средство мотивации коллектива, а также для получения обратной связи, потому что в Лабарум отзывы сотрудников важны так же, как и отзывы клиентов.

При правильной организации планёрок можно достичь всех этих целей сразу, однако не у каждого менеджера получается этого достичь. Многие считают, что одного собрания в квартал достаточно для коммуникации между топ-менеджментом и сотрудниками. Моё же мнение таково: подобные встречи подходят для подведения итогов прошедшего периода, но никак не для мотивации сотрудников или объективной оценки способностей своего коллектива. Как организовать собрания, чтобы они были эффективными? В чём различие операционных собраний от встреч с топ-менеджментом? Для ответов на эти вопросы я написал эту статью. Приятного чтения!

Ежедневные планёрки

Во-первых, как уже было отмечено, нужно разделять операционные собрания и собрания от топ-руководителей. Операционные планёрки проводятся каждый день, желательно утром перед началом рабочего дня. Оптимальная продолжительность таких встреч - 15-25 минут. Подобные планёрки обычно ведут руководители отделов. Откровенно говоря, у таких встреч главная задача – создание благоприятного микроклимата в коллективе. Однако нельзя сказать, что они не оказывают влияние на результаты компании.

Как повлияли такие планёрки на сотрудников Лабарума:

• Увеличение эффективности работы, если быть точнее, то выросла скорость процесса патентной проверки, а также проверки товарного знака на совместимость. Это связано с тем, что на каждом собрании сотрудники рассказывают о своих текущих успехах. Если на протяжении нескольких дней у сотрудника не видно никаких продвижений, руководители обратят на это внимание. Такой своеобразный стимул действительно помогает людям не просиживать штаны на рабочем месте, а выполнять свои обязанности и достигать результата;
• Улучшение взаимоотношений внутри коллектива. Во время утренних собраний сотрудники общаются с руководителями, получают фидбек и пьют вместе чай. Такая приятная рутина способствует улучшению микроклимата и росту доверия между руководителями и подчинёнными. 

Еженедельные встречи с руководителями

Что касается встреч с топ-менеджментом, то с ними ситуация немного иная. Такие собрания стоит проводить раз в одну-две недели. Длятся они больше, чем операционные – где-то 60-90 минут. Подобные планёрки также имеют 2 больших цели:

• Полнота информации. С помощью подобных собраний менеджеры узнают об эффективности работы команды, о «внутренней кухне» рабочего процесса. Это позволяет руководителям не отрываться от реальности, а объективно оценивать ситуацию внутри компании. Например, если юристы проводят патентный поиск 2-3 дня, а руководители рассчитывали на 2 проверенных знака за день, то они могут скорректировать расходы на привлечение клиентов, ведь такое количество заказчиков компания просто не сможет обслужить. Полная информация помогает избежать разочарования и недопонимания между руководителями и другими сотрудниками. Кейс менеджера по продажам компании «Лабарум»: «На предыдущем месте я был «продажником» автомобильных комплектующих. У нас поменялся начальник, и он, даже не взглянув на отчёты, поставил каждому менеджеру цель – продать товара на 400 тысяч рублей. И его даже не волновало то, что за предыдущие месяцы объем продаж менеджеров варьировался от 150 до 210 тысяч. Откуда он взял 400 тысяч – этого я не понимаю до сих пор»;
• Постановка целей. После того, как у руководителей «на руках» вся информация, можно ставить цели компании. Иногда для решений недостаточно цифр на бумаге, а подобные планёрки помогают заполнить «пробелы»;
• Мотивация и профессиональное развитие. Руководители чаще всего понимают, каких сотрудников они хотят видеть в компании, а с помощью собраний руководители могут направить подчинённых в том направлении, которое им нужно. Иногда бывают ситуации, когда менеджмент видит проблему, но не знает причину её возникновения. Для перехода на новый этап также необходимо узнать способности своих сотрудников, после чего делать выводы, готова ли компания увеличивать продажи, к нововведениям и к расширению в целом. Если нет - стоит предложить дополнительные курсы по профессиональному развитию, научить сотрудников необходимым навыкам. Как правило, собрания раскрывают подобные моменты лучше всего 

Подготовка к собранию: постановка целей и определение ответственных

После того, как определитесь с видами и длительностью собраний, необходимо определить, какую именно цель вы хотите достичь с помощью планёрок. Например, в «Лабаруме» мы изначально ставили пред собой цель – достичь большей эффективности работы от сотрудников, вдохновить и обучить новым навыкам и дисциплине. Это было необходимо для того, чтобы подготовить коллектив с постепенным переходом в онлайн. Как я написал ранее, подобные ежедневные отчёты о работе помогают работникам держать себя в тонусе.

Определились с целью – теперь назначайте ответственного

В его обязанности входят:

• Составление повестки дня, в которой будут описаны все основные темы встречи. Она присылается на почту всем сотрудникам. Повестка позволяет им подготовиться к собранию и лучше ориентироваться во время планёрки;
• Ведение конспекта во время собрания. Менеджер собраний сам решает, что записывать в конспект. Обычно это замечания начальства, поправки и предложения и другие моменты, которые могут помочь увеличить эффективность работы;
• Раздача конспекта сотрудникам. Для того, чтобы собрание не прошло мимо сотрудников, необходимо запоминать свои ошибки, обращать внимание полезные советы и в принципе помнить все то, что было сказано во время планёрки. Не забывать обо всём этом помогают такие заметки, которые получает каждый участник собрания.

«Менеджера планёрок» мы выбираем из числа сотрудников, а не нанимаем дополнительно. Ответственные за собрание нужны не только для важных встреч с топ-менеджерами, но и для обычных ежедневных планёрок. Мы определили 5 таких менеджеров, которые чередуются между собой в зависимости от дня недели. За свои дополнительные обязанности они получают надбавку к зарплате – это одновременно мотивация и благодарность за работу.

Во время собрания

Как и было написано ранее, само собрание необходимо модерировать: требовать уважительного отношения друг к другу, не перебивать, вписываться во временные рамки. Важный момент -  ведение конспекта с основными моментами, рассмотренными на собрании. В конце встречи следует сделать вывод: рассказать с помощью нескольких тезисов про важные пункты, на которые стоит обратить внимание. Необходимо мотивировать участников активно участвовать в обсуждении темы, например, с помощью брейнштормов.

Как я уже отметил ранее, собрания с топ-менеджерами больше направлены на понимание текущих дел компании. Именно поэтому к таким встречам все сотрудники должны быть готовы, свободно владеть всеми цифрами и данными по своим проектам. Подобные встречи – ещё одна возможность для работников высказать свои предложения по улучшению продукта, указать на проблемы с техническим оснащением или высказать недовольство с условиями труда. Отмечу, что на подобных собраниях не стоит позволять обсуждение на темы, непосредственно не связанных с рабочим процессом.

Менеджер должен понимать, что собрания ради собраний – не самое полезное времяпровождение. Поставьте цель, которую вы хотите достигнуть благодаря введению ежедневных планёрок. Например, проблемы с самоконтролем у сотрудников, снижение уровня мотивации и желание принести в компанию нововведения могут послужить поводом начать проводить ежедневные встречи.

Коротко о главном

Основной задачей менеджера на собраниях является помощь команде в достижении результатов. Они являются главными действующими лицами на встречах. С помощью информации, полученной от младших сотрудников, можно сделать выводы и поставить цели на будущее: увеличить/уменьшить нагрузку сотрудников, предоставить психологическую или иную помощь, ввести алгоритмы в рабочий процесс. Алгоритмы – цепь доведенных до автоматизма действий, приводящая к желаемому результату. Использование алгоритмов – очень важный навык для сотрудника. Если человек использует алгоритмы, он экономит время.

Немаловажным является тот факт, что ежедневные собрания сплачивают коллектив, ведь во время планёрок они делятся друг с другом мнениями, вместе находят решения для проблем.

Следует понимать, что идеальной системы собраний не существует: регулярность, длительность и стиль ведения собраний вы должны определять сами исходя из ваших методов управления, специфики компании, количества сотрудников и множества других факторов. На данный момент во время ежедневных собраний «Лабарума» мы обсуждаем показатели работы сотрудников за день: менеджеры по продажам рассказывают о заключенных сделках, юристы о продвижении в процессе регистрации товарных знаков и т.д.

Важным моментом является ведение конспекта. Следует отдельно выделить человека, который на собраниях будет заниматься составлением конспекта по ключевым моментам встречи.

Какие советы были для вас полезными? Как устроена система собраний в вашей компании? Жду в комментариях!