Аутсорсинг: разбираем плюсы и минусы

Аутсорсинг — слово, которое часто встречают в бизнес-среде. Мы расскажем, что оно означает, как помогает бизнесу, какие подгруппы аутсорсинга бывают и какие задачи  с их помощью решают компании.

Outsourcing означает использование услуг или помощи из внешнего источника. Это часть операционной деятельности, которую отдают сторонней организации. 

При аутсорсинге заключают договор, часто на длительный срок, оговаривают конкретные результаты, цели и проводят расчет по результату.

То есть аутсорсинг простыми словами — передача части функций организации во вне:

Вопрос передавать или не передавать часть задач, процессов и услуг сторонней организации встает перед каждым бизнесом. У кого-то чуть раньше, у кого-то позже. Все зависит от темпов развития и роста компании.

Для начала разберемся какие основные типы аутсорсинга существуют:

• аутсорсинг продаж
• IT аутсорсинг
• бухгалтерский аутсорсинг
• производственный аутсорсинг
• охрана труда
• юридический аутсорсинг
• аутсорсинг персонала
• аутсорсинг логистики

Аутсорсинг всегда реализуют сторонние компании. Они берут на себя обязательства и выполняют оговоренные требования и условия договора. Аутсорсеры ведут документацию, сдают отчетности, при необходимости нанимают персонал, а собственник компании контролирует процесс и следит за результатом.

Начнем с аутсорсинга продаж

По функциям аутсорсинг продаж подразделяется на: 

• Функциональный — сторонняя компания выполняет ряд оговоренных услуг.

• Ресурсный —  аутсорсер расширяет клиентскую базу, находит новых покупателей, восстанавливает разорванные или поставленные на стоп соглашения о сотрудничестве.

• Операционный —  фирма по оказанию аутсорсерских услуг контролирует определенные процессы, такие как: сбыт товара, разработка сайта и ведение соц. сетей.

В начале работы со сторонней фирмой рекомендуем отдать ей часть задач, чтобы она прошла проверку на качество работы. Иначе, отдав сразу все функции не проверенному подрядчику, есть риск попасть на большие убытки.

Аутсорсинг продаж используют, когда хотят:

• Повысить или поддержать стабильный спрос на товар.

• Показать продукцию. Шоу-рум, информирование о специальных акциях и предложениях.

• Провести переговоры. Холодные и теплые звонки, встречи, цель которых одна  — заинтересовать потенциального клиента.

Кому подойдут продажи на аутсорсинге?

Если вы ставите цель: расширить штат, не увеличивая личный персонал, сократить количество сотрудников, выйти на новые города, регионы, страны, без открытия в них филиала. Если вам важно сделать тест-драйв продукта или услуги и получить обратную связь, передать часть функционала по увеличение воронки продаж, протестировать иные  каналы сбыта, то аутсорсинг вам подходит.

Чтобы понять нужно ли вам подразделение продаж на аутсорсе — задайте себе правильные вопросы:

1. Ваш продукт знают все потенциальные покупатели? 

2. Вы осознаете потенциал вашего товара для рынка? 

3. Вы задействовали все каналы продаж? 

4. Вам удается охватить всех ключевых клиентов своего рынка?

5. Ваши вложения в рекламу и продажи приносят прибыль? 

6. Вы следите за трендами на вашем рынке, за основными игроками и вашими непосредственными конкурентами, успеваете действовать на опережение?

Ответили на все: «Да»? Вы справляетесь сами! Если некоторые пункты «хромают», то можно задумать об услугах аутсорса.

Также, для принятия решения об аутсорсе проанализируйте матрицу аутсорсинга. Возможно она тоже даст верные ответы на вопросы вашего бизнеса.

ИТ- аутсорсинг

Нужен в том случае, если вам предстоит решить одну или пару задач, но на постоянной основе услуги IT вам не понадобятся.

Брать системного администратора на постоянную работу и держать его большую часть времени в штате без работы  —  не лучший вариант. Это финансово затратно и необоснованно.

ИТ-аутсорсинг делят на два типа: обеспечение и профилактика рабочего состояния техники и оборудования, создание сети предприятия и программного обеспечения.

Бухгалтерский аутсорсинг

Берет на себя как все функции бухгалтерии, так и частичные услуги. К примеру, обработка авансовых отчетов. Грамотные эксперты в сфере бухгалтерии уменьшают риск получить штраф и освобождают время для другой деятельности.

Стоит задуматься о бухгалтерском аутсорсинге, если:

• ваш бухгалтер ушел из компании,
• вы недовольны работой  бухгалтерии,
• вам выписывают штрафы по вине ваших бухгалтеров,
• хотите оптимизировать задачи в компании, сократить бюджет.

Производственный аутсорсинг

Этой услугой пользуются крупные компании, с большим производством. 

Это заводы по авто, авиа и космической отрасли. Они могут отдать на аутсорс около 60 %  своей деятельности. К примеру, разработку запчастей. 

Охрана труда

Если в вашей компании более 50 человек, по закону необходимо создать подразделение по вопросам охраны труда. Должен быть человек, который  отвечает за безопасность. Вы можете не брать человека в штат, а пользоваться его услугами как раз на аутсорсе. 

Юридический аутсорсинг

В большинстве случаев постоянный юрист в штате не требуется. Вы экономите бюджет и рабочее пространство, прибегая  к помощи аутсорсинга в юридических вопросах.

Ниже несколько примеров помощи от юридического аутсорсинга:

• консультация по внешнеэкономической деятельности,
• оформление трудовых договоров,
• подготовка и сопровождение сделок, 
• поддержка во взаимодействии с государственными органами,
• решение вопросов с претензиями.

Аутсорсинг персонала

Если вам нужна команда кадровиков на определенный период, то это идеальный вариант — аутсорсинг персонала.

Сотрудник будет числиться в аутсорсинговой фирме, но находится под вашим прямым руководством по текущим вопроосам. Чаще всего это проектная работа.

Аутсорсинг логистики

Такая услуга нужна расширяющимся компаниям: если вы намерены вырасти от регионального до национального уровня.

Если вам невыгодно организовывать логистику внутри фирмы.

Крупным игрокам, которые осознают, что эффективность станет выше, если снизить себестоимость товара, часто это можно сделать благодаря сторонней организации.

С какими вопросами помогает:

• доставить товары до и от границы,
• оформить таможенный груз,
• предоставить складские помещения.

Преимущества аутсорсинга

• Облегчает деятельность сотрудников, высвобождает им время для эффективной работы.
• Не раздувает штат сотрудников.
• Экономит время на оформлении и выплате отпускных, больничных.  Так как работники приняты в штат сторонней компании, то вы не платите за них налоги.
• Предлагает высокий уровень квалификации специалистов-аутсорсеров.
• Реализует непрофильные товары и услуги.
• Предоставляет наработанную базу клиентов.
• Имеет экспертный опыт работы в данной сфере.
• Эффективно обучает сотрудников.

У крупных игроков на рынке аутсорсинга есть готовые решения почти для всех направлений бизнеса.

Недостатки аутсорсинга

• Некоторые компании передают часть функций на аутсорс и убеждены, что процесс можно отпустить. Это большая ошибка. Важно быть в тесной связке с компанией аутсорсером. Скорее всего у вас поменяется часть рабочих процессов: придется внедрить CRM-системы для учета, изучать отчеты и контролировать работу подрядчика
• Вам нужно вложиться временем для того, чтобы обучить, донести ценность и нюансы продукта для сотрудников подрядчика. 

Простая инструкция для начинающих по выбору и заключению договора с аутсорсером

Шаг 1. Анализ своей деятельности, на что не хватает времени или ресурсов.

Шаг 2. Подбор аутсорсера. Внимание должно быть в первую очередь на репутации компании. Внимательно читаете все пункты договора, прописываете права и обязанности. В договоре обязательно пропишите финансовую ответственность аутсорсера.

Шаг 3. Запуск процесса. Уделяете подробное внимание инструкциям для персонала аутсорсинговой компании, высылаете или передаете необходимые сведения о продукте. На основе этого будут составлены скрипты продаж и регламент работы.

Шаг 4. Организация системы контроля за подрядчиком. Здесь выручат CRM системы и интеграции сервисов, прослушивание записи звонков и разговоров сотрудников аутсорсера с вашими потенциальными клиентами.

Оплата аутсорсинга. За что берут деньги?

• За анализ вашей клиентской базы.
• За  расширение контактов клиентской базы.
• За успешное проведение переговоров с клиентами.
• За проведенные сделки и реализацию продукции.
• За помощь в организации и поддержке на постоянной основе продаж товара.
• За выполненную задачу.
• За реализованный проект.

Оплата бывает как фиксированной, так и в виде процент за успешное выполнение оговоренных действий.

Существуют и другие виды помощи компаниям. Как отличить аутсорсинг от других видов помощи?

• Инсорсинг — это организация работы внутри компании, то есть решение проблемы специальным отделом: юридическим, бухгалтерией, логистическим, IT – отделом. Компания в любой момент времени может предпринять решение перевести какой-либо отдел на аутсорсинг.
• Аутстаффинг — это передача функций, связанных с персоналом в руки сторонней организации. Собственный штат сотрудников можно переоформить  на другую фирму, либо набрать новых сотрудников, заключив договора с фирмой-посредником.Сотрудники физически работают у заказчика, но вопросами трудоустройства, выплатой налогов занимается фирма-исполнитель.

Такой формой сотрудничества пользуются крупные компании, с численностью штата не менееы 500 человек.

• Ещё очень часто аутсорсинг путают с фрилансом. В чем разница?

• Дропшиппинг — этот система посредничества. Дропшиппер сбывает чужой товар, получает прибыль за счет наценки от начальной стоимости, установленной собственником. Чаще всего так работают маркетплейсы.

Кто может предоставлять услуги аутсорсинга?

Существует всего 2 типа аутсорсинговых взаимодействий — самостоятельные специалисты в разных сферах или организации. Форма собственности никак не влияет на качество работы.

Заключение

Теперь вы знаете что такое аутсорсинг, какие виды бывают, чем он отличается от других способов помощи и как понять нужен ли он вам.

Для успеха в любом деле важно провести предварительный анализ, уделить внимание всем плюсам и минусам взаимодействия со сторонними организациями, грамотно подойти к поиску надежного партнера-аутсорсера, четко распределить функционал, обязанность, зоны ответственности, результат, который вы хотите получить. 

Уделить тщательное внимание обучению сотрудников и системе контроля за действиями аутсорсера, по крайней мере, в самом начале работы.

Успешного взаимодействия с компаниями аутсорсерами.